Avez-vous le droit de dématérialiser le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document destiné à garantir la transparence des emplois dans chaque établissement d'une l’entreprise. Sur quel type de support faut-il le tenir ?

Quels employeurs sont concernés par le registre unique du personnel ?

Tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel, quel que soit leur effectif. Seuls les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs en sont dispensés. L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du salarié et tous les salariés sont concernés, de nationalité française ou étrangère, en contrat à durée déterminée ou indéterminée, en contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, les stagiaires, les personnes en service civique ou les salariés envoyés dans l’entreprise par des agences de travail temporaire.

Quelles informations doivent être mentionnées dans le registre unique du personnel ?

L’employeur doit y faire figurer les informations suivantes :

• L'identité du salarié
• La nature du poste
• Le type de contrat

Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même successifs. Si un salarié effectue plusieurs contrats pour le même employeur, chaque contrat doit être mentionné dans le registre unique du personnel. Ces informations doivent être enregistrées par ordre chronologique d’embauche et être conservées pendant au moins 5 ans.

L’employeur peut-il tenir un registre unique du personnel informatisé ?

Le registre peut-être tenu, par les entreprises qui le souhaitent, sur un support numérique. Dans ce cas, l’employeur doit consulter les délégués du personnel ou le conseil économique et social et maintenir des garanties de contrôle équivalentes. Le registre informatisé doit permettre d’obtenir, sans difficulté d’utilisation, de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires. En cas de traitement automatisé de données nominatives, l’employeur doit justifier à l’inspecteur du travail de la délivrance du récépissé attestant qu’il a effectué la déclaration préalable à la CNIL, sauf cas de dispense.

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Références Article L 1221-13 du code du travail Article L 2313-6 ancien du code du travail Article L 2315-5 du code du travail Article D 8113-2 du code du travail Article D 8113-3 du code du travail Article L 8113-6 du code du travail