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DRH et congés : automatisez votre planning de congés pour mieux gérer votre personnel

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DRH et congés : automatisez votre planning de congés pour mieux gérer votre personnel
S’il y a bien un sujet susceptible de cristalliser les tensions en entreprise, c’est la gestion du planning de congés. Ce document, qui établit le suivi des congés de vos salariés, est un outil d’organisation essentiel pour l’activité du service. Les congés représentent également un levier de motivation très important pour le personnel. Il n’est donc pas question de prendre la gestion du planning de congés à la légère.

Cet article vous explique pourquoi vous avez tout intérêt à automatiser ce planning (grâce à la dématérialisation). Vous y trouverez également nos conseils et quelques astuces pour faire cette automatisation dans les règles de l’art.

Rappel : qu’est-ce qu’un planning de congés ?

Dans toute entreprise, l’employeur (ou son DRH, le cas échéant) est tenu de mettre en place un planning de congés : la durée du travail, du repos et des congés est très encadrée par la loi. Il s’agit d’un document RH permettant de gérer les demandes de congés et les absences de l’ensemble des collaborateurs d’un service. Aussi appelés calendriers des congés, les plannings de congés servent essentiellement à organiser l’activité du service : de quelles ressources dispose un manager à l’instant T pour faire le travail ? L’acceptation des demandes d’absence se fait donc selon l’activité du service en question. Elle doit être effectuée avec équité, pour ne pas causer de mécontentement dans l’équipe. Le but est d’obtenir un planning clair et précis des congés pris par chaque salarié. Pour cela, en tant que manager ou DRH, il vous faut vous demander :

  • Combien de salariés peuvent être absents en même temps ?
  • Pendant combien de temps ?
  • Comment allez-vous faire pour assurer la pérennité de l’activité pendant les absences ?

Pourquoi automatiser le planning de congés ?

Le planning de congés prend la forme d’un document explicite et disponible en version papier ou numérique. L’avantage du format papier est que le tableau de bord peut être accroché à plusieurs endroits de l’entreprise (panneau d’information, salle de pause, etc.) pour être consultable par tous. Mais l’inconvénient majeur, c’est qu’il vous faut le réimprimer ou le réécrire en cas de changement. C’est pourquoi la plupart des entreprises ont désormais recours à des logiciels de gestion automatisée de planning de congés, parfois appelés logiciels GTA (pour Gestion des temps de travail et des activités). Une fois digitalisé et automatisé, le planning de congés enregistre et calcule en temps réel les congés disponibles pour les collaborateurs. Il vous donne une visibilité claire sur l’activité salariale tout en vous permettant une meilleure organisation des congés. Par ailleurs, automatiser le planning des congés libère votre service RH des tâches administratives à faible valeur ajoutée (telle que la gestion de l’affichage du planning papier ou les échanges de mails en fonction des demandes des salariés). Autre avantage non négligeable : une fois digitalisé, le planning de congés est protégé contre les risques de perte et de falsification. La traçabilité est garantie et les données personnelles de vos collaborateurs ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées à les consulter. Outre ces questions de confidentialité, la digitalisation de la gestion du planning de congés facilite la mise en conformité légale. En effet, le logiciel met automatiquement à jour les modifications législatives.

Automatisation du planning congés : comment faire ?

Automatiser la gestion du planning de congés implique d’utiliser l’un des nombreux outils de gestion des congés du marché. Ceux-ci prennent la forme de tableaux modifiables à votre guise. Ils peuvent être intégrés en tant que modules d’un SIRH (Système Information Ressources Humaines) bien plus complet. Certains logiciels de gestion des congés sont gratuits (avec des fonctionnalités très limitées), d’autres sont payants et disponibles en SaaS automatisé. Pour vous aider à faire le bon choix, voici quelques conseils et astuces. Nous vous recommandons de passer chaque solution automatisée au crible des critères suivants :

  • Les salariés peuvent-ils faire leurs demandes de congés en ligne ?
  • Le manager et le RRH sont-ils automatiquement notifiés en cas de demande de congé d’un salarié ?
  • Est-il possible de consulter en temps réel le solde de congés disponible pour chaque salarié ?
  • La procédure de validations et de refus des demandes de prise de congé est-elle simple ?
  • Le calendrier des présences et des absences est-il suffisamment clair ?
  • L’employeur (ou le DRH/RRH) a-t-il la possibilité d’attribuer les droits à congé à chaque salarié ?
  • Est-il possible de mettre en place un calcul automatique des congés et des heures supplémentaires (loi TEPA) ?
  • Y a-t-il un calcul automatique du nombre de titres-restaurant à commander en fonction des absences ?
  • Est-il possible d’exporter les données du planning de congés vers d’autres outils digitaux de suivi ?

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