Communication interne et portail salarié : partagez vos informations RH avec vos collaborateurs à distance

La communication interne est essentielle à toute entreprise désireuse de motiver et d’impliquer ses salariés, mais les contraintes de distanciation imposées par la crise covid-19 ont mis à mal cette quête de proximité entre la Direction et les collaborateurs. Vous souhaitez améliorer et faciliter la communication interne dans votre entreprise ? Le portail salarié (ou portail RH) va vous intéresser : il s’agit d’un outil digital qui simplifie considérablement le partage des informations RH avec vos collaborateurs à distance. Le point dans cet article.

Rappel : l’importance de la communication interne en entreprise

La communication interne désigne l’ensemble des actions de communication déployées par la Direction (Direction générale, Direction des ressources humaines et/ou Direction de la communication) à destination des salariés d’une entreprise. Elle a plusieurs fonctions :

• exposer les résultats de l’entreprise ou du service concerné ;
• transmettre des informations clés (mots du président, changement de mutuelle, etc.) ;
• expliquer une nouvelle orientation stratégique (acquisition d’une entreprise, déploiement à l’international, etc.) ;
• motiver les salariés, en les rassemblant autour d’un projet d’entreprise.

Une stratégie de communication interne sert avant tout à rapprocher le top management et les salariés pour une meilleure écoute bilatérale. Elle vise également à comprendre les attentes des collaborateurs, afin d’y répondre au mieux.

En quoi un portail RH facilite-t-il la communication interne de l’entreprise ?

Un portail salarié est un espace digital collaboratif mis à la disposition de tous les salariés d’une entreprise. Ces derniers peuvent y retrouver la totalité de leurs documents administratifs, ainsi que les communications émanant de leur Direction. Par exemple : les bulletins de paie dématérialisés, les mots du président, les demandes de congés et absences, les avenants au contrat de travail, etc. Il y a différents types de portails RH, tous accessibles depuis une connexion Internet. Certains d’entre eux tirent profit des avantages du SaaS (temps réel, sécurisation des données, mutualisation des informations, etc.). Avec un portail salarié, vous avez la possibilité de partager l’ensemble de votre communication RH avec vos collaborateurs à distance. C’est un atout de poids, d’autant plus à notre époque où le télétravail tend à se généraliser. Le portail salarié facilite indéniablement le circuit de l’information interne en entreprise. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui simplifient les échanges entre la DRH et les employés :

• la remise et le stockage des bulletins de paie dématérialisés de chaque collaborateur ;
• la gestion de l’ensemble des documents RH en un seul endroit sécurisé ;
• l’automatisation du processus de validation des demandes de congés et d’absences ;
• la traçabilité de tous les échanges entre les collaborateurs et le top management ;
• le partage de documentation RH (chiffres clés de l’entreprise, événements internes, réorientation de la stratégie d’entreprise, etc.).

Par sa nature, un portail salarié dispose de nombreux atouts pour simplifier la communication interne. Accessible en permanence, il permet aux employés de prendre connaissance et de conserver les communications de l’employeur à tout moment. Par ailleurs, en automatisant les tâches chronophages de communication, le portail RH libère du temps pour les top managers.

Attention : le déploiement d’un portail salarié nécessite une communication interne spécifique

Si le portail salarié facilite indéniablement la communication interne en entreprise, il convient de rappeler que son déploiement nécessite de mettre en place une communication dédiée. Communiquer efficacement sur l’arrivée du portail RH vous assure que l’outil sera utilisé à son plein potentiel par vos collaborateurs. Déployer un outil de digitalisation RH comme un portail salarié amène son lot de défis. Il faut les surmonter pour pouvoir en récolter tous les bénéfices. La résistance au changement est l’un de ces défis. Le changement a en effet tendance à faire peur, surtout lorsqu’il est digital. Il vous faudra donc convaincre et rassurer vos salariés à propos du déploiement du portail RH dans l’entreprise. Nous vous conseillons de mettre en place une véritable politique d’accompagnement au changement : mailing, tutoriels, flyers, réunions d’information, ateliers de formation, etc. Ainsi, si vous voulez que votre portail salarié soit pleinement au service de votre communication interne, il vous faut communiquer à son sujet. Montrez concrètement à vos salariés en quoi cet outil va considérablement faciliter leur quotidien et vos échanges avec eux. C’est à cette seule condition que votre communication interne sera bel et bien facilitée par l’arrivée du portail salarié. Vous voulez simplifier votre communication interne en déployant un portail RH dans votre entreprise ? Avec SVP SIRH, offrez à vos salariés la communication interne qu’ils méritent ! Cliquez ici pour en savoir plus. Autres articles susceptibles de vous intéresser : Logiciel de gestion des congés et des absences : quelles fonctionnalités devez-vous avoir dans votre outil ? Logiciel GTA : quelles raisons pour vous équiper d’une solution Saas ? Avez-vous le droit de dématérialiser les bulletins de vos salariés sans leur accord préalable ?

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