Actualité

Dons de matériel aux salariés : incidences en matière de paye

Date de publication: 31 mai 2012
Temps de lecture: 4min

Certaines entreprises font le choix de donner gratuitement à leurs salariés le matériel qu'elles détiennent plutôt que de le jeter. Il peut s'agir de matériel acquis par l'entreprise pour ses besoins (mobilier de bureau, ordinateurs…) mais également de produits qu'elle réalise elle-même ou qu'elle vend. Mais, est-ce vraiment opportun pour l'entreprise ? En effet, ce choix n'est pas sans incidence au regard de l'URSSAF car ces « cadeaux » peuvent le cas échéant être assujettis à charges sociales.

Matériel informatique et ordinateurs

La loi de finances pour 2008 contient des dispositions visant à favoriser le don de matériel informatique usagé par les entreprises à leurs salariés, sans que cet avantage soit qualifié de rémunération au sens de la législation sociale. Cette exonération est accordée dans la limite d'un prix de revient global des matériels et logiciels reçus de 2 000 € par an et par salarié (article L242-4-2 du Code de la Sécurité Sociale). Pour être exonérés de cotisations sociales, les matériels informatiques et les logiciels nécessaires à leur utilisation doivent être entièrement amortis comptablement et permettre l'accès à Internet.

L'ACOSS a précisé que le don doit porter sur un ordinateur portable ou fixe complet (unité centrale et périphériques indispensables tels qu'écran, clavier...) et ne peut se limiter à certains équipements (écran seul, par exemple). Par ailleurs, l'ordinateur doit être pourvu de ses logiciels d'exploitation et de navigation sur Internet ainsi que des équipements permettant l'accès à Internet (modem...).

Lettre-circ. ACOSS 2008-31 du 7 mars 2008

Cession gracieuse d'un véhicule de société

Le don d'un véhicule acheté par l'entreprise constitue un avantage en nature entrant dans l'assiette des cotisations sociales. Le montant de cet avantage correspond au prix public TTC du véhicule d'occasion.

La valeur de ce véhicule étant en principe déterminée sur la base de la cote de l'argus automobile.

Exemple.

Une entreprise donne à un salarié une voiture achetée neuve 6500€ en 2008.

La valeur argus de ce véhicule est de 3000€.

L'avantage en nature est donc de 3000€. Les cotisations seront calculées sur cette base.

Autres matériels (matériel de bureau…)

La remise à titre gratuit de mobilier de bureau (fauteuils, armoires… etc.) ou de tout autre matériel qu'il soit amorti comptablement ou pas, ne bénéficie d'aucune tolérance administrative permettant de négliger ce « cadeau ». En effet, peu important que cette fourniture soit exceptionnelle ou d'une valeur modique, celle-ci constitue un avantage en nature soumis à cotisations sociales.

Quel prix de vente d'occasion retenir ?

Il n'existe pas de barème légal du matériel d'occasion car tout dépend de la durée de son utilisation, de son entretien, de son état etc…

Généralement, le prix d'occasion d'un matériel est déterminé sur la base de son prix actuel neuf en appliquant une décote annuelle de l'ordre de 10% par année d'ancienneté.

Exemple.

Une entreprise donne un fauteuil de bureau à un salarié en mai 2012.

Ce fauteuil a été acheté neuf en mai 2008 au prix de 230€.

Valeur de l'avantage en nature : 230 – (230 x 40/100) = 138€.

L'avantage en nature est de 138€.

Fourniture gratuite de produits ou biens fabriqués ou vendus par l'entreprise

La remise gratuite de produits et service réalisés ou vendus par l'entreprise aux salariés constitue un avantage en nature soumis à cotisations. (Circ. DSS/SDFSS 2003-7 du 07 janvier 2003)

L'attribution d'un décodeur et d'un abonnement à titre gratuit à une chaine de TV que commercialise l'entreprise constitue un avantage en nature sauf à justifier que cet avantage est indispensable à l'exercice de l'emploi du salarié concerné. Dans ce dernier cas, cet avantage constituera des frais professionnels (CASS.CIV 2e, 8 oct.2009 n°08-20.707).

De plus, la remise gratuite de produits fabriqués par d'autres sociétés du même groupe sera également considérée comme un avantage en nature soumis à cotisations.

L'ancienne tolérance de l'ACOSS qui consistait à négliger l'avantage en nature lorsque la remise gratuite était occasionnelle et sans importance notable eu égard à la rémunération du salarié concerné ne s'applique plus.

Quelle valeur de l'avantage en nature retenir en cas de matériel neuf ?

Lorsque l'entreprise vend uniquement à des détaillants, il conviendra de prendre le prix public TTC le plus bas pratiqué dans l'année pour la vente du même produit à ses clients détaillants.

Lorsque le produit est habituellement commercialisé dans une boutique, il conviendra de retenir le prix TTC le plus bas pratiqué dans l'année par l'employeur pour la vente du même produit à la clientèle de la boutique.

Cette lettre est réalisée par : Véronique Baroggi, Stéphane Bertrand, Marie-clotilde Lefebvre