Décompte de l'effectif Sécurité sociale : mise à jour du BOSS

La version consolidée de la nouvelle rubrique du BOSS dédiée à l’effectif « sécurité sociale » mise en ligne le 12 octobre 2022 est entrée en vigueur le 1er novembre 2022. Elle apporte notamment des précisions sur le décompte des effectifs, les créations et transferts d’entreprise ainsi que les effets du franchissement de seuil dans le cadre du Versement en Lieu Unique (VLU).

Précisions sur l’effectif à prendre en compte

Cadre du décompte des effectifs

Les entreprises ayant des établissements dans plusieurs pays doivent tenir compte des salariés des seuls établissements situés en France. Cette règle vaut tant pour les entreprises françaises ayant des établissements dans plusieurs pays, que pour les entreprises étrangères ayant des établissements en France et à l’étranger.

Types de contrat de travail :

Entrent dans le calcul de l’effectif :

• Les salariés sous contrat d’entrepreneur salarié associé (CESA),
• Les salariés titulaires d’un contrat d’engagement éducatif (CEE),
• Les salariés expatriés en France s’ils sont assujettis au régime général de sécurité sociale français à titre obligatoire,
• Les agents publics détachés dans une autre structure (publique ou privée).

Prise en compte de la durée du travail

Les salariés sous convention de forfait en heures sur l’année, le mois ou la semaine, pour un volume supérieur ou égal à la durée légale du travail correspondante ou à la durée du travail fixée conventionnellement pour la branche ou l'entreprise ou applicable dans l'établissement sont considérés comme des salariés à temps plein. Les salariés en forfait jours réduit sont retenus au prorata de leur durée de travail selon la formule suivante : nombre de jours inscrits dans la convention de forfait / 218 ou durée conventionnelle des forfaits jours si elle est inférieure à 218 jours. Cette disposition est applicable à compter du 1er janvier 2022. Les salariés placés en temps partiel thérapeutique sont retenus au prorata de leur durée de travail, dans les mêmes conditions que les autres salariés selon la formule suivante : heures inscrites à l'avenant au contrat de travail ou au document écrit signé par le salarié dans le cadre du mi-temps thérapeutique / durée légale de travail (ou conventionnelle si elle est inférieure). Cette disposition est applicable à compter du 1er janvier 2023. Les salariés, dont les contrats comprennent à la fois des phases d’activité et d’inactivité, ne sont décomptés dans l’effectif qu’au regard de leurs seules phases d’activité. Il s’agit principalement des salariés sous contrat de travail à durée indéterminée intermittent, des formateurs occasionnels ou des salariés en portage salarial.

Prise en compte de la rémunération

Les salariés qu’il n’est pas possible de décompter en fonction de la durée du travail, sont pris en compte dans l’effectif mensuel sur la base du prorata entre :

• La rémunération du salarié soumise à cotisations pour la période habituelle de paie (en général mensuelle), avant application d'une éventuelle déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ;
• Et le SMIC mensuel brut sur la base de la durée légale du travail (ou SMIC calculé sur la période habituelle de paie, si elle n'est pas mensuelle).

Cette règle vise notamment les personnels rémunérés au cachet, les journalistes rémunérés à la pige ou les VRP multicartes.

Effectif pris en compte en cas de création d'entreprise

L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du 1er emploi salarié correspond à l’effectif calculé au dernier jour du mois au cours duquel a été réalisée cette première embauche. Cet effectif constitue l’effectif de référence jusqu’au 31 décembre de l’année de création. Pour le calcul de l’effectif de l’année suivante, les règles classiques s’appliquent. Le BOSS précise que seule l'embauche d'un salarié non exclu de l'effectif constitue la création du 1er emploi. L’effectif à retenir est le nombre des salariés présents le dernier jour du mois pour les différents établissements existants au sein de l’entreprise, peu important qu’un ou plusieurs salariés n’aient pas été présents une partie de ce mois. Le BOSS indique en outre que la neutralisation des effets de seuil ne s’applique pas aux entreprises dont l’effectif de l’année de la création du 1er emploi salarié est égal ou supérieur à un seuil, dans la mesure où il n’y a pas de franchissement de seuil à la hausse.

Variations d’effectif consécutives à des transferts de salariés liés à une modification de la situation juridique de l’employeur

En cas de modification de la situation juridique de l’employeur, l'effectif à prendre en compte pour l'année au cours de laquelle les contrats sont transférés correspond à l'effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail. Cette règle s’applique non seulement au transfert de salariés suite à une modification juridique dans la situation de l'employeur (succession, vente, fusion, création, transformation de fond, mise en société de l’entreprise), mais aussi aux cas de transferts conventionnels ou d’applications volontaires de l’article L 1224-1 du code du travail. Le nouvel effectif résultant du transfert est à prendre en compte à partir du 1er jour du mois au cours duquel a été réalisée la modification juridique jusqu'au 31 décembre de l’année du transfert. En revanche, l’effectif à prendre en compte du 1er janvier de l’année au dernier jour du mois précédant celui du transfert est l’effectif moyen annuel de référence, à savoir dans le cas général l’effectif calculé sur l'année civile précédente. Il n'y a donc pas de rétroactivité du nouvel effectif au 1er janvier de l'année du transfert. Pour les années suivantes, l’effectif est à nouveau calculé dans les conditions de droit commun. Le BOSS précise enfin que la règle de neutralisation des effets de seuil en cas de franchissement à la hausse s’applique aussi à un accroissement d’effectif en cours d’année lié à un transfert de salariés. L’employeur bénéficie de la neutralisation à compter du 1er jour du mois du transfert, pour 5 années consécutives, dès l’année du transfert des contrats de travail.

Neutralisation des effets du franchissement du seuil en cas de versement en un lieu unique (VLU)

Le VLU permet aux entreprises multi-établissements de centraliser auprès d’une seule URSSAF les déclarations et les versements des cotisations dues pour les salariés de tous leurs établissements. Il s’applique aux entreprises qui emploient au moins 250 salariés. Le BOSS rappelle que le dispositif de neutralisation des effets de seuil prévu par la loi PACTE s’applique, dans le cadre du VLU, aux entreprises dont l’effectif atteint le seuil de 250 salariés à partir du 1er janvier 2020. Ainsi une entreprise ayant atteint le seuil de 250 salariés ne sera assujettie au VLU qu’à l’issue des 5 ans. Lorsqu'une entreprise devient assujettie au VLU, elle le demeure pendant les 4 années suivantes, peu important les fluctuations d’effectif. A noter que conformément à la loi Pacte, les entreprises qui étaient déjà assujetties en 2019 au dispositif d'interlocuteur unique ne peuvent pas bénéficier de la neutralisation des effets de seuil de 5 ans. Références légales: BOSS, rubrique Comptabilisation des effectifs

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