Gestion de la paie : internalisation ou externalisation ?

S'assurer que les salariés reçoivent conformément leur paie en temps et en heure et sans erreur est primordial. Une mauvaise gestion de la paie peut provoquer des situations conflictuelles avec les salariés et mettre en péril la pérennité de l'entreprise (indemnité prud’homales, redressement Urssaf, sanctions pénales…). La gestion de la paie peut être réalisée en interne au sein de l’entreprise ou sous traitée par un prestataire externe, on parle dans ce cas d'une externalisation de la paie. Externaliser la paie consiste à sous-traiter à la fois les compétences humaines et la technologie digitale, internaliser revient à utiliser la solution d'un éditeur avec ses propres ressources internes. Selon les prestataires, l'utilisation de la solution est associée à une assistance sur l'utilisation de la solution et un accompagnement métier, ou à une seule assistance technique. Il existe également des solutions intermédiaires dans lesquelles seule une partie de la paie est externalisée. Parmi ces diverses options, il est difficile pour une entreprise de choisir la solution de paie la mieux adaptée. Si l’externalisation de la paie s'est généralisée au fil du temps, certains la choisissent pour optimiser le coût. D’autres privilégient cette option en raison d'un manque de compétences internes ou d'une préférence pour recentrer les fonctions RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Adaptée à toutes les entreprises, dans quels cas l'externalisation de la paie est-elle la solution la plus adaptée ? Comment l'intégrer dans une réflexion plus globale sur son SIRH ?

Les questions essentielles à se poser avant de réorganiser la fonction paie

Il est nécessaire de cibler ses objectifs en termes de coûts et de processus de gestion de la paie, en fonction de ses besoins et de sa stratégie d'entreprise. Voici les questions essentielles à se poser afin de mesurer la pertinence du choix d'une solution paie :

• Quel est le volume mensuel de bulletins de paie ?
• Quel est le niveau de complexité des bulletins de paie ?
• A combien s'élève le coût de production d’un bulletin de paie ?
• Quelles sont les étapes de votre processus de paie actuel pour lesquelles vous rencontrez des difficultés ?
• Combien ces étapes coûtent-elles en terme de temps et d'efforts ?
• Y a-t-il un fort turn-over ?
• Quel risque votre processus de paie actuel pose-t-il pour votre entreprise ?
• Quel est le degré d’autonomie et de responsabilité souhaité ?
• L’entreprise dispose-t-elle de compétences en interne ?
• Comment le logiciel de paie va t-il s’intégrer à mon SI d'entreprise et / ou à mon SIRH actuel ?

La paie externalisée

Contrairement aux idées reçues, faire appel aux services d'un prestataire paie n'est pas seulement réservé aux entreprises multinationales. Les TPE sous-traitent fréquemment la gestion de leur paie auprès d'un cabinet d'expertise comptable, qui parfois sous-traite lui-même la paie de ses clients à un prestataire tiers. Il existe 3 types d'externalisation de la paie :

• L’externalisation des moyens informatiques Un prestataire effectue la maintenance des outils de paie et d’administration du personnel afin que l’entreprise ne se préoccupe pas de l’hébergement informatique des solutions. L’entreprise dispose d’un accès à distance au logiciel. Le prestataire a une obligation de moyens et non de résultat.

• L’externalisation partielle : la co-production L’externalisation des moyens informatiques ainsi que l’externalisation de processus tels que : la mise à jour légale et conventionnelle, l’édition des bulletins de paie et leur envoi, la réalisation des déclarations sociales, etc. Le prestataire a une obligation de moyen pour l’hébergement informatique et de résultat pour certains processus qui lui sont confiés.

• L’externalisation totale : BPO (Business Process Outsourcing) L’intégralité du processus de paie est confiée à un tiers prestataire. Ce dernier a une obligation de résultat et doit disposer d’une assurance spécifique permettant de couvrir les dommages en cas de sanctions pour non-conformité de la paie.

Les avantages de la paie externalisée

• L’expertise du prestataire La paie est un métier d’expertise nécessitant des connaissances juridiques, sociales et techniques pointues. Celle-ci reste à la charge du prestataire. Les prestataires chargés de la paie sont des spécialistes métiers assurant un service fiable, le risque d’erreur est alors amoindri.

• La transparence des coûts Le coût est défini à l’avance, il est donc possible de budgéter le projet d'externalisation. Des prestations de services annexes sont souvent proposées en options.

• L’accès aux données Accès aux données à travers un espace en ligne, en ayant la possibilité de suivre et d’extraire vos données et d’éditer des rapports. Pour la gestion de vos paies et de vos DSN, un gestionnaire dédié suit votre dossier et répond à vos interrogations.

• La veille juridique et réglementaire Les taux de charges sociales et les conventions collectives sont en perpétuelle évolution. En externalisant, la production de la paie est juste grâce aux mises à jour en temps réel des évolutions conventionnelles et légales afin de rester conforme à la législation en vigueur.

• Le gain de temps Plus de contraintes techniques, administratives, et contentieuses rencontrées habituellement. Ainsi, le temps gagné permet de mobiliser les meilleures ressources sur des activités liées au cœur de métier.

La paie internalisée

L’externalisation de la paie représente souvent un coût conséquent pour les PME. Dans ce cas, l’internalisation de la paie est l’option la plus souvent privilégiée. L’entreprise investit dans un logiciel complet utilisé en interne pour traiter tous les processus de gestion de la paie : administration du personnel, génération des bulletins de salaire, déclarations fiscales et sociales. Elle fait l’interface en directe avec la comptabilité.

Les avantages de la paie internalisée

• Une meilleure connaissance des salariés La gestion de la paie implique de gérer différentes données sur les salariés. La proximité avec les collaborateurs permet une meilleure connaissance des salariés et des spécificités des dossiers.

• L'autonomie et un meilleur contrôle Un accès en toute autonomie aux modifications de paramétrage de l'outil de paie (par exemple la modification du planning de paie), il n'y a donc pas de dépendance à un tiers.
• L'optimisation des coûts Au vue du prix moyen d’un bulletin de paie, la mise en place d’un système de gestion de paie internalisée peut être rentabilisable en quelques mois, en fonction du nombre de salariés.