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Optimiser l'achat de formation : un enjeu fort des entreprises et des directions financières

03 mai 2016

La réforme de mars 2014, l'évolution des modalités de formation ou encore l'arrivée de nouvelles générations à former ont un impact sur les pratiques d'achat des services RH et financiers. Nous vous proposons une série de quatre articles qui aborderont, sous différents aspects, les enjeux de l'optimisation de l'achat de formation.

Un contexte en évolution

La Loi du 5 mars 2014, et particulièrement la fin de l'obligation fiscale, a modifié la conception de la formation en entreprise. Elle met notamment en avant la notion d'employabilité.

D'autres changements - issus ou non de la Loi - ont un impact sur l'approche et les politiques de formation des entreprises : baisse des financements par les OPCA (1), exigences en terme de sécurité, intégration des formations qualifiantes ou certifiantes, au travers du CPF - Compte Personnel de Formation, transfert des heures de DIF, mais aussi évolution des métiers et arrivée de nouvelles générations sur le marché de l'emploi avec des attentes différentes.

Au cours des dernières années, les directions financières se sont emparées de l'achat de formation. C'est en tout cas le constat fait par les professionnels de la formation présents au Salon Elearning Expo qui s'est tenu fin mars à la Porte de Versailles. Les chiffres qui ont alors été communiqués sont éloquents : parmi les priorités fixées, 61% des directeurs financiers ont demandé à leur service RH d'optimiser les budgets de formation, 36% de réduire la charge administrative et 56% d'assurer le respect de la réglementation (2).

Autre point d'évolution : la digitalisation de la formation. De plus en plus d'entreprises ont intégré l'e-learning dans leur processus de formation. Même si le présentiel reste important en France, l'éventail des modalités de formation ne cesse de s'élargir, grâce aux serious games, au blended - learning, aux MOOCs ou encore aux classes virtuelles.

Les " habitudes " d'achat de formation

L'optimisation des budgets est donc devenue l'enjeu essentiel pour les entreprises, qui affirment travailler à l'amélioration de leur politique d'achat de formation. Mais dans la réalité, qu'en est-il ?

L'enquête annuelle du Centre Inffo vient renseigner sur les pratiques effectives des entreprises. Dans sa dernière version, parue en novembre 2015, les responsables RH et de formation interrogés déclarent encore, pour 87% d'entre eux, sélectionner leurs prestataires par consultation de gré à gré. La réforme de la formation ne semble pas - pour l'instant - avoir modifié les comportements d'achats. Alors que le recours à un intermédiaire de type courtier ou discounter est en baisse par rapport à l'année précédente et ne représente plus que 7% des modalités d'achat, l'intervention des OPCA est utilisée par plus d'un tiers des responsables RH.

Signe d'évolution cependant : alors que 63% des entreprises déclarent travailler le plus souvent avec des prestataires déjà utilisés par le passé, 80% ont néanmoins choisi de faire appel à un ou plusieurs nouveaux prestataires durant l'année 2015.

L'idée de challenger les prestataires habituels fait donc son chemin auprès de responsables formation, qui n'hésitent plus à mettre en place des procédures d'appels d'offre.

Les enjeux et objectifs de l'optimisation

L'objectif de réduction des coûts est d'actualité. Même si les budgets formation devraient rester majoritairement constants cette année dans les entreprises(3), ces dernières demandent à leurs services formation de faire plus en quantité (former plus de salariés) et en qualité (former mieux). Ceux-ci, confrontés à leurs directions financières, doivent désormais démontrer qu'ils ne sont plus un centre de coût mais qu'ils peuvent devenir un centre de profit.

Vient s'ajouter à cet enjeu, celui de l'obligation de résultat : la réforme de mars 2014 a fait passer les entreprises d'une exigence de financement à une exigence de formation. Elle prévoit de sanctionner les employeurs qui n'auraient pas permis à leurs salariés de suivre au moins une action de formation, d'acquérir des éléments d'une certification ou de bénéficier d'une progression salariale ou professionnelle. Face à ce risque, les responsables de formation vont aussi être amenés à hiérarchiser les priorités.

Ils vont devoir interroger leurs pratiques d'achats : quels leviers utilisés pour identifier la meilleure offre ? Comment évaluer les prestataires mais aussi le " retour sur investissement " de la formation ? Quelle stratégie globale mettre en place pour optimiser son plan de formation ? Comment articuler les besoins de l'entreprise et les souhaits des salariés qui veulent développer leur employabilité ?

Prochaine publication

Après avoir vu le contexte et les pratiques des entreprises, nous aborderons dans une prochaine publication les leviers possibles à mettre en place pour optimiser l'achat de formation.

1 organisme paritaire collecteur agréé

2 chiffres fournis par Training Orchestra lors de la conférence du 22 mars 2016

3 baromètre Perspectives 2016 Agefos PME

Cette lettre est réalisée par : Delphine Guidat, Baudouin Despres

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