5 astuces pour centraliser les informations RH

Il n’est pas facile de centraliser les informations RH dans les entreprises multisites. L’enjeu dans le suivi administratif pour le service Ressources Humaines est de s’assurer de ne pas avoir oublié des documents et des données provenant de plusieurs sources différentes : filiales, établissements partenaires, points de vente, etc. Cet article est justement là pour vous partager 5 astuces concrètes afin de faciliter la centralisation des informations RH.

Astuce n° 1 – Mettre en place une démarche multicanale

De nombreux documents RH, comme l’emblématique bulletin de paie, peuvent désormais être délivrés aux salariés par voie électronique. Cela dit, les collaborateurs ont encore la possibilité de refuser la dématérialisation de leurs documents administratifs au profit de la version papier (voie postale ou en main propre). Cela signifie que le service RH doit gérer deux populations de salariés en parallèle au sein de la même entreprise : une ayant opté pour la dématérialisation des documents et l’autre ayant conservé le format papier. C’est pourquoi il est impératif de mettre en place une démarche multicanale dans toute stratégie d’entreprise relative à la dématérialisation RH : numérique et papier. Cela est d’autant plus vrai dans les entreprises multisites où les flux d’informations RH sont à la fois digitaux et papier. Par exemple, dans de nombreux points de vente, le recours à des collaborateurs en contrat court implique souvent qu’ils n’aient pas accès à un dossier RH digitalisé. Les échanges de documents par voie papier restent alors la norme.

Astuce n° 2 – Faciliter la communication interne avec un portail RH

La communication interne est indispensable à toute politique RH visant à motiver et impliquer les salariés dans la durée. Mais dans le cas d’une entreprise multisites, les contraintes liées à la distance physique peuvent mettre à mal cette quête de proximité entre la Direction et les collaborateurs. Avoir un portail salarié (aussi appelé portail RH) permet de faciliter le partage des informations RH avec les salariés à distance. Concrètement, un portail RH est un espace digital collaboratif accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers y retrouvent l’ensemble de leurs documents RH, ainsi que les communications émanant de la Direction et du Service des ressources humaines. Accessible en permanence, le portail salarié permet de conserver les échanges entre l’employeur et ses collaborateurs, même s’ils sont à distance les uns des autres.

Astuce n° 3 – Gérer les congés et les absences depuis un seul portail

Même si l’entreprise est décentralisée, l’employeur ou le DRH doit gérer les demandes de congés et les absences des collaborateurs. Cela peut vite devenir un casse-tête, surtout si le service RH doit vérifier et valider les différentes demandes en fonction de l’activité de chaque filiale, point de vente, service, etc. Un logiciel de gestion des congés et des absences ou un outil GTA (gestion des temps et des activités) fait alors toute la différence. Avec ce type de solution digitale accessible en permanence et de n’importe où, l’ensemble des parties prenantes (salariés, responsable RH, Direction, etc.) a la possibilité de poser, vérifier et valider les congés et absences depuis un seul endroit. Un gain de temps phénoménal !

Astuce n° 4 – Protéger les données RH de l’entreprise avec un coffre-fort numérique

À l’ère du numérique, la donnée RH est désormais dématérialisée. Or, ces données sont très sensibles, car elles contiennent des informations précises et personnelles sur les salariés. Il est donc essentiel de faire en sorte de protéger au maximum l’information RH, sous peine de s’exposer à d’importants problèmes moraux et juridiques. Pour assurer un niveau de protection optimal, rien de tel que le coffre-fort numérique (ou e-coffre-fort). Il s’agit d’un espace personnel, collaboratif et hautement sécurisé (avec des procédures de cryptage des données et des accès traçabilités) permettant de stocker, délivrer et recevoir des informations RH personnelles. Si vous voulez en savoir plus, nous vous invitons à découvrir e-Safe, le coffre-fort électronique proposé par SVP SIRH.

Astuce n° 5 – Avoir un SIRH sur mesure pour centraliser les informations RH

Compte tenu de l’origine multiple des flux d’informations RH, la gestion RH dans une entreprise multisites est particulièrement chronophage. Cela se traduit par des tâches administratives fastidieuses et à faible valeur ajoutée qui monopolisent le quotidien des chargés de ressources humaines. Heureusement, il existe des solutions digitales qui font aujourd’hui toute la différence. Avec un bon logiciel SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines), vous avez la possibilité de déléguer le traitement des lourdeurs administratives à un « robot » qui le fera plus vite et mieux qu’un humain. La force d’un SIRH est sa capacité d’intervention sur le large panel des missions RH : procédures individuelles, notes de frais, recrutements, onboarding, planning des équipes, formation, gestion documentaire, etc. Par exemple, pour la fonction recrutement, imaginez si vous aviez la possibilité de centraliser en un seul et même endroit les candidatures provenant des différents canaux (candidatures spontanées dans vos filiales, réponses aux annonces publiées sur les sites d’emplois, cooptations, candidatures sur le site du siège de l’entreprise, etc.). Imaginez aussi que vous puissiez centraliser toute l’information relative à un candidat sur une seule et même interface (retours RH, avis des managers, etc.).

Quelle différence cela ferait-il pour vous ? Nous pouvons le découvrir ensemble. Chez SVP SIRH, nous vous proposons un SIRH souple et modulaire, qui s’adapte à tous vos besoins.