Savez-vous que près d'1/3 des visiteurs d’un site internet le consultent pour ses offres d’emploi mais que les 3 quarts quittent le formulaire de candidature s'ils le trouvent trop long ou trop complexe ?
Ce constat illustre assez bien la perte de chances de capter les profils pénuriques pour les recruteurs qui ne disposent pas d'outils adaptés, et qui doivent déployer un temps et une énergie considérables pour compenser. La prise de conscience des attentes des candidats et la mise en place de bonnes pratiques, notamment grâce à l'utilisation d'un outil spécialisé, également appelé Applicant Tracking System (ATS), peuvent contribuer à augmenter vos chances de les attirer et de transformer les simples visiteurs en candidats motivés.
Augmenter significativement le nombre de candidats sans faire exploser les dépenses sur les sites de recrutement, leur donner envie de postuler grâce à une expérience simple et efficace ou faciliter et accélérer le traitement des candidatures grâce au matching de compétences, voici quelques bonnes pratiques à adopter sans attendre.
Qu’est-ce qu’un ATS ?
Un ATS, ou système automatisé de gestion des candidatures, est un logiciel dédié au recrutement permettant d'automatiser toutes les étapes, depuis la publication des annonces sur les job-boards jusqu'à la gestion des réponses aux candidats. Conçu pour permettre une navigation fluide et intuitive, il devient l'assistant indispensable pour gérer l’intégralité d'un parcours de recrutement, jusqu’à l’embauche. Dans un contexte où la réactivité devient une condition pour capter les talents, l'automatisation des tâches les plus chronophages permet d'identifier immédiatement les bons candidats et de réagir avant ses concurrents.
Le logiciel de gestion des candidatures peut être utilisé seul ou en complément avec d’autres modules d'un SIRH, pour enchaîner sur le process d'onboarding des nouveaux collaborateurs par exemple.
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Les principaux avantages d’un ATS
Constituer une CVthèque
Un ATS est utilisé pour gérer chaque étape d'une campagne de recrutement. Dès la diffusion de l'annonce et la collecte des candidatures, il remplace à la fois la boîte mail, les éventuels dossiers papier ou les dossiers informatiques contenant toutes les données des candidats, qu'il centralise et organise dans un seul outil.
Les informations transmises par les candidats sont directement intégrées à à la base de données et certaines plateformes permettent même d’importer directement des candidatures sourcées, comme LinkedIn par exemple, en enregistrant les informations depuis le profil du candidat. Il est également possible d’importer manuellement des profils, en cas de mobilité interne par exemple.
Une CVthèque peut rapidement contenir un très grand nombre de candidatures, reçues en réponse aux offres, spontanées, venant de cooptation ou de multiples autres sources possibles. Elle devient alors un véritable vivier de candidats, que seul un ATS permettra d'organiser pour en tirer le meilleur profit. Ses fonctionnalités de recherche permettront d'identifier facilement les profils correspondant à chaque nouveau recrutement, selon des critères de compétences techniques, d'expérience sectorielle, de localisation ou de motivation.
Automatiser et rationaliser les workflows
Gagner du temps dans la diffusion des offres d’emploi est l’un des avantages non négligeable d’un outil dédié au recrutement. Il favorisera la diffusion des annonces sur un ensemble de sites d'annonces pré-sélectionnés, en quelques clics. Jobboards, réseaux sociaux professionnels généralistes ou spécialisés, site entreprise, selon le canal de recrutement le plus adapté à chaque recherche de candidats.
Selon un étude réalisée par StepStone en 2018, 84% des candidats déclarent n’avoir reçu aucun retour du recruteur 45 jours après avoir postulé, ce qui renvoie une mauvaise image de l'entreprise concernée et peut impacter négativement la marque employeur. Grâce à l'automatisation et à la planification des réponses, aux différents étapes de la réception de candidature ou du recrutement, l'ATS permet d'informer régulièrement le candidat de la suite donnée à sa candidature. Une fois la campagne de recrutement terminée ou la short-list définie, un retour personnalisé pourra être diffusé à l'ensemble des autres candidats.
Et les relations humaines dans tout ça ? L'automatisation des messages n'implique pas nécessairement l'absence d’échanges personnalisés. Au contraire, grâce au temps gagné, les recruteurs peuvent consacrer plus de temps aux candidats lors des entretiens, par exemple, ou construire des messages valorisant leur marque employeur.
Impliquer les parties prenantes au recrutement
Un logiciel de recrutement n’est pas seulement réservé aux collaborateurs RH en charge des recrutements, mais également aux managers des équipes concernées. Il favorisera l'échange d'informations et la collaboration entre les personnes concernées par l'offre d'emploi. La gestion des droits permet à chacun d'accéder à des fonctionnalités précises, selon son niveau d’intervention dans la procédure, de consulter les informations sur les candidats et de connaître l’état d’avancement du recrutement en temps réel. Ainsi, l'ensemble des participants peuvent partager des informations, comptes rendus d'entretiens, évaluation des candidats, etc.
En quelques clics, toutes les parties prenantes peuvent suivre les candidats et l'avancement de la procédure, étape par étape.
Renforcer sa marque employeur
Les enjeux de marque employeur peuvent également faire partie des motivations pour s'équiper d'un logiciel de recrutement. L'optimisation des process de candidature, le soin porté à la lisibilité des offres et à la fluidité du formulaire, la réactivité des réponses renvoient une image positive et professionnelle de l'entreprise. Elles favorisent l'expérience candidat et peuvent faire la différence face aux concurrents.
Da façon native, un ATS dispose généralement de fonctionnalités pour réaliser des entretiens à distance, plus flexibles. Ce mode de recrutement, parfaitement intégré désormais, renvoie également une image positive aux candidats, et contribue au gain de temps pour tous.
Piloter ses recrutements et disposer de KPI pour l'améliorer
Un logiciel de recrutement n’est pas seulement un outil de gestion des étapes préalables à l’embauche, mais également un outil d’analyse et de pilotage. La direction RH peut l'utiliser pour évaluer et adapter sa stratégie de recrutement et anticiper d'éventuelles difficultés en exploitant les résultats des campagnes précédentes. Pertinence des sites emploi selon les profils recherchés, durée de recrutement, ratio entre le nombre de candidatures reçues et le nombre de candidats sélectionnés... ces informations permettront d'affiner les actions lors des prochains recrutements et d'optimiser les coûts associés.
Pour aller plus loin, certains outils proposent un benchmark des pratiques dans des secteurs comparables et permettent de déterminer la qualité d’un recrutement. Volume de vues d’une offre, de clics sur l’annonce, de validation de formulaires, de profils correspondants à la recherche, sont autant d'indicateurs utiles pour piloter ses prochaines campagnes et optimiser sa politique de GPEC.
Assurer le respect des dispositions légales
Compte tenu du caractère personnel des données présentées sur un CV, l’entreprise doit veiller à respecter les dispositions légales en terme de RGPD, notamment la conservation des données sur les candidats pour une durée maximale de 2 ans. Les logiciels intègrent les paramétrages pour valider et gérer le consentement des candidats.
D'autres obligations s'imposent dans la formulation des annonces d’emploi. Là encore, le logiciel intègre les paramètres pour éviter tout impair.
Réduire les délais de recrutement, gagner en efficacité, créer un relationnel de qualité avec les candidats, constituer une CVthèque pour les prochains recrutement, tous les professionnels RH en connaissent la difficulté. Pour en savoir plus, assistez au webinaire réalisé par nos experts, qui partageront avec vous les meilleures pratiques et outils pour recruter plus vite et mieux :
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