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    Mentions obligatoires sur les documents commerciaux en Belgique

    14 septembre 2011

    Si l'Union européenne a harmonisé un certain nombre de règles au sein de l'Europe, certaines spécificités demeurent. Par exemple, chaque pays est libre d'imposer les mentions obligatoires devant figurer sur les documents commerciaux émanant des sociétés. Ainsi, une société belge doit faire impérativement figurer certaines mentions sur les documents émanant d'elle, comme les factures, lettres, bons de commande etc.

    Mentions obligatoires sur les factures

    Les mentions légales devant figurer sur une facture en Belgique sont:
    - La mention " facture ";
    - l'identité du vendeur (nom ou raison sociale, adresse et numéro d'entreprise BCE);
    - le numéro de compte financier;
    - la date de délivrance de la facture;
    - le numéro séquentiel d'inscription au facturier de sortie;
    - le nom, l'adresse et le numéro de TVA/BCE du cocontractant;
    - la date de livraison;
    - la désignation précise des biens ou du service;
    - la ou les différentes bases d'imposition par taux;
    - le ou les taux de la taxe et le montant de celle-ci;
    - la mention éventuelle de la disposition légale qui exonère la livraison ou la prestation de service;
    - une référence à la pièce ou aux pièces antérieures, lorsque plusieurs factures ou documents sont établis pour la même opération.

    Si la facture ne porte pas les mentions précitées, cela peut entrainer l'application des sanctions suivantes :
    - une facture irrégulière ne permet pas la déduction de la TVA par l'assujetti, soit un coût supplémentaire pour le client;
    - l'administration de la TVA peut infliger une amende administrative;
    - le principe de solidarité rend le fournisseur et le cocontractant solidaires du paiement de la taxe ou de l'amende.

    Mentions obligatoires sur les autres documents commerciaux

    Les articles 78 et 80 du Code des sociétés belge précisent que les sociétés commerciales doivent indiquer dans " tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites Internet et autres documents, sous forme électronique ou non ", les mentions suivantes :

    - la dénomination de la société;
    - pour les personnes morales, la forme de la société en entier ou en abrégé (sprl, asbl, s.a...), ainsi que, selon le cas, les mots " société civile à forme commerciale " reproduits lisiblement et placés immédiatement avant ou après le nom de la société ; dans le cas d'une société coopérative, si elle est à responsabilité limitée ou illimitée ;
    - l'indication précise du siège social de la société;
    - le numéro d'entreprise : Il doit être précédé de la mention " TVA BE ";
    - pour les personnes morales, le terme " registre des personnes morales " ou l'abréviation " RPM ", suivi de l'indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social. (par exemple: " RPM BRUXELLES ");
    - le cas échéant, l'indication que la société est en liquidation.

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    Cette lettre est réalisée par : Robert Giovannelli, Chhe Say-yiek, Laure Istria