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    Optimiser l'achat de formation : quels leviers possibles pour les entreprises ?

    03 juin 2016

    Pour faire suite à notre première publication qui abordait entre autres les habitudes d'achat de formation des services RH, nous revenons sur la question de l'optimisation des budgets. Quels sont les moyens que peuvent mobiliser les entreprises pour répondre aux fortes exigences de formation avec un budget constant ?

    Des leviers classiques d'optimisation d'achat

    Pour mettre en place des stratégies d'achats performantes, les entreprises peuvent mobiliser plusieurs leviers d'optimisation qu'elles activeront en fonction de leur secteur d'activité, de leur contexte ou de leur besoin. Ainsi, afin de maximiser un budget, elles pourront travailler à la mise en concurrence de prestataires, à l'amélioration de leurs techniques de négociation, à la redéfinition de leurs besoins, à la mutualisation des achats, à l'analyse des coûts et performances ou encore à une meilleure rationalisation des flux logistiques.

    Les services Ressources Humaines des entreprises peuvent mettre en oeuvre ces leviers en s'appuyant sur 3 grandes idées : rationnaliser, faire évoluer les modalités de formation, mettre en concurrence.

    Revoir et prioriser les besoins de formation

    Afin d'avoir une utilisation optimale des budgets de formation, les entreprises doivent revoir leur politique formation et prioriser les actions à mettre en place. En fonction de leur stratégie globale, redéfinir précisément les besoins et hiérarchiser les axes de développement des compétences s'avèrent être primordial. Proposer une formation au bon moment est un gage d'efficacité pour l'entreprise. Il s'agit de proposer des contenus qui seront très rapidement utilisables dans la pratique professionnelle et donc capitalisable.

    La parfaite connaissance des règles de financement et de fonctionnement de la formation professionnelle est aussi indispensable. L'attention des entreprises doit, notamment, être portée sur la construction du plan de formation et son articulation avec d'autres dispositifs de formation. Cette gestion peut permettre des économies ou une meilleure utilisation des fonds dédiés. Cet axe sera développé et détaillé dans une prochaine publication.

    Les directions des achats travailleront aussi à optimiser les plannings de formation. Certains coûts liés à l'intendance des stages (hébergement, transports, restauration) ne sont pas à négliger. Ainsi des entreprises font, par exemple, le choix de regrouper des formations sur une journée plutôt que sur plusieurs demi-journées.

    Dématérialiser et internaliser

    Mais c'est surtout sur les modalités d'apprentissage qu'elles peuvent agir. La digitalisation de la formation - via l'e-learning, le mobile learning, les classes virtuelles ou encore les MOOCs - reste un levier pertinent d'optimisation des dépenses. Même si le tout e-learning n'est pas à envisager, la multimodalité*, permettant le tutorat ou l'accompagnement des stagiaires mais aussi un accès à tout moment et en tout lieu à des programmes, fait ses preuves. Elle est un moyen de jouer sur l'efficacité des formations, en proposant, par exemple, une mise à niveau avant la session en présentiel.

    Autre tendance notée : la mise en avant des canaux informels de formation. La règle du " 70/20/10 " semble être de plus en plus acceptée par les entreprises. Les compétences seraient, selon ce modèle, acquises à 70% au travers de l'expérience et de la pratique sur le poste de travail, 20% grâce aux relations et interactions sociales et seulement 10% sur le temps de formation. Les salariés ne sont donc plus tenus uniquement de suivre des stages pour se former.

    Enfin, l'internalisation reste un levier à activer. Les entreprises font de plus en plus souvent le choix de confier une partie de leurs formations à des salariés en internes, experts d'un domaine ou d'un produit. Créer et gérer en interne les stages permet aux services RH de travailler sur plusieurs aspects : pour un coût moindre ou au moins identique, ils peuvent avoir la main sur un contenu réellement adapté à l'entreprise, individualiser les programmes et les durées de formation ou encore jouer sur le nombre de salariés présents.

    Benchmarker les fournisseurs potentiels

    Rationaliser les achats de formation passe aussi par une renégociation des contrats déjà existants avec les prestataires habituels. Ainsi mutualiser, regrouper les achats ou encore passer par des centrales d'achat et des courtiers spécialisés autorisent à la fois une meilleure utilisation des budgets dédiés, mais aussi un gain de temps pour les services Formation qui peuvent se concentrer sur la définition de leur stratégie de développement des compétences.

    Au-delà de cette renégociation, le référencement et la mise en concurrence de nouveaux organismes prestataires est un enjeu crucial pour les entreprises. Le responsable formation doit s'interroger sur ces fournisseurs - doit-il en réduire ou non le nombre ?, sur les accords à passer ou non avec eux, mais aussi sur la façon dont il pilote les appels d'offres.

    Tous ces éléments feront l'objet d'une publication à venir.

    * sessions mixtes

    Cette lettre est réalisée par : Delphine Guidat, Baudouin Despres, Pierre-louis Passalacqua

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