Avez-vous le droit de dématérialiser les bulletins de vos salariés sans leur accord préalable ?

Le bulletin de paie électronique, version numérique du bulletin papier, se banalise dans les entreprises. C'est même devenu un incontournable depuis la crise sanitaire, durant laquelle les services RH non équipés d'outils digitaux pour distribuer les bulletins aux salariés se sont parfois trouvés dans de grandes difficultés. Initialement, l'employeur qui souhaitait délivrer à ses salariés des bulletins de paie dématérialisés devait obtenir leur accord exprès, mais les obligations légales ont beaucoup évolué depuis. Depuis l'entrée en vigueur de la loi Travail, les entreprises peuvent délivrer les bulletins de paie au format électronique, sans accord préalable des salariés. Elles ne peuvent toutefois pas leur imposer en cas de refus express.

Bulletin de paie électronique : l’accord du salarié n'est plus obligatoire

La loi El Khomri précise que, « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». Depuis lors, les bulletins de paie peuvent donc être remis sous forme dématérialisée à tous les salariés. Désormais intégré aux dispositions du Code du Travail, l'employeur n'est plus tenu d'obtenir l'accord préalable de ses salariés pour leur remettre leur bulletin de paie sous format électronique. Ces derniers peuvent toutefois demander à continuer de recevoir une version papier : dans ce cas, ils doivent exprimer leur opposition à leur employeur de façon formalisée.

Quelles sont les obligations de l'employeur ?

Attention cependant à respecter certaines obligations, car le bulletin de paie dématérialisé reste un élément de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié. A ce titre, ce n’est pas un document comme les autres.

• L’entreprise est garante de la validité et de la pérennité du bulletin de paie, ce qui implique un système de gestion documentaire fiable et adapté.
• L’employeur doit assurer l’intégrité des données dématérialisées, grâce à une solution respectant certaines contraintes techniques. Une simple pièce jointe à un email ne fournit pas cette garantie.
• Les bulletins de paie électroniques doivent être mis à disposition du salarié dans un espace personnel, nominatif et sécurisé, permettant la conservation des documents et la gestion des signatures électroniques.

De nombreuses prestations destinées aux professionnels RH se développent, permettant de garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés sur le long terme, dans un espace accessible même en cas de changement d'employeur, et d'assurer leur traçabilité.   Vous cherchez une solution pour dématérialiser vos bulletins de paie ? 

Référence légale : Article 24 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels