Comment bien gérer la paie et les absences des salariés en forfait-jours ?

Instauré par la loi Aubry sur les 35 heures, le forfait-jours permet de décompter le temps de travail non pas selon une référence horaire, mais en fonction du nombre de jours travaillés sur l’année. De ce fait, les salariés ne sont pas concernés par la durée légale hebdomadaire de travail et sont exclus des dispositions relatives aux heures supplémentaires et aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire du travail. Ils bénéficient, en revanche, du repos quotidien et du repos hebdomadaire. Enfin, un cadre dirigeant ne peut pas être en forfait-jours car il n’est pas soumis à la durée du travail. Les conditions de forme préalables indispensables : l’existence d’un accord collectif et la conclusion d’une convention individuelle.

Forfait-jours annuel : l'accord collectif est un préalable

Pour pouvoir conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours, un accord collectif d’entreprise, d’établissement ou de groupe (à défaut, une convention ou un accord de branche, même non étendu) doit expressément l’autoriser. Il peut s’agir d’un accord collectif de droit commun ou d’un accord de performance collective.

Les clauses incontournables de l'accord

L’accord collectif doit contenir des clauses impératives définies par la loi. Ainsi, il devra déterminer :

• les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours ;

Il s’agit en principe des cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de leur atelier, leur service ou leur équipe et des salariés, cadres ou non, dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées. L’accord, peut toujours être plus restrictif que la loi.

• le nombre de jours travaillés dans la limite de 218 jours, journée solidarité comprise. Cela suppose qu’il est toujours possible de prévoir un forfait jours inférieur au plafond. Dans ce cas, le salarié ne sera pas considéré comme un salarié à temps partiel ;
• les caractéristiques principales des conventions individuelles, qui doivent notamment fixer le nombre de jours compris dans le forfait ;
• la période de référence du forfait (année civile ou tout autre période de 12 mois consécutifs) ;
• les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période

Depuis la loi Travail du 10 août 2016, les accords collectifs doivent également contenir des clauses :

• sur le suivi de la charge de travail;
• sur le droit à la déconnexion

Les accords antérieurs qui ne contiennent pas ces deux clauses, peuvent être appliqués si l’employeur respecte les règles « supplétives » prévues en leur absence.

La signature impérative d’une convention individuelle de forfait

Ensuite, l’employeur devra obtenir l’accord exprès du salarié. L’application du forfait jours doit donc obligatoirement figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant au contrat. De plus, pour pouvoir être opposable au salarié, la clause devra être suffisamment précise et indiquer le nombre de jours travaillés ainsi que la rémunération correspondante. L’employeur doit décompter la durée du travail des salariés en forfait-jours et récapituler, chaque année, le nombre de journées ou demi-journées travaillées par chacun. En outre, l’employeur doit tenir à la disposition de l’inspecteur du travail, pendant 3 ans, les documents existant dans l’entreprise ou l’établissement permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail accomplis par ces salariés. En cas de litige sur l’existence ou le nombre de jours de travail effectués par le salarié en forfait-jours, la charge de la preuve est partagée en application de l’article L 3171-47 du code du travail.

Les conditions de fond : la détermination du nombre de jours de repos et de la rémunération

La détermination du nombre de jours de repos

Chaque année, il convient de déterminer un nombre de jours de repos pour respecter le nombre de jours travaillé prévu dans la convention de forfait. A titre d’exemple, pour un salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur la base de 218 jours, il conviendra de procéder de la manière suivante :

Nombre de jours calendaires dans l’année	365
Nombre de samedis et dimanches	-104
Nombre de jours ouvrés de congés payés (Base 5 semaines de congés payés légaux) (Les jours de congés supplémentaires et conventionnels doivent être déduits du nombre de jours travaillés)	-25
Nombre de jours fériés tombant un jour ouvré	-9
Total	227

Exemple : Si le plafond du salarié est de 218 jours travaillés et qu’il bénéficie également de 4 jours supplémentaires (congés pour ancienneté), il aura droit à (218-227 = 9 jours de repos), et il devra travailler 214 jours (218-4 = 214 jours)

La fixation de la rémunération contractuelle

Qui dit forfait annuel en jours, dit salaire annuel forfaitaire accordé pour un nombre de jours annuel. Or, la paye des salariés en forfait annuel en jours reste mensuelle. Pour déterminer un montant mensuel, il est possible de diviser le salaire annuel par 12 ou 13 mois (ou plus si le salaire est réparti en 14 mois). Le même montant sera donc versé tous les mois.

Exemple : 38 450 euros pour un forfait de 214 jours sur 13.5 mois. La paye mensuelle s’établira sur (38 450/13.5 = 2848.14 euros), quel que soit le nombre de jours de travail effectif au cours du mois.

Enfin, si le salaire est librement fixé par les parties, il doit obligatoirement être adapté à la charge de travail du salarié. En effet, lorsque le salarié perçoit une rémunération manifestement sans rapport avec les sujétions qui lui sont imposées, il peut, nonobstant toute clause contraire conventionnelle ou contractuelle, saisir le juge judiciaire afin d’obtenir une indemnité calculée en fonction de son préjudice, eu égard notamment au niveau du salaire pratiqué dans l’entreprise, et correspondant à sa qualification. Pour mémoire, la rémunération et son adéquation avec la charge de travail du salarié doivent être examinées lors de l’entretien annuel que doit réaliser l’employeur dans le cadre du suivi de la charge de travail du salarié.

Le traitement des absences des salariés en forfait-jours

Tout d’abord, il convient de rappeler qu’aucune précision n’est donnée par les textes sur la valorisation de la journée d’absence. Or, la valorisation des absences d’un salarié en forfait-jours pose problème en pratique dans la mesure où ce dernier n’a pas un nombre minimum d’heures à effectuer. Il n’y a pas non plus de notion de taux horaire pour ce type de forfait. De ce fait, une absence d’une ou quelques heures ne doit entraîner aucune retenue de salaire. A noter que les accords conclus depuis la loi Travail doivent fixer les conditions de prise en compte des absences des salariés pour leur rémunération. La Cour de cassation a eu l’occasion de se prononcer sur les jours d’absence pour maladie ou en cas de grève d’une journée ou demi-journée. Dans le premier cas, elle a rappelé que les jours d’absence pour maladie ne pouvant pas être récupérés, le nombre de jours du forfait devait être réduit d’autant (Cass.soc. 3-11-2011 n° 10-18.762). Dans le deuxième cas, la retenue opérée doit être identique à celles pratiquées pour toute autre absence de même durée donnant lieu à retenue sur salaire. Aussi, en l’absence de toute stipulation conventionnelle en la matière, il est possible de reconstituer un salaire horaire fictif en partant de l’horaire collectif de l’entreprise (Cass.soc. 13-11-2008 n° 06-44.608 ou Cass.soc. 04-03-2009 n° 07-45.291).

Exemple : Salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur la base de 210 jours rémunéré 38 000 €. Les cadres sont soumis à 35 heures et il fait grève pendant 2 heures. Salaire horaire fictif : 210/218 x151.67 x12 mois = 1 753.25 heures. 38 000 €/ 1 753.25 heures = 21 67 € La retenue à opérer : 2x 21.67 € = 43.34 €

En cas d’absence d’un ou plusieurs jours, plusieurs méthodes existent et sont utilisées par les entreprises. Ainsi, il est par exemple possible de diviser le salaire forfaitaire annuel, par le nombre de jours fixé par l’accord, augmenté du nombre de jours de congés payés et des jours fériés chômés, le paiement de ces derniers étant inclus dans le salaire annuel. On obtient ainsi un salaire journalier.

Exemple : salarié absent deux semaines au mois de juin. Son salaire mensuel s’élève à 3 083 € (37 000 /12). La retenue correspond au nombre de jours qui auraient été payés si le salarié avait été présent pendant les deux semaines. Pour déterminer le salaire journalier, il convient de diviser le salaire annuel (37 000 €) par le nombre de jours fixé dans l’accord (218 + 25 jours de congés payés + 8 jours fériés chômés = 251) : 37 000 €/ 251 = 147.41 €. Il y donc lieu de retenir 147.41 € par jour d’absence. Pour 10 jours d’absence, il conviendra de retenir : 10 jours x 147.41 € = 1 474.10 € (salaire journalier). Salaire dû au mois de juin : 3 083 €- 1 474.10 € = 1 608.90 €

Le bulletin de paie doit indiquer la nature et le volume du forfait annuel. En cas d’absence du salarié, le bulletin de paie devra en plus indiquer la nature de l’absence, ainsi que la retenue afférente. Dans notre exemple, le bulletin de paie sera présenté de la manière suivante :

Salaire mensuel	Forfait annuel de 218 jours	3 083.00 €
Absence non rémunérée	10 jours	- 1 474.10 €
Rémunération brute		1 608.90 €

Rappelons que les salariés en forfait annuel jours relèvent des règles générales en matière de cotisations et de taux de cotisations.

Entrées ou sorties en cours d’année des salariés en forfait-jours

La loi ne précise pas la méthode de calcul à adopter pour déterminer le nombre de jours travaillés des salariés entrés ou sortis en cours d’année. Cependant, depuis la loi Travail, c’est l’accord collectif qui doit fixer les conditions de prise en compte pour la rémunération des salariés, des arrivés et des départs en cours de période. En l’absence de toute stipulation conventionnelle, plusieurs méthodes sont envisageables :

• La solution de l’article 19 de la circulaire ministérielle n°2000-7 du 6 décembre 2000 : le plafond de 218 est augmenté des jours de congés et jours fériés
• La proratisation du plafond de 218 jours en fonction du nombre de mois travaillés.

Le cas particulier du rachat de jours de repos

La nécessité du commun accord des parties

Avec l’accord de l’employeur, le salarié peut renoncer à une partie de ses jours de repos et dépasser le nombre de jours travaillés prévus dans sa convention de forfait sous réserve de respecter le nombre maximal de jours travaillés dans l’année fixé par l’accord collectif. En l’absence de toute stipulation, le nombre maximal est de 235 jours par an, de sorte qu’un salarié ayant un forfait de 218 jours par an ne peut pas renoncer à plus de 17 jours de repos. A l’extrême limite, ce nombre maximal peut être porté à 282 jours par an, duquel on déduirait les jours fériés chômés autres que le 1er mai (365 jours – 30 jours ouvrables de congés payés – 52 jours de repos hebdomadaire – le 1er mai).

La formalisation du rachat

Le rachat de jours de repos est formalisé dans un avenant écrit au contrat de travail qui fixe le taux de la majoration appliquée à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire (10 % minimum). Cet avenant n’est valable que pour l’année en cours. A noter que depuis le 1er janvier 2019, les salariés bénéficient d'une réduction des cotisations salariales et d'une exonération fiscale (article L 241-17 CSS). Références légales Article L 241-17, CSS Articles L 3121-62, L 3121-64 et L 3121-65 du code du travail Articles L 3121-55, 58, 59, 60, 61, 63, 64, 65 du code du travail Article R 3243-1, 5° du code du travail Article L 2254-2 du code du travail Article D 3171-10 et 16 du code du travail Prélèvement à la source, égalité salariale… Vos paies sont-elles prêtes pour les prochaines échéances ?