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Le déroulement d'un audit d'organisationnel

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Le déroulement d'un audit d'organisationnel

L'audit organisationnel a pour objectif d'identifier les points d'amélioration dans le fonctionnement d'une entreprise. La procédure passe par la réalisation d'un diagnostic duquel découlent des recommandations à suivre, priorisées et mises en œuvre au sein d'un plan d'actions. Voici les différentes étapes d'un audit organisationnel.

Pourquoi faire un audit organisationnel ?

Les dysfonctionnements d'organisation ont un coût pour l'entreprise qui se traduit par une activité ralentie ou chaotique par rapport aux objectifs. Il est donc primordial d'identifier les raisons de cette désorganisation en usant d'une méthodologie en amont, sans se précipiter et zapper la phase de réflexion. L'audit d'organisation est à la fois un outil et une méthode d'analyse. Mais quand faut-il procéder à ce type d'audit ? On relève trois situations :

  • lorsque l'entreprise est en phase de transition (nouvelle mission, nouveaux outils, etc.) nécessitant une réorganisation du travail ;
  • lorsque l'entreprise constate une baisse de sa productivité et cherche les causes de cette chute d'efficacité de son organisation ;
  • lorsque l'entreprise cherche à optimiser ses performances actuelles en repérant des sources d'amélioration.

 

Plusieurs approches existent comme le reengineering (repartir de zéro) ou l'amélioration continue (technique du pas-à-pas) définie par la norme ISO 9000.

Comment faire un audit organisationnel ?

L'audit organisationnel s'articule autour de trois phases temporelles : l'avant, le pendant et l'après.

Avant l'audit organisationnel : la préparation

La préparation de l'audit donne l'impulsion sur la suite. Passer trop rapidement peut conduire à de mauvaises solutions d'où l'importance de :

  • définir avec précision l'objectif de l'entreprise : réduire les coûts ? accroître la qualité des services ? ;
  • déterminer la nature, le contexte et le domaine de l'audit en circonscrivant le périmètre d'actions : l'audit d'organisation concerne-t-il un processus particulier, un service ou l'organisation dans sa globalité ? ;
  • constituer son équipe avec des auditeurs internes ou des auditeurs externes, les deux ayant leurs atouts et leurs inconvénients ;
  • planifier les différentes actions avec la prise de rendez-vous, la préparation d'entretiens individuels ou collectifs, le travail d'un questionnaire type guide d'interview, l'anticipation des réticences des collaborateurs, et la collecte et la centralisation de la documentation.

Pendant l'audit organisationnel : le diagnostic

Le diagnostic est la concrétisation de l'audit et consiste notamment à :

  • lire, analyser et synthétiser les documents pour chercher les preuves des dysfonctionnements ;
  • effectuer les entretiens avec les salariés et les équipes pour noter les relations et le rôle de chacun dans le quotidien, et ainsi dévoiler les points de tension et de frictions ;
  • faire une analyse AFOM (atouts, faiblesses, opportunités, menaces) de l'entité ;
  • rédiger le compte-rendu et restituer le diagnostic de l'audit organisationnel.

Après l'audit organisationnel : les recommandations

L'audit donne lieu à des préconisations pour mettre en place des mesures afin d'améliorer l'organisation de l'entreprise :

  • identifier, sélectionner et présenter les préconisations ;
  • tracer les pistes d'actions à suivre ;
  • établir le plan de communication auprès des équipes sur les principaux résultats de l'audit organisationnel ;
  • mettre en place des indicateurs de suivi des performances (KPI) pour évaluer l'efficacité du plan d'actions.

Pour vous accompagner dans cette démarche, SVP déploie un service d'audit à distance. Si vous désirez en savoir plus sur cet outil, contactez un expert SVP !


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