Comment réussir l’offboarding de ses collaborateurs ?

Avoir un processus d’onboarding efficace, c’est bien. Réussir également l’offboarding, c’est encore mieux, car quitter vos salariés en bons termes est aussi important que de savoir bien les accueillir. Qu’on se le dise, l’offboarding fait lui aussi partie de l’expérience collaborateur. Mais comment se séparer d’un salarié en bonne et due forme ? Cet article vous aide à comprendre pourquoi un bon offboarding collaborateur est essentiel. Vous y découvrirez également des conseils pour le réussir au mieux.

Offboarding : définition

L'offboarding est la période qui précède le départ d’un collaborateur (souhaité ou non). C’est un processus RH à part entière qui est le pendant de l’onboarding (processus d’accueil et d’intégration lors de l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise). Il est déterminant de soigner la relation avec vos salariés depuis leur arrivée jusqu’à leur départ de l’entreprise. C’est un gage de la qualité de vos processus RH, car l’offboarding est au cœur de l’expérience collaborateur. Or, cette dernière a des répercussions directes sur la réputation, le réseau et la performance de votre entreprise. Concrètement, l’offboarding regroupe les procédures et les services déployés pour gérer et faciliter le départ des salariés. Pour qu’il soit réellement efficace, il ne doit pas se contenter d’une check-list des contraintes légales de sortie. Il doit également être un outil au service des périodes de transition entre les salariés.

Réussir l’offboarding collaborateur : un enjeu essentiel

Quand on est employeur ou responsable des Ressources humaines, devoir gérer une démission, un licenciement, une fin de contrat ou une rupture conventionnelle n’a rien d’une sinécure. Le départ d’un salarié est rarement une bonne nouvelle. Outre les aspects relationnels, vous devez alors prendre en compte son impact sur l’organisation de l’équipe. Pour autant, il est essentiel d’accompagner efficacement et sereinement le salarié jusqu’à son dernier jour dans l’entreprise. C’est votre marque employeur tout entière qui est en jeu. Pour rappel, la marque employeur désigne aussi bien la réputation de l’entreprise que la perception de ses valeurs auprès d’un public (tant interne qu’extérieur à l’entité). Autrement dit, chaque offboarding raté (par exemple avec un salarié qui part fâché) vous expose à un effet « bad buzz ». Cela risque d’écorner votre image de marque, tout en impactant négativement vos prochains recrutements, la transmission des connaissances et la motivation de vos salariés.

Comment se séparer d’un salarié en bonne et due forme ?

Comment réussir l’offboarding collaborateur ? Il y a des impératifs à respecter et des bonnes pratiques à appliquer dès lors qu’un salarié quitte l’entreprise. Passons-les en revue.

Soigner la communication interne

Quelles que soient les raisons du départ du salarié, il est recommandé de :

• faire un point avec lui pour comprendre les raisons de son départ ;
• le féliciter pour son nouveau poste ou pour son projet personnel ;
• le remercier pour son travail ;
• garder contact avec lui, même après son départ effectif ;
• donner de la visibilité sur la charge de travail à répartir dans l’équipe.

Être attentif tout au long de la passation

La passation est une étape clé du processus d’offboarding. Elle sert à anticiper et à réguler la charge de travail du reste de l’équipe. Il est donc important que le salarié sache ce qu’on attend de lui avant de quitter l’entreprise. Cela peut être :

• finaliser ses missions en cours ;
• faciliter la reprise des dossiers auprès de ses collègues ;
• former d’autres membres de l’équipe à la réalisation de ses tâches.

Respecter les droits du salarié qui quitte l'entreprise

Le processus d’offboarding implique un ensemble de procédures juridiques encadré par le droit du travail et que vous devez impérativement respecter. Ainsi, le jour du départ effectif du salarié, vous devez lui transmettre un reçu pour solde de tout compte, son certificat de travail, ainsi qu’une attestation Pôle Emploi. Concernant le préavis de départ, assurez-vous que vous respectez la loi. La durée du délai de préavis dépend du statut et de la convention collective. Notez que le salarié a tout à fait le droit de vous demander une dispense de préavis. Vous êtes alors libre de l’accepter, de la refuser ou de la négocier en bonne intelligence.

Automatiser les tâches du processus d’offboarding

Sur le plan opérationnel, le processus d’offboarding implique de nombreuses tâches administratives : fermeture des accès (dossiers partagés, boîtes mails, etc.), transmission de documents, échéances à respecter, préparation du solde de tout compte et des autres éléments juridiques, etc. Pensez à automatiser au maximum ces différentes tâches. Loin de déshumaniser le départ du collaborateur, l’automatisation vous fait gagner du temps. Vous pourrez consacrer ce temps aux aspects relationnels de l’offboarding. Certains SIRH vous aident à gérer ce moment essentiel, tout en vous assurant de n’avoir rien oublié. C’est le cas de notre solution de portail salarié. Il s’agit d’un outil clé en main conçu pour faciliter l’ensemble des processus de gestion RH. Avec lui, vous avez l’occasion de dématérialiser et de centraliser en un seul endroit la gestion administrative de vos salariés, de leur arrivée (onboarding) à leur départ de l’entreprise (offboarding). D'autres articles sur le même thème : Quels sont les principaux indicateurs RH à utiliser ? 5 astuces pour suivre vos collaborateurs en télétravail Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?