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    NTIC : avantage en nature ou frais professionnels ?

    31 juillet 2014

    Les Nouvelles technologies de l'information et de la communication comme les ordinateurs, les téléphones portables sont des objets de plus en plus indispensables à l'exercice de l'activité professionnelle. Leur traitement en paie diffère selon qu'ils sont fourni par l'employeur ou qu'ils appartiennent au salarié et l'usage professionnel et/ou privé qui en est fait.

    Quand l'utilisation des NTIC devient un avantage en nature...

    Si l'employeur met à la disposition permanente du salarié des outils NTIC dont l'usage est en partie privé, cela constitue un avantage en nature qui doit être inclus dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.

    La réalité de l'usage privé résulte soit d'un document écrit, soit de l'existence de factures détaillées (permettant d'établir l'utilisation privée).

    ...qui peut être négligé

    Selon l'administration, il n'y a pas valorisation d'un avantage en nature :

    - s'il y a utilisation raisonnable des outils NTIC pour la vie quotidienne d'un salarié (appels de courte durée au domicile, brèves consultations de serveurs, etc.) dont l'emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale,

    - si un document écrit mentionne que les outils mis à disposition par l'employeur sont destinés à un usage professionnel,

    - si l'utilisation par le salarié de technologies portables découle d'obligations et de sujétions professionnelles (par exemple, possibilité d'être joint par téléphone à tout moment).

    Evaluation au réel ou au forfait

    L'employeur choisit d'évaluer l'avantage en nature au réel ou au forfait et peut réviser l'option choisie en fin d'année lors de l'établissement de la DADS.

    En cas d'évaluation forfaitaire, l'avantage en nature est calculé annuellement sur la base de 10% du coût d'achat public TTC de ces outils. S'il s'agit d'un abonnement, l'avantage en nature est déterminé sur la base de 10% du coût annuel de l'abonnement TTC.

    Lorsque la formule ne distingue pas l'achat et l'abonnement, le taux de 10 % s'applique au coût total prévu par le contrat.

    En cas de mise à disposition en cours d'année, l'évaluation est proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition.

    Exemple :

    Un employeur met à la disposition de son salarié un ordinateur acheté 1000 TTC.

    En cas de mise à disposition pour une année entière, l'avantage en nature est de : 1000 X 10% = 100 euros

    En cas de mise à disposition en cours d'année, au mois de juillet soit 6 mois, l'avantage en nature est de 1000 X 10% X 6/12= 50 euros

    NB = si l'outil NTIC est fourni par l'employeur pour un usage uniquement privé, l'employeur ne pourra pas opter pour l'évaluation forfaitaire (cette évaluation forfaitaire constitue un minimum qui s'applique, à défaut, de stipulations d'une convention ou d'un accord collectif applicable à l'activité professionnelle considérée ou d'un accord entre le salarié et l'employeur fixant des montants supérieurs).

    En cas d'option pour l'évaluation sur la base des dépenses réellement engagées, l'employeur doit présenter les justificatifs (facture téléphonique, facture d'accès internet, etc.) du temps passé par le salarié à une utilisation privée. A défaut, il ne pourra appliquer que l'évaluation forfaitaire.

    Utilisation des outils NTIC appartenant au salarié à des fins professionnelles

    Si conformément à son contrat de travail, le salarié a utilisé ses propres outils issus des NTIC à des fins professionnelles, les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles.

    Si l'employeur n'est pas en mesure de justifier de la réalité des dépenses, la part professionnelle est déterminée d'après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d'heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50% de l'usage total.

    C'est donc un remboursement au réel qui est prévu (sur justificatif ou sur évaluation du salarié), l'évaluation forfaitaire n'est pas possible (Cass 2ème civ 28 mai 2014 n°13-18212).

    Lorsque les justificatifs produits permettront d'établir de façon certaine le quantum de l'usage professionnel, les frais correspondants seront exclus en totalité de l'assiette des cotisations et cela quel qu'en soit le quantum. Le cas échéant, les frais pourront ainsi excéder 50 % de l'usage total.

    Cette lettre est réalisée par : Bénédicte Launay, Marie-clotilde Lefebvre, Véronique Baroggi