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Digitalisation de l'administration RH : les opportunités à saisir

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6min
Digitalisation de l'administration RH : les opportunités à saisir

Dans l'effervescence de la gestion RH, l'administration du personnel joue un rôle central mais reste constitué de tâches chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée. Les équipes RH se démènent au quotidien pour collecter des données, s'assurer qu'elles sont à jour dans l'ensemble de leurs outils, tout en respectant les règles de leur confidentialité et de leur durée de détention.

Quels sont les avantages à digitaliser ces données et à automatiser les processus associés ? Quels gisements de temps, de sécurité et de conformité aux règles RGPD peut-on y trouver ?

Comment optimiser son processus d’administration du personnel ? Les professionnels RH assurent la gestion de nombreuses tâches : de la remise du bulletin de paie, au tri des candidatures, à la gestion des congés et des absences, au développement de la RSE, tout en se tenant au fait des évolutions législatives. Alors, quels sont les enjeux de la digitalisation de l’administration du personnel ? Découvrez tous ses avantages, à la fois pour l’entreprise et pour les salariés.

Qu’est-ce que l’administration du personnel ?

L’administration du personnel est au cœur de l’activité RH. Les équipes RH assurent la gestion d’un large spectre de tâches relatives à la vie des salariés : de leur embauche à leur offboarding, en passant par la gestion du climat social. L’administration du personnel vise à garantir de bonnes relations sociales entre employeur et employés, en veillant au respect des obligations légales et conventionnelles, ainsi qu’aux priorités stratégiques de l’entreprise. L’administration du personnel englobe les tâches administratives et légales relatives aux collaborateurs : leur recrutement, leur départ, la gestion des salaires, des cotisations sociales, des parcours de formation, le développement professionnel de chacun, le suivi du temps de travail, des absences, RTT et des congés, l’analyse de la productivité, le suivi des contrats et avenants… Elle couvre donc également la mise en place d’études et d’analyses concernant le coût de l’absentéisme, des arrêts maladie, du taux de turnover ou de l’impact d’une mise à jour de la législation. En effet, l’employeur a l'obligation de respecter les dispositions légales prévues dans le Code du travail, les conventions collectives, les accords d’entreprise et les contrats de travail des salariés. Les professionnels RH doivent donc être dotés d’une excellente connaissance de la législation, des RH et de la politique menée par l’entreprise. L’administration du personnel fait partie des activités nécessitant du temps aux services RH. Ces tâches répétitives et chronophages sont généralement à faible valeur ajoutée. Mais aujourd’hui, il est possible de les confier à des outils de gestion RH digitaux.

Les atouts de la digitalisation de l’administration du personnel

Digitaliser l’administration du personnel via un outil informatique comme un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources humaines) comporte de nombreux avantages. Tout d’abord, les équipes RH libèrent du temps pour se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée, ayant un réel impact sur le bien-être des salariés. De plus, la digitalisation simplifie les processus de gestion de l’entreprise. Comment ? Grâce par exemple au portail salarié qui offre un espace collaboratif et ergonomique à la disposition des collaborateurs. Ils y retrouvent plusieurs documents tels que leurs bulletins de paie dématérialisés, leurs notes de frais, demandes de congés et absences, documents stockés dans un coffre-fort numérique….Un SIRH permet à chaque membre de l’équipe RH de se connecter en quelques clics depuis une connexion web sécurisée pour gérer les documents et les process en question. Grâce à la GRH en ligne, l’organisation accède en continu aux informations administratives nécessaires. En quelques clics, un SIRH donne la possibilité au service des ressources humaines d’envoyer rapidement et simplement tous leurs documents RH aux collaborateurs. Ce gain de temps est non négligeable, à la fois pour la fonction RH que pour les employés. Par ailleurs, digitaliser l’administration du personnel est un moyen d’automatiser les rappels de certaines tâches administratives récurrentes. Par exemple, en programmant un SIRH pour la remise des bulletins de paye afin d’accomplir les actions nécessaires aux échéances prévues. Mais vous pouvez également centraliser l’ensemble des applications RH de l’entreprise. Cela signifie que, sur le logiciel RH, vous accédez à l’ensemble de vos applications (gestion des avenants, des notes de frais, des absences, etc.). Ainsi, le portail salarié est connecté aux autres applications pour faciliter le quotidien de la gestion des RH (gestion des notes de frais, contrats de travail, etc.). Enfin, la digitalisation de l'administration du personnel agit en faveur d’une meilleure relation entre équipe RH et salariés. Un SIRH représente un relais de l’information RH accessible et simple d’utilisation. Les entreprises s'assurent de diffuser à chacun des collaborateurs la même information en temps réel, sans avoir à rassembler et contacter les bonnes personnes à chaque fois.

Pour une meilleure expérience collaborateur

La digitalisation de l’administration du personnel vous donne l’occasion de confier une partie de la gestion administrative RH aux salariés eux-mêmes. Une chose qui leur permet davantage de devenir acteurs de leurs parcours dans l’entreprise. Ils se réapproprient ainsi leurs documents RH, pendant que le personnel des ressources humaines peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et en lien avec son cœur de métier : l’humain. Grâce à un outil digital SIRH, l'administration du personnel est ainsi automatisée et digitalisée. Quel est l’intérêt d’un portail salarié ? Cet espace collaboratif mis à la disposition des collaborateurs est facilement accessible. Il permet donc à chacun d’entre eux de gérer leurs documents professionnels en toute autonomie. La digitalisation de l’administration du personnel donne aux employés accès aux informations administratives dont ils ont besoin. Dans un contexte où les difficultés de recrutement font rage dans certains secteurs, fidéliser les collaborateurs est indispensable pour garantir la pérennité de votre activité. Proposer une expérience collaborateur fluide et simplifiée aux salariés permet à la fois d’améliorer leur satisfaction et de développer votre marque employeur. Bon à savoir : 1 candidat sur 2 postule à une offre uniquement s’il a une bonne image de l’entreprise (étude Hellowork). Le portail salarié simplifie ainsi le quotidien des collaborateurs. Pour résumer, voici ses fonctionnalités clés :

  • recevoir et consulter chacun de ses bulletins de paie en ligne
  • pouvoir gérer et partager l’ensemble de leurs dossiers administratifs (contrat de travail, planning des congés et des absences…)
  • accéder aux à leurs informations depuis un seul endroit
  • automatiser la validation des demandes de congés payés et d’absences ;
  • recevoir en temps réel des communications internes

SVP SIRH permet à vos équipes RH de gagner du temps en digitalisant les tâches les plus chronophages. Du côté des collaborateurs, vous leur donnez davantage d’autonomie en leur proposant un espace collaboratif sécurisé. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour en savoir plus sur le déploiement d'un portail RH dans votre entreprise.


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