Déconfinement : comment bien préparer le retour de vos salariés ?

Pour préparer la reprise du travail à partir du 11 mai, le ministère du Travail a publié un protocole national de déconfinement destiné à aider et accompagner les entreprises et les associations, quelles que soient leur taille, leur activité et leur situation géographique, à reprendre leur activité tout en assurant la protection de la santé de leurs salariés grâce à des règles générales. La reprise progressive de l'activité des entreprises aura encore de nombreux impacts sur les directions RH, qui seront à nouveau en première ligne pour assurer la réorganisation et l'adaptation des équipes, la sécurité des collaborateurs et communiquer, à la fois pour rassurer les salariés mais également pour qu'ils adoptent les bons comportements. Leur priorité est de garantir la sécurité sanitaire des collaborateurs, avec la volonté de restaurer une relation humanisée favorable à une reprise, en douceur, de la performance. Pour bien appliquer le protocole national de déconfinement, nos experts font le point sur les différentes actions RH et bonnes pratiques à mettre en place au niveaux humain et opérationnel.

1. Réorganiser et adapter l'activité

Selon l'activité et les contraintes organisationnelles, les recommandations suivantes doivent être privilégiées :

• Continuer à favoriser du télétravail autant que possible
• Quand le télétravail n'est pas possible, alterner les équipes et/ou flexibiliser les horaires d'arrivée et de départ des salariés
• Identifier les collaborateurs qui ne peuvent pas revenir immédiatement à leur poste de travail
• Privilégier les tâches individuelles pour limiter la proximité et les interactions entre les salariés

Pour accompagner la reprise, certains points sont à identifier rapidement :

• Les postes ou services dont la présence est indispensable
• Les services ou activités qui peuvent être réalisés à distance
• Les collaborateurs qui peuvent revenir sur site en tenant compte des situations individuelles (garde d'enfant, personnes vulnérables, utilisation des transports en commun...)
• Les adaptations possibles des locaux et équipements (y compris les espaces de restauration collective) compte tenu de l'activité
• Les possibilités de modulation du temps de travail ou d'alternance des équipes
• L'éventuel besoin de prolongation de la demande d'activité partielle

2. Assurer la sécurité des salariés

Les directions RH doivent participer à l'identification des risques pour les collaborateurs, leur évaluation et la mise en place de mesures de prévention. Ces mesures doivent également être accessibles et clairement exprimées auprès de tous les salariés, par différents moyens :

• L'affichage des recommandations du Gouvernement, des bonnes pratiques en matière de gestes barrières ou de tout autre document utile,
• Prévenir les risques en s'assurant du respect des gestes barrières par les collaborateurs et des mesures prises pour limiter les risques, voire de l'utilisation des protections individuelles le cas échéant,
• Assurer l'hygiène du lieu de travail en organisant l'aération régulière et le nettoyage renforcé des locaux et du matériel
• Mettre à disposition des salariés les équipements nécessaires à leur protection (gants, savon, lingettes nettoyantes, masques, protections en plexiglas, gel hydroalcoolique...).

Au-delà de ces premières recommandations, l'employeur devra assurer une veille sur les consignes sanitaires, en y incluant notamment les RPS. Il faudra également déterminer les points physique, postes et activités à risques en associant les interlocuteurs concernés (CSE, CSSCT, médecine du travail, groupe de travail...)

3. Communiquer pour rassurer les salariés

En cette période anxiogène pour beaucoup de salariés, il est important de miser sur la transparence et de communiquer régulièrement par des messages individuels, adaptés au cas de chacun mais aussi de façon collective, pour que tout le monde dispose de la même information au même moment, pour éviter le phénomène de "bruits de couloirs". La crise sanitaire a chamboulé les habitudes des salariés et potentiellement créé des incertitudes sur leur entreprise, leur emploi, leur avenir. Anxiété qu'il ne faut pas négliger, comme les efforts demandés aux collaborateurs du fait du travail à distance, du tout numérique, de la pose de RTT ou de congés anticipés, de la surcharge de travail ou de la réduction de leur activité. Il peut alors être nécessaire de laisser un peu de temps aux collaborateurs pour leur permettre de retrouver leurs repères. Certaines petites attentions (goodies ou carte postale virtuelle) pour les remercier de leur investissement durant le confinement ou leur souhaiter la bienvenue au moment de leur retour, l'organisation de rendez-vous dématérialisés (pause café ou petit-déjeuner en visio) peuvent aider à faciliter la reprise et à valoriser chaque salarié. A minima, les actions les plus courantes pourront être :

• La diffusion de note(s) interne(s)
• Des emails d'information et de rappels des mesures mises en place
• La mise à disposition de kit d'information
• La communication auprès des managers, pour relai auprès de leurs équipes
• Un affichage aux endroits vus de tous
• La diffusion d'infographies synthétiques ou de questions/réponses
• La désignation d'un ou plusieurs référents "covid-19"

Pour les entreprises disposant d'un intranet ou d'un réseau social d'entreprise, ce support permettra de diffuser une information régulière et accessible à tous, avec la possibilité de répondre aux questions que certains se poseraient.

4. Anticiper d'éventuels contentieux

D'un point de vue réglementaire, il est important d'actualiser les documents obligatoires tels que le document unique d'évaluation des risques (DUER), le plan de continuité d'activité ou le règlement intérieur. Il est également important d'impliquer et d'informer les membres du CSE en organisation des réunions régulières et en les sollicitant dès que nécessaire en respectant les délais d'envoi des convocations, ordre du jour et annexes, veiller au bon déroulement des réunions à distance, rester attentif au contenu des procès verbaux et comptes-rendus des réunions... Pour en savoir plus, consultez le FAQ publié par le ministère du Travail sur le Dialogue social.

Point d'attention sur l'activité partielle : Le Ministère du Travail a précisé que des contrôles a posteriori seraient réalisés sur la mise en place de l'activité partielle et sa justification Pour réduire les risques de contestation, pensez à conserver l'ensemble des documents ayant motivé la demande d'activité partielle transmis à l'Administration, à garder les décomptes d'heures et de jours chômés et ceux travaillés (ainsi que les planning transmis aux salariés), à préparer un argumentaire objectif et fondé sur les éléments transmis par l’Administration pour justifier les calculs de rémunération, le nombre d’heures chômées et les salariés concernés par le chômage partiel.

La responsabilité pénale de l'employeur

De nombreux employeurs se posent des questions sur l'engagement de leur responsabilité lors du retour de leurs salariés, dont ils ont l'obligation de protéger la santé et la sécurité. Celle-ci peut être engagée en cas de « mise en danger délibérée de la personne d’autrui » ou de « faute d’imprudence, de négligence ou de manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement, s’il est établi que l’auteur des faits n’a pas accompli les diligences normales compte tenu, le cas échéant, de la nature de ses missions ou de ses fonctions, de ses compétences ainsi que du pouvoir et des moyens dont il disposait », sous réserve de l’appréciation des juges.

5. Structurer et pérenniser les nouvelles bonnes pratiques

Selon une enquête menée par l'Ifop, 70 % des cadres souhaitent poursuivre le télétravail après le confinement. Les difficultés causées par la crise ont aussi permis à nombre de collaborateurs d'apprécier le travail à distance et de prendre conscience de leur capacité de résilience. Le déconfinement sera l'occasion de mettre à profit ces changements positifs, en intensifiant le recours au travail à distance, en généralisant les réunions en visio-conférence… Le rôle des équipes RH sera alors d'accompagner ce changement, en veillant à ce que les collaborateurs s'approprient la nouvelle organisation qui va se mettre en place. Il pourra d'ailleurs être utile de clarifier et de formaliser ces évolutions. En complément, 48 guides métiers ont été publiés, disponibles ici : https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/proteger-les-travailleurs/article/fiches-conseils-metiers-et-guides-pour-les-salaries-et-les-employeurs Sources officielles Protocole de déconfinement : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/protocole-national-de-deconfinement.pdf Autre article susceptible de vous intéresser : Modification du dispositif dérogatoire pour les arrêts de travail à compter du 1er mai