Au cours de la période d’essai, l’employeur et le salarié peuvent décider de mettre fin au contrat de travail. Cette rupture s’effectue sans motif ni procédure légale si l'on excepte le respect d'un délai de prévenance.
Comment gérer en paye cette fin de période d’essai ?
La fin de période d'essai initiée par l'employeur
Au cours de la période d’essai, l’employeur et le salarié peuvent décider de mettre fin au contrat de travail. Cette rupture s’effectue sans motif ni procédure légale si l'on excepte le respect d'un délai de prévenance.
Comment gérer en paye cette fin de période d’essai, notamment au regard du délai de prévenance et des documents de fin de contrat ?
A quelle date établir le solde de tout compte ?
Un délai minimal de prévenance doit être respecté lors de la rupture de la période d'essai d’un CDI ou d’un CDD comportant une période d'essai d'au moins une semaine. La durée du délai est fonction du temps de présence du salarié dans l'entreprise (C.trav L 1221-25).
En présence de dispositions conventionnelles fixant d’éventuelles durées de préavis, il conviendra de les comparer avec le délai minimal de prévenance et d'appliquer le délai le plus long au salarié (règle du plus favorable).
Une fois déterminée la durée du délai de prévenance et partant du constat que ce délai ne peut prolonger la période d'essai, renouvellement inclus (C.trav. L 1221-25), 3 situations peuvent se présenter :
Exemple : Période d'essai de 6 mois (du 1er mai au 31 octobre). Rupture de l’essai après 3 mois de présence. Délai de prévenance 1 mois.
a) Le délai de prévenance peut s'insérer dans la période d'essai restant à courir
L'employeur rompt la période d'essai le 16 août.
Le contrat prend fin à l’expiration du délai de prévenance, le solde de tout compte sera établi le 15 septembre au soir.
b) Le délai de prévenance ne peut s'insérer dans la période d'essai
L’employeur rompt la période d'essai le 31 octobre (dernier jour de la période d'essai).
Le contrat prend fin à l’expiration de la période d’essai, le solde de tout compte sera établi le 31 octobre et l'employeur devra verser une indemnité compensatrice équivalente (1 mois).
En effet, le non respect du délai de prévenance ouvre droit pour le salarié, sauf s'il a commis une faute grave, à une indemnité compensatrice.
Cette indemnité est égale au montant des salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait accompli son travail jusqu'à l'expiration du délai de prévenance, indemnité compensatrice de congés payés comprise (C.trav L. 1221-25 modifié par Ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014).
c) Le délai de prévenance ne peut s'insérer que partiellement dans la période d'essai
L’employeur rompt la période d'essai le 15 octobre.
Le contrat prend fin à l’expiration de la période d’essai, le solde de tout compte sera établi le 31 octobre et l'employeur devra verser une indemnité compensatrice de prévenance pour la partie non exécutée.
Comment établir le bulletin de paye ?
Calculer le salaire dû et les éventuelles indemnités à payer
Lorsque la période d'essai prend fin en cours de mois, la rémunération sera calculée en appliquant une retenue strictement proportionnelle à l'absence du salarié.
Il conviendra également de solder ses compteurs (RTT, CP ....).
Proratiser le plafond de sécurité sociale
Lorsque la période d'essai expire (délai de prévenance inclus) en cours de mois, le plafond de sécurité sociale du dernier mois sera décompté en autant de 1/30ème que le salarié a été présent de jours calendaires.
Verser l’indemnité compensatrice
Comme il n'existe aucune position officielle sur la nature juridique de cette indemnité, il semble plus prudent de considérer cette somme comme du salaire et de l'assujettir aux cotisations sociales dans l'attente d'une position de la Cour de cassation.
En ce qui concerne le plafond de sécurité sociale du dernier mois, la question se pose de savoir s'il faut le majorer du nombre de jours correspondant à l'indemnité compensatrice. Il n'existe pas de position officielle sur ce point mais il convient, à notre sens, d'appliquer la même règle qu'en cas de versement d'une indemnité compensatrice de préavis de rupture de contrat.
Exemple : période d'essai de 6 mois (1er mai au 31 octobre).
L'employeur rompt la période d'essai le 31 octobre soit après plus de 3 mois de présence effective.
Salaire brut mensuel : 2 500 €
Indemnité compensatrice de prévenance : 1 mois.
Salaire brut total à verser en octobre : 5 000 € (2 500 € de salaire + 2 500 € d'indemnité compensatrice).
Le plafond de sécurité sociale du mois d’octobre sera de = 6 258 € (3129 € X 2 mois).
NB : après contact pris avec l'AGIRC-ARRCO, il nous a été précisé que l’indemnité compensatrice ne constituait pas une somme isolée et qu'elle devait suivre le régime applicable aux salaires.
Comment remplir l'attestation Pôle emploi ?
Après contact pris auprès de l'UNEDIC, et compte tenu du fait que l'attestation Pôle emploi n'a pas été réactualisée au regard du délai de prévenance, il convient d'utiliser les rubriques afférentes au préavis à savoir la rubrique 4 et, le cas échéant, la rubrique 7.3 sans oublier de bien mentionner la nature de la rupture du contrat " Fin de période d'essai à l'initiative de l'employeur ".
1- Si le délai de prévenance est inclus dans la période d'essai et que le salarié ne perçoit pas d'indemnité compensatrice, l'employeur devra remplir la rubrique 4 de l'attestation et cocher la case "préavis effectué" en indiquant sa période.
2- Si le délai de prévenance n’est pas inclus dans la période d'essai et que le salarié perçoit une indemnité compensatrice, l'employeur devra remplir la rubrique 4 de l'attestation et cocher la case "préavis non effectué payé" en indiquant la période correspondante.
L'indemnité compensatrice de préavis devra être portée en haut de la rubrique 7.3, après le salaire du dernier mois.
