Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : durcissement des règles d’application

Certaines professions bénéficient pour les frais professionnels engagés par leurs salariés d’un régime particulier dit “déduction forfaitaire spécifique“ (DFS) ou "abattement pour frais professionnels'' (article 9 de l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié). Les professions concernées sont listées à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000. Il s’agit par exemple, des VRPs, des journalistes, des ouvriers du bâtiment travaillant sur les chantiers. Le bulletin officiel de la sécurité sociale dit BOSS ajoute une condition supplémentaire à l’application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels.

Rappel du dispositif de la déduction forfaitaire pour frais professionnels

Ce dispositif permet à l’employeur d’appliquer un abattement sur l’assiette des cotisations de sécurité sociale selon le taux fixé pour la profession et dans la limite de 7 600 euros par an. Pour appliquer cet abattement, les remboursements de frais professionnels doivent être intégrés dans la base brute de cotisations sociales avant l’application de cet abattement forfaitaire. Dans le secteur du bâtiment, il est, par exemple, de 10 %. La base brute de cotisations ne peut, sauf exceptions, être inférieure au SMIC.

L’obligation de justifier de l’engagement de frais professionnels

L’administration impose une nouvelle condition pour pouvoir appliquer cette déduction forfaitaire. Le salarié doit supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle. L’employeur devra disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels. Une des conséquences de cette nouvelle condition est qu’en cas d’absence ou de congé, rémunéré ou non rémunéré, d’un salarié, la déduction forfaitaire spécifique ne peut être appliquée que sur la rémunération correspondant à un travail effectif du salarié. Cette disposition entrera en vigueur au 1er janvier 2022.

La mise en oeuvre de la déduction forfaitaire spécifique

L‘application de la déduction forfaitaire est subordonnée à l’existence d’une convention ou d’un accord collectif le prévoyant expressément ou à l'accord du comité social et économique. En l’absence d’accord collectif ou d’accord du comité social et économique permettant à l’employeur d’appliquer la DFS, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non cette option L’employeur doit alors s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés à l’application de la DFS. Dans ce cadre, il convient d’informer les salariés des conséquences de l’application de la DFS sur leurs droits, notamment la validation de leurs droits aux IJSS et à l’assurance retraite (précisions apportées par le BOSS). Concrètement, l’accord du salarié peut figurer:

• soit dans le contrat de travail ou un avenant au contrat de travail,
• soit faire l’objet d’une procédure mise en œuvre par l’employeur consistant à informer chaque salarié individuellement de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits, « par tout moyen donnant date certaine ». Sans changement, le salarié doit retourner un coupon réponse d’accord ou de refus. Si le salarié indique vouloir bénéficier de la DFS ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante.

Le BOSS apporte des précisions sur deux points sur lesquels les employeurs doivent être vigilants :

• L'employeur devra pouvoir justifier avoir consulté et informé au préalable de l’option choisie pour la prise en charge des frais professionnels.
• Il devra également prouver que les salariés ont été informés des conséquences de l’application de la DSF sur la validation de leurs droits.

En cas de non-respect, de l'une de ces conditions essentielles, le montant de DFS appliqué par l’entreprise pourra faire l’objet de sa réintégration dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale. Le BOSS ne contient pas de modèle de coupon/réponse précisant ces nouvelles obligations. Celui issu de la circulaire DSS/SDFSS/5B n°2005-389 du 19 août 2005 ne comporte pas de mention relative à l’information du salarié sur les effets de la DFS sur ses droits sociaux. L’obligation de recueillir chaque année, le consentement du salarié en l’absence de convention ou d'accord collectif est en vigueur depuis le 1er janvier 2022.

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Sources légales : BOSS, chapitre 9 : Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels