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Comment gérer la paie d’un apprenti en 2021 ?

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Comment gérer la paie d’un apprenti en 2021 ?
Avec la reprise des contrats d'apprentissage en septembre, il est important de connaître les grandes lignes qui encadrent ces contrats.

Le mois de septembre est synonyme de reprise des cours et de début des contrats d’apprentissage. Ces derniers, associant la mise en pratique en entreprise et les enseignements en centre de formation, suivent des règles applicables à tous les salariés, qu’il s’agisse de la paie ou des charges sociales… Mettre en place le bulletin de paie d’un apprenti n’est donc pas aussi facile que ce que nous pourrions penser. Cet article reprend les fondamentaux en la matière.

Comment déterminer la rémunération d’un apprenti ?

Suite à la signature d’un contrat d’apprentissage, la première question concerne le salaire auquel l’alternant peut prétendre. Dans un premier temps, il est nécessaire de le vérifier dans la convention collective applicable dans votre entreprise. Il est à noter que plusieurs conventions possèdent des critères particuliers vis-à-vis du salaire des apprentis. Pour illustrer nos propos, les secteurs du bâtiment ou de la métallurgie ont négocié sur ce point. Dans ce cas, il faut donc se référer aux règles conventionnelles afin de connaître la rémunération applicable. Si les dispositions conventionnelles ne mentionnent rien de particulier, un barème a été établi par le Code du Travail indiquant le salaire minimum. Il est à savoir que ceci évolue en fonction de l’âge de l’apprenti ainsi que son avancée dans le cycle de formation faisant l’objet de ce contrat. Afin d’être plus concret, voici une grille de barème fixés comme suit pour les contrats conclus depuis le premier janvier 2019 :
Année d’apprentissage Avant 18 ans De 18 à moins de 21 ans De 21 ans à moins de 26 ans 26 ans et plus
1ère année 27% du SMIC 43% du SMIC 53% du SMIC* 100% du SMIC*
2ème année 39% du SMIC 51% du SMIC 61% du SMIC* 100% du SMIC*
3ème année 55% du SMIC 67% du SMIC 78% du SMIC* 100% du SMIC*
*Ou du salaire minimum conventionnel correspondant à l’emploi occupé s’il est plus favorable

Ce qu’il faut savoir pour appliquer ce barème

Afin de connaître le pourcentage applicable, il faut prendre en compte les années d’apprentissage (de date à date) à partir de la conclusion du contrat. De plus, lorsque l’apprenti atteint l’âge de 18, 21 ou 26 ans. Son salaire doit être revalorisé au 1er jour du mois suivant son anniversaire. Par exemple: Un alternant ayant 20 ans depuis le 14 Avril 2021, signe un contrat d’apprentissage le 6 Septembre 2021 pour une durée de 2 ans. La convention collective de l’entreprise accordera une rémunération minimum conventionnelle plus favorable que le SMIC pour l’emploi occupé. Sa paie sera faite comme suit :
  • Du 6 septembre 2021 jusqu’au 30 avril 2022 : 43% du SMIC
  • Du 1er mai au 5 septembre 2022 (l’apprenti est âgé de 21 ans) : 53% du minimum conventionnel
  • Du 6 septembre 2022 jusqu’au 5 septembre 2023 : 61% du minimum conventionnel.
Important : Il est possible de réaliser une simulation grâce au site suivant, www.alternance.emploi.gouv.fr , mis à disposition pour les entreprises. Avant de mettre en place le barème, il est nécessaire de s’assurer que l’apprenti n’est pas dans une situation particulière. Auquel cas il faudra adapter le niveau de rémunération. Celles-ci sont évoquées ci-dessous.

Prolongation, succession ou réduction de contrat… : comment déterminer la rémunération de l’apprenti ?

Les points ci-dessous vont résumer les situations nécessitant une adaptation du salaire de l’apprenti par rapport au barème habituel. Si l’alternant dépend de l’une d’entre elles, alors des règles propres à la situation s’appliquent. Il faudra donc se reporter aux articles du Code du Travail correspondant.

Réduction du contrat de travail

  • En raison des compétences de l’apprenti ou de son niveau initial
  • Pour terminer un cycle de formation alors que dernier contrat d’alternance a été rompu.
  • Lorsque l’apprenti a commencé son apprentissage sans avoir trouvé d’employeur
  • Lorsque l’alternant prépare un titre ou un diplôme du même niveau que celui acquis précédemment

Prolongation de la durée du contrat

  • En raison des compétences ou du niveau initial de l’apprenti
  • En cas d’échec à l’examen
  • Pour les apprentis en situation de handicap
  • Pour les apprentis sportifs professionnels
Non évoqué dans cet écrit :
  • Succession de contrats avec le même employeur ou un employeur différent.
Il faut garder à l’esprit que les différentes majorations auxquelles l’alternant a accès au titre de ces règles précises (telle que l’augmentation de 15 points prévu dans certaines dispositions) ne permettent pas d’obtenir un salaire supérieur au SMIC.

L’impact sur la paie lors de la réduction du contrat d’apprentissage

Théoriquement, la durée du contrat de l’alternant est égale au cycle de formation préparant au diplôme visé. Cependant, il arrive que la durée du contrat soit réduite par rapport à la durée du cycle (durée de formation de deux ans avec un contrat d’apprentissage de 1 an par exemple).
  • Le contrat peut être réduit pour les raisons suivantes:
  • Les compétences de l’apprenti ou le niveau initial
  • Suite à la fin d’un contrat d’alternance et lorsqu’un nouvel accord est signé avec un nouvel employeur afin de permettre à l’alternant de terminer son cycle de formation
  • Lorsque l’apprentissage a commencé alors que l’apprenti n’a pas trouvé d’employeur.
Dans ces cas, il est défini que l’alternant a effectué la durée d’apprentissage dont a été amputé son contrat. Il est donc important que l’employeur ait connaissance de la durée du cycle de formation que doit suivre son apprenti afin d’appliquer le bon barème de salaire. Exemples :
L’alternant a débuté un cycle de formation de 3 ans sous le statut d’étudiant. Sa dernière année se réalisera en apprentissage. Durant cette seule année d’apprentissage, sa rémunération correspondra à celle de la 3ème année. Un contrat a été conclu avec un apprenti de 23 ans pour réaliser sa dernière année de Master (Diplôme s’obtenant en 2 ans). La rémunération sera donc celle d’une deuxième année d’exécution correspondant à 61% du SMIC annuel. Un alternant réalise son 1er contrat d’apprentissage. Le contrat ainsi que le cycle de formation durent 2 ans. Le contrat est arrêté au bout d’un an et un autre contrat de 1 an est conclu avec une nouvelle entreprise. La rémunération pour ce contrat correspondra à une 2ème année d’exécution.
Il existe également un autre cas de réduction du contrat : lorsque l’apprenti prépare un diplôme ou un titre de même niveau que le précédent. Une augmentation de 15 points du salaire réglementaire doit être mise en place si 3 conditions sont réunies :
  1. L’alternant prépare un diplôme ou un titre de même niveau que celui obtenu précédemment.
  2. La durée totale du contrat est inférieure ou égale à 1 an.
  3. Le diplôme ou le titre précédemment obtenu est en rapport direct avec la nouvelle qualification recherchée.
Cette augmentation ne concerne que la rémunération réglementaire et non celle indiquée pour les alternants dans les conventions collectives. Si la rémunération prévue par la convention de la nouvelle entreprise (sans appliquer la majoration) reste plus favorable, il faudra donc appliquer cette dernière. Pour les jeunes venant d’une formation autre que celle de l’apprentissage seront considérés, pour ce qui est de leur salaire, comme ayant complété la durée de l’alternance pour l’obtention de leur dernier diplôme.
Exemple : Un alternant prépare un CAP en 2 ans. A l’issue de sa formation initiale, il percevra un salaire calculé sur la base de 39% du SMIC. S’il prépare un diplôme complémentaire (CAP annexe par exemple) sur 1 an, le nouvel employeur devra prévoir une nouvelle rémunération conventionnelle pour les alternants égale à 50% du SMIC. Le salaire sera calculé comme suit : rémunération réglementaire soit 39%+15%= 54% du SMIC. Cela sera plus favorable que la rémunération conventionnelle.
Important: En fonction de l’administration, les formations dont la durée est d’un an donnent aussi droit à cette majoration de 15 points ( faisant entrer dans le champ les certificats de spécialisation ou une mention complémentaire par exemple). Cette augmentation s’applique donc aussi lors d’une absence de réduction de contrat.

Cas particulier : la licence professionnelle

Celle-ci se prépare en 1 an après 2 années dans l’enseignement supérieur (DUT, BTS…). Le salaire minimal pour les alternants passant une telle licence correspond à celle fixée par une deuxième année de réalisation de contrat.

Les conséquences en paie d’une prolongation du contrat

Il est possible que le contrat d’apprentissage soit prolongé par rapport au cycle normal de formation. Cela se réalise dans deux cas principaux : en raison du niveau initial ou des compétences de l’apprenti ou en cas d’échec à l'examen. Dans ces deux cas, la rémunération minimale applicable est similaire à celle de la dernière année du contrat augmentée de 15 points. Contrat d’apprentissage et succession Les points énoncés ci-dessous s’appliquent uniquement si l’alternant a validé le précédent diplôme préparé.

Succession de contrats au sein de la même entreprise

Ici, le salaire de l’apprenti doit être similaire à celui qu’il percevait durant sa deuxième année d’exécution de contrat (Rémunération réglementaire, conventionnelle ou contractuelle). Si le barème réglementaire de l’âge correspondant est plus élevé alors ce dernier devra être appliqué.

Succession de contrats au sein d’entreprises différentes

Dans ce cas, le salaire doit être similaire au salaire auquel il pouvait prétendre lors de sa dernière année d’exécution du contrat précédent. Le salaire que la nouvelle entreprise doit maintenir différera en fonction de la convention collective de cette dernière : Dans le cas où la convention collective est la même dans les deux entreprises: la fixation se fera sur la rémunération conventionnelle. Dans le cas où la convention collective est différente dans les deux entreprises : uniquement le salaire réglementaire est maintenu. Il est donc à noter que l’apprenti ne peut pas conserver le salaire supérieur au minimum réglementaire versé en vertu de la convention collective applicable chez son précédent employeur. Une rémunération prévue dans les termes du contrat n’est pas concernée par ces règles. Il n’est donc pas impératif de la maintenir. Maintenant qu’une réponse a été apportée concernant le salaire de l’alternant, se pose la question des charges sociales applicables.

Quelles cotisations faut-il appliquer sur la paie de l’apprenti ?

  • Les cotisations patronales : absence d’exonération patronale depuis le 1er Janvier 2019.
Le salaire de l’apprenti donne seulement lieu à l’application générale de cotisation sociale dans les conditions habituelles.
  • Du côté des cotisations salariales :
Le salaire des alternants est exonéré de cotisations salariales d’origine légale et conventionnelle mais uniquement pour une part de salaire inférieure où égale à 79% du SMIC (selon le SMIC en vigueur au cours du mois considéré). Ce palier de 79% est apprécié mensuellement et n’est pas proratisé en cas d’absence. Cette exonération est aussi applicable pour les cotisations de retraite complémentaire. Cela se met aussi en place dans un cas de cotisations salariales supérieures au taux de droit commun, ainsi que pour la Contribution d'Équilibre Général et la Contribution d'Équilibre Technique. Dans le cas où l’alternant est cadre, les cotisations APEC restent dues. Les rémunérations versées aux alternants sont aussi exonérées de la CSG et de CRDS en totalité (y compris au-delà de 79% du SMIC). Toutefois l’exonération de CSG et de CRDS n’est pas attenante à la participation ou à l’intéressement dû aux alternants, ni aux versements de la société aux plans d’épargne salariale. En ce qui concerne l’assiette des cotisations, ces dernières sont basées sur la rémunération réelle des intéressés. Les entreprises peuvent, selon certains critères, recevoir des aides en cas d’embauche d’un alternant. Afin de compléter vos connaissances sur ce sujet, toutes les informations sont disponibles dans le livre blanc rédigé par les experts SVP : https://www.svp.com/livreblanc/115797/aides-a-lembauche-des-jeunes-et-des-alternants

Comment se comptabilisent les avantages en nature sur le bulletin de paye de l’alternant ?

Sur ce point, de nouvelles réglementations spécifiques se mettent en place. Leur valeur est équivalente à 75% du montant retenu pour les autres employés.
Exemple: Un alternant a accès, sur le mois de Septembre, à 10 avantages en nature repas. Sur l’année 2021, l’avantage en nature nourriture est chiffré et fixé à 4,95€. Il faudra ajouter au brut (en haut de bulletin) puis déduire du salaire de l’apprenti (en bas de bulletin) le montant suivant : (4,95€ x 0,75) x 10 repas = 37,125€. Il est important de noter que les déductions concernant les avantages en nature ne peuvent dépasser 75% du salaire par mois.

Est-ce que l’alternant dispose des mêmes avantages et primes que les autres salariés ?

Dans le cadre où l’entreprise a mis en place un dispositif de prime ou d'avantages collectifs, l’alternant en bénéficiera comme tous les autres employés. Pour le point plus sensible qu’est la question relative à l'octroi de titres restaurants pour les jours ou l’alternant est au CFA, il n’y a encore jamais eu de réponse claire venant de la part des juges. L’URSSAF n’a pas pris position sur ce point. Cependant, l'alternant pourrait bénéficier de cet avantage puisque le temps passé au centre de formation est considéré comme du temps de travail effectif. Il semble en effet possible de raisonner par analogie avec la jurisprudence rendue à propos des conseillers prud’homaux en formation. Rappelant que le temps de formation est assimilé à du temps de travail effectif, la Cour de cassation estime que les apprentis peuvent bénéficier de titres restaurant pour ces journées. Si l’apprenti a accès à une cantine au CFA, un risque existe toutefois en matière de sécurité sociale : il n’est pas certain dans ce cas que l’exonération sur la contribution patronale soit admise par l’Urssaf.

L’employeur a-t-il pour obligation de rembourser les frais de transport de l’apprenti ?

Les alternants peuvent avoir accès, dans les mêmes conditions que les autres employés, au remboursement légal de leurs frais de transport domicile-travail. Cela comprend aussi la période théorique de la formation se déroulant en CFA. Un contentieux datant du 24 juin 2009 a confirmé cette position. Références légales : Articles L.6222-7-1 et D.6222-28-1 du Code du Travail Articles L.6222-18-2 et D.6222-28-1 du Code du Travail Article L.6222-12-1 du Code du Travail Article D.6222-30 du Code du Travail Article D.6222-32 du Code du Travail Article R.6222-28 du Code du Travail Articles R.6222-47 à R.6222-49 du Code du Travail Articles L.6222-40. R.6222-59 et R.6222-60 du Code du Travail Article D.6222-29 du Code du Travail article L.6243-2 et D.6243-5 du Code du travail Article D. 6222-33 du Code du Travail Article L. 6222-23 du Code du Travail Cass. soc. 20 février 2013 n°10-30.028 Cass. soc. 24 juin 2009 n°08-40.207
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