Gestion quotidienne & pilotage stratégique :
éliminez vos doutes, contactez un expert SVP

  • Téléphone
  • App mobile
  • Ordinateur

    Bien gérer les absences d'un stagiaire en paye : des précisions fort utiles !

    10 septembre 2015

    En complément de nos précédentes publications de février dernier, un certain nombre d'incertitudes demeuraient, notamment en matière d'absences (maladie, JF, congé maternité etc.) du stagiaire. Récemment, l'URSSAF a publié une Lettre-circulaire en date du 2 juillet 2015 clarifiant ces zones d'ombre...Deux points importants à retenir : la durée de présence effective et le contenu de la convention de stage. Explications.

    Quid des absences assimilées à du temps de présence effective ?

    Il faut bien distinguer les absences assimilées à du temps de présence effective eu égard à la durée du stage, de l'obligation de maintenir la gratification pendant lesdites absences.

    En effet, la prise en compte d'une absence en temps de présence effective n'entraîne pas automatiquement l'obligation de maintenir la gratification sous réserve de dispositions plus favorables au sein des entreprises.

    Assimilation des absences à du temps de présence pour l'obligation de verser la gratification

    Pour tout stage d'une durée supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au sein d'une même année scolaire ou universitaire, soit au-delà de la 308ème heure ou de 44 jours, la gratification est obligatoire.

    Dans l'appréciation du seuil de 2 mois, les absences du stagiaire peuvent être prises en compte.

    Ainsi, tout ce qui a été prévu en matière d'autorisations d'absences (JF, maladie, etc...) dans la convention de stage est assimilé à du temps de présence dans le calcul de la durée du stage et donc, du seuil de 2 mois.

    En effet, tout congé ou autorisation d'absence qui serait défini à l'avance et inscrit dans la convention de stage est considéré comme un jour de présence effective.

    NB : Au-delà de 2 mois de stage, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence au bénéfice du stagiaire (L.124-13 C éduc°).

    Quid en cas d'absences maladie, congés payés et jour férié chômé ?

    Les absences maladie, les périodes de congés payés* et les JF chômés ne sont pas assimilés à du temps de présence pour l'obligation de verser une gratification si rien n'a été prévu dans la convention de stage.

    En revanche, si la convention de stage prévoit des dispositions en la matière, il conviendra de considérer ces absences comme du temps de présence effective.

    * Le stagiaire ne bénéficie pas de congés payés mais l'entreprise peut décider librement d'en octroyer.

    Les congés légaux de maternité, paternité ou adoption

    Ces congés légaux sont de droit, peu important qu'ils aient ou non été prévus dans la convention de stage, et sont pris en compte comme du temps de présence effective dans la durée du stage et l'appréciation du seuil de 2 mois (L.124-13 C éduc°).

    Exemple : Pour un stage du 13 avril au 15 juin 2015 inclus, à raison de 7 heures par jour du lundi au vendredi. Pas de présence les jours fériés.

    Durée du stage : en avril : 7h x 14 jours = 98 heures

    en mai : 7h x 18 jours = 126 heures (le lundi de pentecôte* n'est pas assimilé à un JF)

    en juin : 7h x 11 jours = 77 heures

    Soit un total de 301 heures de présence effective.

    1-Si la convention de stage est restée muette sur les JF, le stagiaire ne peut prétendre à une gratification.

    2-Si la convention de stage a prévu de comptabiliser les JF chômés, le stagiaire pourra prétendre à une gratification dans la mesure où chaque JF sera comptabilisé à hauteur de 7h (3 JF en mai x 7h = 21h) soit un total de 322 heures.

    * Le lundi de pentecôte est la journée de solidarité donc n'est pas un jour férié.

    Autorisations d'absences et maintien de la gratification ?

    Pas d'obligation de maintien de gratification

    Qu'il s'agisse des congés légaux ci-dessus énoncés ou des autorisations d'absence (maladie, CP, etc...), le maintien de la gratification n'est pas obligatoire.

    L'entreprise est donc libre de gratifier ces périodes.

    Reprenons l'exemple ci-dessus n°2 : stage du 13 avril au 15 juin 2015 inclus avec obligation de verser une gratification

    Montant mensuel de la gratification : en avril : 98 h x 3,30 € = 323,40 €

    en mai : 126 h x 3,30 € = 415,80 €

    en juin : 77 h x 3,30 € = 254,10 €

    En conclusion, l'entreprise a comptabilisé les JF chômés en mai 2015 dans le décompte de la durée de 2 mois mais ne gratifie pas les JF chômés.

    Et si l'entreprise décide de maintenir la gratification ?

    Dans l'hypothèse où l'entreprise souhaiterait maintenir la gratification pendant ces absences, aucune cotisation sociale ne sera due dans la mesure où la franchise sera applicable. Mais, pour bénéficier de cette franchise, le maintien de la gratification doit être expressément prévu dès sa signature dans la convention de stage (LC ACOSS n°2015-0000042 du 07-07-2015)

    Reprenons l'exemple ci-dessus n°2 : stage du 13 avril au 15 juin 2015 inclus avec obligation de verser une gratification

    Montant mensuel de la gratification : en avril : 98 h x 3,30 € = 323,40 €

    en mai : 147 h x 3.30 € = 485,10 €

    en juin : 77 h x 3,30 € = 254,10 €

    En conclusion, l'entreprise a comptabilisé les JF chômés en mai 2015 dans le décompte de la durée de 2 mois et a décidé de gratifier les JF chômés en le prévoyant expressément dans la convention de stage.

    Aucune cotisation de sécurité sociale ne sera due.

    Diverses précisions opportunes

    Quid de la nouvelle contribution patronale de 0,016% destinée au financement des OS ?

    Un stagiaire n'est pas un salarié. La gratification versée aux stagiaires n'entre donc pas dans l'assiette de la contribution, quel que soit son montant, y compris pour la part dépassant les limites de la franchise de cotisations sociales (Question n°7 de LC ACOSS n° 2015-0000044 du 31-07-2015).

    Quid si l'entreprise décide de verser une gratification pour un stage inférieur à 2 mois ?

    Pour les stages dont la durée initiale est inférieure à deux mois, l'employeur n'a pas l'obligation de gratifier mais il lui est toujours loisible de le faire.

    Il peut être inséré une clause dans la convention de stage indiquant que l'employeur se réserve la possibilité de rémunérer le stagiaire en cas de stage satisfaisant.

    Dans ce cas, la gratification versée à l'issue du stage sera rapportée à la durée du stage pour l'appréciation de la franchise (LC ACOSS n°2015-0000042 du 02-07-2015 voir SII-C).

    En conclusion, pour bénéficier de la franchise de cotisation, il faut que la convention de stage le prévoie explicitement.

    Cette lettre est réalisée par : Stéphane Bertrand, Véronique Baroggi, Emeric Cristallini

    Les articles des experts SVP sur le même thème :