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Les avantages de la dématérialisation RH

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Les avantages de la dématérialisation RH

De plus en plus de directions RH ont recours à la dématérialisation. Parmi les salariés français, 42% reçoivent leur bulletin de paie au format numérique (Baromètre de la dématérialisation du bulletin de paie 2021, réalisé par Digiposte), alors qu'ils étaient moins de 20% en 2019. Selon une étude d’Opinionway, 86 % des équipes pensent que la dématérialisation RH va être amenée à se développer dans les prochaines années.

À l’heure du télétravail et du flex office, les enjeux de la dématérialisation RH sont nombreux. Alors concrètement, quels sont les avantages de la dématérialisation RH pour les entreprises ? 

Un gain de temps et d’efficacité grâce à la dématérialisation RH

La dématérialisation vise à remplacer les documents sous format papier par des documents électroniques. Ce processus implique donc une numérisation des documents existants ainsi que la création de nouveaux documents au format numérique. La dématérialisation correspond ainsi à la première étape d’un projet global de digitalisation RH.

Outre le fait que ce processus permette d’économiser les coûts liés à l’archivage papier, les services des ressources humaines ont l’opportunité de gagner en efficacité, en temps ainsi qu’au niveau organisationnel.

Les données RH sont centralisées, traçables et accessibles en quelques clics. Le temps où il fallait retrouver les bons documents au bon endroit - par exemple, au fond d’un placard - est révolu. 

Par ailleurs, dématérialiser vos processus RH vous protège contre les aléas du stockage physique. Centralisés au sein d’un coffre-fort électronique, vos documents sont protégés et sécurisés. Leur authenticité est garantie et la falsification est beaucoup plus difficile, notamment pour les bulletins de paie. L’entreprise a la possibilité de chiffrer électroniquement ses données numériques. Ce qui signifie que ces dernières sont cryptées avec un code. Ainsi, elles peuvent être consultées et déchiffrées uniquement par les personnes qui y sont autorisées ou habilitées.

  • Selon le Code du travail, depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié.

Enfin, la mise en place de la dématérialisation RH vous permet d'horodater vos documents : il est beaucoup plus évident de connaître la date d’édition et de réception de vos documents numériques que papier. 

La dématérialisation RH permet donc de fluidifier l’accès aux informations RH, tout en protégeant et sécurisant ces données.

Une expérience collaborateur améliorée

Pour finir, la satisfaction et l’expérience collaborateur sont positivement améliorées par la dématérialisation RH. 

Les salariés peuvent accéder, en quelques clics et en toute autonomie, aux documents dont ils ont besoin. N’importe quand, n’importe où : ils peuvent consulter leurs documents RH. 

Qu’il s’agisse de ses bulletins de paie, ses avenants et contrats de travail, son bilan social individuel, ses notices de mutuelle, son solde tout compte, la gestion de ses notes de frais etc : le collaborateur peut y accéder facilement. De plus, il bénéficie d’une actualisation instantanée de ces documents. 

La traçabilité électronique lui permet également de signer électroniquement ses documents et de les horodater.

Cette flexibilité participe à améliorer son vécu et sa perception de l’entreprise.

De plus, il peut les stocker et les centraliser de façon sécurisée, ce qui représente également un gain de temps pour lui. Il évite ainsi les risques de perte et de vol.

Enfin, grâce à l’automatisation, les équipes RH sont libérées de ces tâches chronophages et elles disposent de plus de temps à consacrer aux collaborateurs.

Pour résumer, la dématérialisation RH possède des bénéfices à la fois pour l’entreprise, le développement de sa marque employeur, mais aussi pour les salariés.

Découvrez le coffre-fort numérique qui met la sécurisation des bulletins de paie au centre de ses préoccupations. Il est certifié par les normes AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025. 


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