Gérer la paye des salariés en activité partielle, un mécanisme complexe

Un grand nombre d’entreprises doivent faire face à une baisse d’activité liée à l’épidémie de covid-19. Le recours à l’activité partielle permet aux employeurs en difficulté de réduire ou de suspendre temporairement l’activité de leurs salariés, en leur faisant bénéficier d’une compensation financière intégralement prise en charge par l’Etat. En matière de paie, l’application de ce dispositif peut s’avérer complexe car il est inhabituel et a été largement modifié par les mesures gouvernementales. Voici le point de nos experts sur les étapes clés à respecter.

1ère étape : calculer le taux horaire d’activité partielle

Pour compenser la perte de salaire due à la réduction de leur activité, les salariés reçoivent de leur employeur une indemnité égale à 70% de sa rémunération horaire brute (article R.5122-18 du Code du travail). La rémunération à retenir est celle servant d'assiette au calcul de l'indemnité de congés payés (calculée selon la règle du maintien de salaire). Pour calculer cette indemnisation, les primes et l'ensemble des éléments de salaire entrant dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés doivent être pris en compte. Cela concerne les majorations pour travail de nuit, les commissions ou les primes sur objectifs individuels notamment. Cette base de calcul est ensuite ramenée à un montant horaire basé sur la durée légale de travail ou, lorsqu'elle est inférieure, sur la durée collective de travail ou sur celle mentionnée dans le contrat de travail. Pour appliquer la règle du maintien de salaire, la période de référence est, en principe, le mois précédant le chômage partiel (Cass. soc. 23 janvier 2001, n° 98-45725 D).

Calcul de l'indemnité de chômage partiel et en cas de prime variable

Pour les salariés ayant perçu lors de la période précédant l’activité partielle, une part variable ne reflétant pas leur rémunération habituelle, la question est de savoir si le calcul ne doit pas se baser sur une période plus longue, à savoir la moyenne des rémunérations perçues sur les douze derniers mois qui ont précédé le chômage partiel. Il n'existe pas, à notre connaissance de jurisprudence sur ce point mais le Ministère du travail, dans son document Question-Réponse relatif à l’activité partielle mis à jour le 10 avril 2020, a confirmé la règle de la moyenne des 12 derniers mois (§3 page 24).

NB : seules sont prises en compte les primes affectées par l'activité partielle. En revanche, les primes forfaitaires et non affectées par le chômage partiel (d'un montant constant) ne sont pas intégrées dans le calcul du taux horaire d’activité partielle.

Exemple : Un salarié dont la durée collective de travail est de 35h par semaine et dont la rémunération mensuelle de base est de 2500€ + 100€ de prime de nuit. Indemnité horaire due au titre de l’activité partielle : (2600€ / 151,67) x 70% = 11,99€ par heure chômée indemnisable.

Le cas particulier des durées de travail collectives de 39h

En principe, ne sont indemnisées au titre de l’activité partielle que les heures chômées en-deçà de la durée légale de 35 heures hebdomadaires (article R.5122-11 du Code du travail). En effet, les heures supplémentaires chômées au-delà de 35h ne sont pas éligibles à l'indemnisation, sauf dispositions conventionnelles sur l’activité partielle plus favorables. Dans son document Question-Réponse relatif à l’activité partielle, le Ministère du travail précise sans ambigüité que les heures supplémentaires et leur majoration doivent en être exclues (§4-page 24)

Exemple 2 : Un salarié dont la durée collective de travail est de 39h par semaine et dont la base de rémunération mensuelle se compose comme suit : 151,67 heures x 13 € = 1 971,71 € 17,33 heures x 13 € x 1,25 = 281,61 € (majorations de 25% incluses) Soit un salaire brut total 2 253,32 € pour 169h. Pour déterminer le taux horaire auquel sera appliqué le taux de 70%, selon la méthode du Ministère du travail, le taux horaire du salaire de base à retenir est de 151,67h (sans inclure les heures supplémentaires) Taux horaire de la rémunération du salarié : 13€ Montant de l’indemnité horaire d’activité partielle : 70% x 13 € = 9,10 €.

Lors d'une précédente interprétation, nous avions pris le parti de retenir la rémunération brute totale et de la diviser par 169 h (ce qui semblait plus en cohérence avec l’article R.5122-18 du Code du travail (assiette de CP avec prise en compte des HS) et la circulaire du Ministère du travail (Circ. DGEFP, 12 juill.2013-Fiche n°6). Le calcul ainsi obtenu : Taux horaire de la rémunération du salarié : 2 253,32 : 169 = 13,33 € Montant de l’indemnité horaire d’activité partielle : 70% x 13,33 € = 9,33 €. NB : Cette position récente du Ministère du travail est également contraire à celle retenue initialement par plusieurs Direcctes dont la Direccte des Hauts-de-France qui divisait la rémunération brute totale (Heures Supplémentaires incluses) par 151,67h. De même, certains secteurs dont les HCR, par la voix de leurs fédérations patronales, ont laissé entendre que le ministère du travail aurait accepté d’indemniser les salariés de cette branche sur la base de 39h. En l’état actuel, et sous réserve de textes à venir, il nous semble plus prudent d’appliquer la position officielle du Ministère du travail (notamment eu égard au risque de redressement URSSAF).

Le cas des employeurs qui souhaitent indemniser leurs salariés au-delà de 70 %

Les indemnités complémentaires versées par les employeurs au-delà des indemnités légales d’activité partielle sont soumises au même régime social (ord. 2020-346 du 27 mars 2020, art. 11). Attention, ce régime social s’applique uniquement dans la limite de la durée légale de 35 heures hebdomadaires, et non jusqu'à 39h. Le Ministère du travail précise que « les sommes qui seraient versées au titre d’indemnisation d’heures chômées non indemnisables au titre de l’activité partielle car excédant la durée légale du travail sont assujetties, au même titre que les rémunérations, aux cotisations et contributions sociales ». (cf page 14 du topo du Ministère du travail « Dispositif exceptionnel d'activité partielle, précisions sur les évolutions procédurales et questions-réponses » du 3 avril 2020)

2ème étape : quel régime social appliquer aux indemnités de chômage partiel ?

Concernant les cotisations sociales, les indemnités versées au titre de l'activité partielle sont intégralement exonérées de cotisations de sécurité sociale (y compris les cotisations de retraite complémentaire et de chômage). Elles échappent également au forfait social. Toutefois, une exception concerne les salariés relevant du régime local d'Alsace Moselle, pour qui une cotisation maladie supplémentaire de 1,50% est due.

Les cotisations de prévoyance et de mutuelle

La plupart des organismes de prévoyance ont communiqué sur le fait que les cotisations de prévoyance restent dues sur les indemnités d’activité partielle. Cependant, aucun texte ne précisant l'assiette des cotisations prévoyance, mieux vaut se référer au contrat. Pour ce qui concerne la mutuelle, les cotisations correspondantes, souvent forfaitaires, restent dues, même en cas de suspension du contrat de travail par l’activité partielle.

Les prélèvements de CSG et CRDS

En tant que revenus de remplacement, les indemnités de chômage partiel restent soumises à la CSG et à la CRDS aux taux respectifs de 6,20% et 0,50% (CTP 060). Ces deux contributions sont calculées sur la base de 98,25% de l’indemnité versée (soit après application d’un abattement de 1,75%). A noter que les taux réduits et l’exonération de CSG-CRDS ne s’appliquent pas aux indemnités d’activité partielle versées pour les périodes d’emploi de mars et jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard au 31 décembre 2020. Attention au mécanisme d’écrêtement (CTP 616) : le prélèvement de la CSG et de la CRDS sur les allocations d'activité partielle ne peut avoir pour conséquence de réduire le montant net des allocations ou, en cas de cessation partielle d'activité, le montant cumulé de la rémunération nette d'activité et de l'allocation perçue en deçà du SMIC brut (article L. 136-1-2, II, 4° al. 2 CSS). Dans le cas contraire, il faudra réduire le montant des prélèvements jusqu'à garantir le Smic brut (écrêtement de CSG et CRDS). Le précompte doit se faire dans l'ordre suivant : CSG déductible, CSG non déductible, puis CRDS (Circ. DSS, 5 juill. 2002). En résumé, l'exonération s'applique dès lors que le prélèvement de la CSG et de CRDS aboutit à: Indemnité nette d'activité partielle + salaire net d'activité < Smic horaire brut x 35h x 52/12

Exemple : Pour une entreprise dont la durée du travail est de 35 h par semaine. Le montant du SMIC brut est de : 10,15€ x 35 x 52/12 = 1 539,42€. Suite à une réduction d'horaire, un salarié perçoit une rémunération nette d'activité de 1 000€, dont une indemnité d'activité partielle de 550€ brut. La CSG déductible : 550 x 98,25% x 3,80%= 20,53€ La CSG non déductible : 550 x 98,25% x 2,40% = 12,97€ La CRDS : 550 x 98,25% x 0,5% = 2,70€ Soit une allocation nette de 550-36,20 = 513,80€ Le salarié percevra donc une rémunération nette de 1 000+ 513,80 = 1 513,80€ , le prélèvement de la CSG CRDS aboutissant à un montant total net inférieur au SMIC brut. Un écrêtement de la CSG CRDS doit donc être opéré à hauteur de : 25,62 € (1 539,42 – 1 513,80).

Par conséquent, la CRDS (2,70€) et la CSG non déductible (12,97€) ne seront pas prélevées. La CSG déductible devra être précomptée à hauteur de 10,58€ uniquement (au lieu de 20,53€), pour une allocation nette de 550-10,58= 539,42 €, permettant ainsi de garantir le SMIC brut. En conclusion, le principe de l’écrêtement consiste à annuler tout ou partie de la CSG-CRDS pour garantir au salarié un revenu mensuel net au moins équivalent au SMIC brut.

3ème étape : Respecter la rémunération mensuelle minimale (RMM)

Enfin, il faut vérifier que le cumul du salaire net perçu au titre des heures travaillées et des indemnités nettes versées au titre de l'activité partielle n'est pas inférieur au SMIC net mensuel : Salaire net d'activité + Indemnités d'activité partielle = ou > au SMIC net mensuel Si la rémunération mensuelle minimale n'est pas atteinte, l'employeur doit verser au salarié une allocation complémentaire égale à la différence entre le SMIC net et la somme initialement perçue par le salarié.

Exemple : Pour un salarié à temps complet rémunéré au SMIC (soit 1 539,42 € en 2020) placé en activité partielle 70h au cours du mois de mars qui compte 22 jours (soit 154h). Salaire du mois pour les heures travaillées : 1 539,42 – (1 539,42/154x70) = 839,69€, soit après déduction des charges sociales (environ 21 % en 2020) un salaire de 663,35 € nets. L'indemnité d’activité partielle : 10,15 x 70% x 70h = 497,35€ bruts. La CSG et la CRDS ne sont pas prélevées car elles ramèneraient le cumul de la rémunération nette d’activité et des indemnités à un montant inférieur à un SMIC brut. La RMM en 2020 est égale à : (35h x 52/12 x 10,15€) x (1- 0,21) = 1 216,14 € (Smic net en 2020). L’employeur doit donc verser une allocation complémentaire au salarié de : 1216,14 – 663,35 – 497,35 = 55,44€

Cette allocation est soumise au même régime social que l'indemnité d'activité partielle (cf. paragraphe précédent). Attention : dans l’exemple ci-dessus, le montant horaire de l’allocation est volontairement inférieur au taux de 8,03 euro, dans le but d’expliquer le mécanisme de la RMM. Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, le montant horaire minimum fixé à 8,03 € a permet d’écarter la problématique de la RMM pour les salariés rémunérés au SMIC, ou proches du SMIC, qu'ils travaillent à temps plein ou à temps partiel.

4èmé étape : déposer une demande de prise en charge à l'Administration

Après autorisation du recours à l'activité partielle par l'administration, l'employeur dépose sa demande afin d'obtenir le remboursement de tout ou partie des rémunérations versées aux salariés concernés par la réduction d'activité. Ce paiement est effectué par l'ASP (agence de services et de paiement). Contrairement au dispositif prévu hors crise sanitaire, l’allocation d’activité partielle remboursée par l’État à l’entreprise n’est plus forfaitaire. Elle couvre désormais 70% de la rémunération horaire brute du salarié, dans la limite de 4,5 SMIC, quel que soit l’effectif de l’entreprise, pour un montant horaire d'au moins 8,03 €.

Nouvelles mentions obligatoires sur le bulletin de paye

Le bulletin de paie doit désormais comporter une ligne spécifique pour l'activité partielle (Décret 2020-325 du 25 mars 2020, JO du 26). Les nouvelles mentions suivantes doivent donc y être indiquées :

• le nombre d’heures indemnisées,
• le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité horaire reçue par le salarié,
• les sommes versées au titre de la période considérée.

A titre transitoire et pendant une période de 12 mois à compter du 27 mars 2020 (date d’entrée en vigueur du décret), ces mentions peuvent être indiquées dans un document annexé au bulletin de salaire. Certaines situations particulières méritent d'être approfondies (contrats en alternance, jour férié, imputation des absences…). Elles seront traitées dans nos prochains articles d'actualité. Sources légales Ord. 2020-346 du 27 mars 2020, art. 11 Article R.5122-18 du Code du travail Circ. DGEFP, 12 juill.2013-Fiche n°6 Cass. soc. 23 janvier 2001, n° 98-45725 D Article L. 136-1-2, II, 4° al. 2 CSS Circ. DSS, 5 juill. 2002 Décret 2020-325 du 25 mars 2020, JO du 26 Autre article susceptible de vous intéresser : comment gérer l’activité partielle liée au Covid-19 dans les payes d’avril ?