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    Optimiser l'achat de formation : l'enjeu du sourcing prestataire

    07 juillet 2016

    Dernier volet de notre série sur l'achat de formation. Après avoir vu dans nos précédentes publications les leviers d'optimisation et l'articulation du plan, nous abordons les enjeux de la mise en concurrence des organismes de formation

    La définition des besoins et des objectifs de la formation : une étape indispensable

    Comme le rappelait en 2015 l'enquête du Centre Inffo sur l'achat de formation, la majorité des entreprises restent fidèles à leurs prestataires. Et il est vrai qu'acheter une formation ne nécessite pas automatiquement de challenger plusieurs organismes. Certaines offres " classiques " présentent au catalogue des organismes peuvent parfaitement répondre à des besoins d'entreprise.

    Pourtant, certaines demandes peuvent exiger une procédure d'appel d'offres : de nombreux salariés à former, avec des niveaux de qualification hétérogènes, le recours à de la formation à distance pour des salariés éloignés géographiquement, un besoin sur un sujet technique pointu...

    L'analyse précise du besoin est essentielle avant de se lancer dans une mise en concurrence. Le responsable formation ou l'acheteur doit s'interroger sur l'objectif de la formation : montée en compétence de salariés, évolution professionnelle, changement de poste, avancée technologique, changement de la réglementation en vigueur ou une nouvelle orientation de l'offre commerciale...

    Les premières phases de l'appel d'offres : le sourcing

    L'organisation d'un appel d'offres requiert, de la part du service RH ou de la direction des achats qui le prendra en charge, d'avoir une bonne connaissance du marché de la formation, notamment des modalités pédagogiques existantes mais surtout des acteurs en présence.

    La présélection des prestataires est la première phase à laquelle l'acheteur devra s'atteler. Le plus souvent, dans les grandes entreprises, les services RH ont déjà référencés les organismes avec lesquels ils ont l'habitude de travailler. Ce référencement - qui n'est pas toujours simple en raison du large éventail d'organismes mais aussi d'offres existants en France - est un axe important de l'achat de formation. Certaines entreprises souhaitent alors être accompagnées dans l'identification des prestataires avec lesquels travailler. SVP est un des acteurs qui peuvent les aider dans cette démarche, au travers de son offre Synthèse Sourcing adapté spécifiquement à l'achat de formation.

    Reste alors à choisir, parmi ce panel, les organismes qui sont le plus pertinents par rapport aux besoins exprimés. Une attention particulière doit être apportée à la rédaction de l'offre et du cahier des charges à leur adresser. Il doit comporter un certain nombre d'indications qui permettront une véritable analyse et comparaison des réponses. Le demandeur doit présenter son entreprise, l'objectif détaillé de la formation, les attentes en termes de résultat, les compétences à acquérir, le public ciblé (leur qualification, s'ils ont besoin d'une initiation ou d'une formation de perfectionnement, leur poste...), la durée et le planning souhaités ainsi que les modalités pédagogiques à développer.

    L'évaluation des réponses

    Le cahier des charges doit, enfin, spécifier le délai de réponse et les informations nécessaires sur le prestataire, comme par exemple la qualification des futurs intervenants.

    Une fois les propositions reçues, l'entreprise doit les analyser, afin d'en vérifier la pertinence et la cohérence. Cela sous-entend, qu'en amont, des critères d'évaluation auront dû être définis. Il pourra s'agir de vérifier la compréhension du besoin, le rapport entre le coût de la prestation et l'offre formulée, l'évaluation des compétences mais aussi des aspects plus extérieurs comme la santé financière du prestataire.

    Le critère incontournable : la qualité ?

    La réforme de 2014 a introduit dans le code du travail la notion de qualité des actions de formation professionnelle continue.

    Elle a chargé les financeurs de la formation ( Opca, Opacif, Régions, Etat, Pôle Emploi,etc ) le soin de s'assurer de cette qualité sur la base de critères qui ont été listés et définis dans un décret n°2015-790 du 30/06/2015 et s'appliqueront à compter du 01/01/2017.

    Cela signifie pour le prestataire de formation, soit d'apporter la preuve de sa capacité à respecter les critères de qualité, soit être certifié ou labellisé.

    Le Cnefop (Conseil national de l'emploi de la formation et de l'orientation professionnelle) vient de publier une première liste de certifications et labels conformes au décret qualité.

    Si les entreprises ne sont pas contraintes par ce décret, ni pour leur formation en interne, ni pour les actions de formation qu'elles autofinancent, un Questions/Réponses du Ministère du travail leur conseille de s'en inspirer...

    Mais " la certification ne garantit pas le zéro défaut et elle n'évite pas les erreurs de stratégie de l'organisme de formation " prévient Thomas Cornu, ingénieur Afnor. (In Entreprise et Carrières N°1260)

    De plus les responsables de formation n'ont jamais été sensibles à ces certifications. Ils y accordent peu d'importance et disent faire confiance à leurs appels d'offres sur cahier des charges avec suivi et panélisation interne. Ils ne veulent pas se faire dicter des principes qualité alors que leur analyse repose sur des années d'expérience et de suivi des prestataires de formation.

    Ce qui compte c'est la manière qu'ont les organismes de formation de répondre à des besoins de plus en plus pointus qui ne laissent pas la place à l'amateurisme.

    Cette lettre est réalisée par : Delphine Guidat, Anne-catherine Auzanneau, Baudouin Despres