L'application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels : les principes et les changements depuis le BOSS

L'employeur peut, pour une liste limitative de professions, pratiquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS) à l'assiette des cotisations.

Sont concernées les professions prévues à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

Le BOSS précise dorénavant que pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, le salarié doit, même s'il fait partie de la liste, supporter effectivement des frais, lors de son activité professionnelle. L'employeur devra apporter les justificatifs le démontrant. A défaut de frais engagés, la déduction forfaitaire spécifique n'est pas applicable.

Cette disposition entre en vigueur au 1er avril 2021, toutefois en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu'au 31 décembre 2021, il n'y aura pas de redressement mais une demande de mise en conformité pour l'avenir de l'URSSAF.

Le principe de la DFS est l'application sur le salaire brut du salarié d'un abattement (représentatif de frais professionnels) dont le pourcentage varie selon la profession. Il est, par exemple, de 30% pour les journalistes ou les VRP.

C'est donc sur un salaire brut abattu que les cotisations de sécurité sociale s'appliquent.

La déduction est liée à la profession exercée par le salarié et non à l'activité de l'entreprise.

La déduction forfaitaire est limitée à 7600 euros par salarié et par année civile. Si le plafond est atteint en cours d'année, l'abattement ne s'applique plus pour le reste de l'année.

En cas d'absence ou de congé rémunéré ou non, la DFS ne s'applique que sur la rémunération correspondant à du travail effectif. Si le salarié est absent sur un mois complet, elle n'est pas appliquée sur ce mois.

…Mais avec réintégration des frais professionnels

La base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, primes et avantages en nature y compris les indemnités versées au salarié au titre de remboursement de frais professionnels (remboursement au réel ou allocations forfaitaires) ou les frais pris en charge directement par l'employeur. La déduction s'applique ensuite.

Exemple :

Un salarié perçoit une rémunération mensuelle de 2000 euros. Ce salarié a bénéficié d'un remboursement de ses frais professionnels d'un montant de 100 euros. La profession de ce salarié permet d'appliquer un abattement forfaitaire de 10%.

Sans application de la déduction forfaitaire, la base de calcul des cotisations est de 2000 euros.

En cas d'application de la déduction forfaitaire, l'assiette des cotisations est la suivante :

(2000 +100) x 90% =1890 euros.

Il existe cependant des exceptions à cette réintégration des frais professionnels (liste limitative en annexe de l'arrêté du 25 juillet 2005) notamment pour :

- les indemnités de grand déplacement allouées aux ouvriers du bâtiment ;

- la prise en charge obligatoire des frais de transport domicile - lieu de travail ;

- la contribution patronale à l'acquisition des titres restaurants dans les limites prévues à l'article L 131-4 du CSS ;

- les allocations ou remboursement de certains frais professionnels des journalistes professionnels.

Le BOSS précise également à titre de tolérance, qu'en cas d'application de la déduction forfaitaire spécifique, n'a pas à être compris dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale:

- la prise en charge des frais de transport des ouvriers à l'occasion des voyages de début et fin de chantier ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics qui constituent des frais professionnels se rapportant directement à la situation de grand déplacement ;

- l'avantage résultant de la mise à disposition par l'employeur, d'un véhicule de transport en commun à destination des salariés pour les conduire sur le lieu de travail.

A noter : dans le BOSS, la notion de frais d'entreprise disparait. Ceux-ci sont rattachés aux frais professionnels et devront donc être réintégrés dans l'assiette des cotisations en cas d'application de la déduction forfaitaire spécifique.

Une option qui n'est pas appliquée de manière automatique

Cette option peut être mise en place par accord collectif ou lorsque le CSE a donné son accord.

A défaut, l'employeur doit recueillir chaque année l'accord individuel du salarié par tout moyen (procédure d'information individuelle du salarié par tout moyen donnant date certaine avec coupon réponse d'accord ou de refus, contrat de travail, avenant au contrat de travail). Si le salarié ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord. En revanche, si l'employeur ne justifie pas d'avoir consulté ou informé au préalable son salarié sur l'option pour la déduction, il ne pourra pas se prévaloir d'un accord tacite.

L'employeur doit, à cette occasion, informer les salariés des conséquences de l'application de la DFS, notamment sur la validation de leurs droits à la retraite et aux indemnités journalières de sécurité sociale. Il doit être en mesure d'apporter la preuve de cette information.

Que le salarié accepte l'option ou la refuse, cela prend effet à compter de l'année civile suivante.

L'obligation d'obtenir chaque année l'accord du salarié entre en vigueur au 1er janvier 2022 (en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu'au 31 décembre, l'URSSAF demandera une mise en conformité pour l'avenir).

Sur quelles cotisations appliquer l'abattement ?

La DFS s'applique sur les cotisations de sécurité sociale, sur les cotisations de retraite complémentaire et chômage (sauf pour les journalistes, pour + d'info contacter nos experts), sur les prélèvements dont l'assiette est alignée sur celles des cotisations de sécurité sociale (versement mobilité, cotisations FNAL, participation formation continue…)

La déduction forfaitaire spécifique ne s'applique pas à la CSG CRDS, l'assiette de la CSG-CRDS obéissant à des règles particulières.

Attention à l'assiette minimale

L'application de l'abattement pour frais professionnels ne doit pas aboutir à cotiser sur un montant inférieur à l'assiette minimale à savoir le SMIC plus les indemnités, primes ou majorations s'y ajoutant le cas échéant en vertu d'une disposition législative ou règlementaire.

Selon le BOSS, les éléments de rémunération prévus par une disposition conventionnelle n'ont pas à être pris en compte pour déterminer l'assiette minimale.

L'assiette minimale concerne tous les salariés pour qui le smic s'applique et s'apprécie à chaque paie. Les VRP multicartes en sont exclus puisque la réglementation relative au SMIC ne leur est pas applicable.

Exemple :

Un salarié à 35 heures perçoit une rémunération mensuelle de 1560 euros. Ce salarié a bénéficié d'un remboursement de ses frais professionnels d'un montant de 90 euros. La profession de ce salarié permet d'appliquer un abattement forfaitaire de 10%.

Sans application de la déduction forfaitaire, la base de calcul des cotisations est de 1560 euros.

En cas d'application de la déduction forfaitaire, l'assiette des cotisations est la suivante :

(1560 +90) x 90% =1485 euros.

Cette base de cotisations étant inférieure au SMIC, l'employeur devra cotiser sur la base du SMIC à savoir sur 1554,58 euros.