Comment optimiser les impacts financiers de la fonction paie ?

Avec ses procédures chronophage et parfois coûteuses, la gestion de la paie est considérée par bon nombre de directions RH comme un poids qu’il serait bon d’alléger. Ce poste représenterait aujourd’hui en moyenne 30% du budget total des Ressources Humaines et, pour une entreprise de 150 salariés, le temps passé à la gestion de la paie serait de 10 jours par mois en moyenne. Les gains de productivité en paie peuvent donc avoir des conséquences non négligeables pour l'ensemble du service RH. Dans ce contexte, nous avons identifié les principaux leviers de productivité liés à cette fonction, dans l'objectif d'améliorer de manière structurelle sa rentabilité et par voie de conséquence, la compétitivité et la rentabilité de votre entreprise.

Pourquoi augmenter la rentabilité de la gestion de la paie ?

L’amélioration de la rentabilité de la fonction paie passe avant tout par une application rigoureuse de la réglementation, ce qui implique une veille permanente de la réglementation et des règles légales issues du droit du travail. Cela prend du temps et impacte directement l'organisation du service paie et sa rentabilité. Expertise à part entière, le traitement de la paie impacte aussi directement les relations avec les salariés et a une incidence directe sur leur satisfaction et leur confiance envers leur employeur. La moindre erreur de paie peut entraîner une perte de crédibilité ou d'image, voire dégénérer en conflit et en dégradation du climat social. Les erreurs de calcul ou de collecte, notamment avec le prélèvement à la source, peuvent également entraîner des pénalités et des pertes de confiance.

Des risques financiers importants en cas d'erreurs dans les paies

Rappelons qu'en cas de litige aux prud’hommes, les indemnités dues par l’entreprise représentent en moyenne 24 000 euros selon une étude du ministère de la justice menée en 2016. Dans son rapport annuel, l’ACOSS nous révèle par ailleurs que les contrôles réalisés par l’URSAFF ont donné lieu à 1,314 milliards d’euros de redressement. Sur cette même année, 56% des régularisations effectuées étaient directement liées à des erreurs d’application de la réglementation. Comment sécuriser ses paies tout en optimisant le temps des collaborateurs chargés de la paie ? C'est sur ce point crucial que votre logiciel de paie doit vous apporter les fonctionnalités et les services nécessaires.

La clé de la sécurité : une solution paie fiable et mutualisée

Le calcul de la paie doit être sécurisé pour permettre au collaborateur de paie de limiter le temps passé au calcul des bulletins. Il pourra ainsi consacrer plus de temps au contrôle, qui constitue la véritable valeur ajoutée de sa fonction.

La mutualisation des mises à jour légales, clé de voute de l'efficience du service paie

L'actualisation en temps réel des taux légaux et conventionnels porte notamment sur les éléments suivants :

• Les charges sociales reversées à l’URSAFF, sécurité sociale, caisses de retraites et autres contributions,
• Les dispositifs particuliers ou dérogatoires tels que la réduction Fillon ou les aides à l’embauche,
• Les dispositions conventionnelles, nationales ou régionales
• L'application du taux de Prélèvement à la Source correspondant à la situation de chaque salarié.

La majorité des erreurs constatées en paie, liées à la complexité de la règlementation française et aux nombreuses modifications régulièrement apportées par le législateur, viennent d'une mauvaise application de l'une des 3 premières catégories.

Les automatismes, contrôles de cohérence et saisies automatiques, conditions sine qua non d'une paie rapide et juste

La ressaisie de données est également à l'origine de nombreuses erreurs et incohérences. Le volume de données saisie doit être limité, non seulement pour gagner du temps, mais également pour éviter les risques de décalage ou d'omission. Pour sécuriser ces process, le paramétrage initial posera les bases qui permettront de gérer les particularités de chaque dossier de paie. C'est une étape qui ne doit pas être négligée. Les automatismes de saisie de retrouvent dans différentes étapes de la paie, par exemple :

• Calcul des éléments du bulletin de paie : taux de cotisation, minimums légaux ou conventionnels, régimes dérogatoires
• Saisies automatisées pour réaliser les DSN : report de l'identifiant du salarié, reprise de ses cotisations,
• Reprises de données pour calculer le prélèvement à la source : Compte-Rendu Métier (CRM) reçu dans la DSN, report du taux personnalisé transmis par la DGFiP
• Contrôles de cohérence des cotisations, net à payer, variation de masse salariale...

Pour faciliter les missions du collaborateur de paie et s'assurer de fournir aux salariés des paies irréprochables, il est important de s'assurer que le maximum de process automatisés sont réalisés par le logiciel de paie, là réside sa véritable valeur ajoutée.

L'assistance métier, un service additionnel nécessaire

Une fois posées les fonctionnalités fondamentales intrinsèques à la solution logicielle de paie, l'autre élément important est de s'assurer de disposer d'un service d'accompagnement métier, afin de répondre aux questions inévitables qui se posent à tout gestionnaire de paie. Là encore, le gain de temps et la sécurisation des bulletins de paie en dépendent. Au-delà des questions liées aux paramétrages spécifiques ou à l'identification d'erreurs ou d'incohérences non résolues, une assistance métier permet également de s'informer sur des dispositions légales qui impactent des cas particuliers ou la gestion de cas particuliers ou inhabituels pour le gestionnaire de paie. Citons pas exemple :

• La réalisation d'un solde de tout compte
• La gestion d'une rupture conventionnelle
• La mise en oeuvre d'une clause de non-concurrence

Le gain de temps et l'assurance d'appliquer les bonnes dispositions permettront, là encore, au collaborateur de paie de se focaliser sur les opérations de contrôle et de lui éviter de consacrer trop de temps aux recherches chronophages.

Les outils de reporting : la paie comme point de départ

Par définition, les données issues de la paie sont à la fois les plus justes, les plus complètes et les plus actualisées. De nombreux indicateurs sociaux en découlent, notamment ceux liés à :

• La mesure de la masse salariale
• L'absentéisme et le turn-over
• L'évolution et la répartition des rémunérations
• L'évolution des effectifs et répartition hommes/femmes...

> Voir le cas client Concoursmania : l'analyse stratégique RH passe par la paie

La gestion des Ressources Humaines intègre de plus en plus l’analyse de données pour mesurer les performances et ajuster les ressources en fonction des besoins. Grâce à la technologie du Saas, toutes les données brutes deviennent accessibles en temps réel : le défi pour les RH consiste à les organiser et les hiérarchiser pour les transformer en éléments de choix stratégiques pour l’entreprise. Il est essentiel de s'assurer de la sécurité des données, vérifiez notamment les procédures de sauvegarde et les normes appliquées à l'hébergement des données sociales, particulièrement sensibles. Il est évidemment préférable qu'elles soient hébergées en France et respectent des normes strictes, d'un point de vue technique et au regard de la règlementation sur le RGPD.

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Le bien-être des collaborateurs, un élément non négligeable de la rentabilité de la paie

Ne pas prendre en compte le bien-être de vos collaborateurs peut aussi impacter fortement la rentabilité de votre entreprise. Il s’agit bien de favoriser leur bien-être pour limiter la démotivation et éviter l’augmentation de l’absentéisme et du turn-over. Le bien-être des salariés passe également par la prise en considération des besoins en évolution professionnelle prioritaires et par l’utilisation efficace du budget de formation. L’organisation de la démarche en amont avec à la clé, l’envoi d’un bulletin de paie sans erreur et reçu à la bonne échéance tous les mois permet de rassurer et motiver les équipes - renforçant à terme la rentabilité globale de l’entreprise. Enfin, la mise en place d’outils d’accompagnement efficients et fiables est essentiel pour favoriser un bon climat social. Les outils de reporting associés aux données de paie permettent également de suivre ses indicateurs sociaux, pour identifier les déséquilibres, anticiper les besoins et définir des objectifs stratégiques en cohérence avec ceux de la direction générale. Dès 2019, les nouvelles obligations et modalités de calcul qui entreront en vigueur, pousseront encore davantage les directions RH à s’entourer des meilleurs experts. >> Lire aussi les 3 questions essentielles à se poser avant de changer de solution paie