Le télétravail et la paie : points de vigilance

Face à la flambée de l’épidémie de Covid-19, les restrictions sanitaires se suivent et tendent à s'installer dans le temps, obligeant les entreprises à s'adapter au travail à distance. Outre les questions d'organisation, le télétravail a également des impacts en paie et génère de nombreuses questions, notamment sur la prise en charge des différents frais occasionnés pour les collaborateurs. Si le télétravail est présenté comme l’un des principaux leviers pour lutter contre la propagation du coronavirus, son cadre juridique n'en a pas pour autant été modifié. En effet, en cas d’épidémie, le code du travail prévoit déjà que l’employeur peut recourir au télétravail pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Il peut dans cette hypothèse l’imposer aux salariés puisqu’il s’agit dans ce cas d’un simple aménagement du poste. Rappelons :

• qu’en pratique et en dehors de toute crise sanitaire, le télétravail peut être mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte, par un accord entre le salarié et l’employeur, formalisé par tout moyen.
• que le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise. Il bénéficie donc de droits et avantages similaires à ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Mais comment traiter en paie cette situation ? C’est l’objet du présent dossier.

L’employeur doit-il fournir et assurer la maintenance des équipements nécessaires au télétravail ?

En principe, les équipements nécessaires au télétravail (ordinateur portable, imprimante, etc.) peuvent soit appartenir au salarié, soit être fournis par l'employeur. L’employeur est tenu légalement d'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions. L'employeur peut ainsi limiter l'utilisation du matériel informatique qu'il a fourni à un usage exclusivement professionnel. L'article 7 de l'Accord national interprofessionnel prévoit, en revanche, pour les entreprises auxquelles il s'applique et qui appartiennent à un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, ex-CGPME, ex-UPA) que, sous réserve, lorsque le télétravail s'exerce à domicile, de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l'employeur doit fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail. Si, exceptionnellement, le télétravailleur utilise son propre équipement, l'employeur doit en assurer l'adaptation et l'entretien. Dans tous les cas, l'employeur fournit au télétravailleur un service approprié d'appui technique. Le télétravailleur doit, quant à lui, en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, en aviser immédiatement l'entreprise selon les modalités qu'elle a fixées et prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Les coûts liés au télétravail doivent-ils être pris en charge par l’employeur ?

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 a supprimé l’obligation légale de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci. Toutefois, l'employeur n'est pas dispensé, de toute obligation à ce titre :

• D'une part, le Code du travail envisage expressément l'application au télétravailleur des règles protégeant les travailleurs à domicile et ces derniers ont droit à la prise en charge de leurs frais d'atelier ;
• D'autre part, l'obligation de prise en charge des frais professionnels est prévue sans restriction par la jurisprudence et celle-ci, de portée générale, devrait couvrir les télétravailleurs.

Par ailleurs, l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005, obligatoire pour les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CPME, UPA), impose une prise en charge de certains coûts en cas de télétravail régulier. Le télétravail « régulier» s’entend ici d’un télétravail effectué de façon régulière hors des locaux de l’entreprise, par opposition au télétravail ponctuel. Rappelons que si un accord collectif d’entreprise traite du sujet des frais de télétravail, ses dispositions priment sur celles de l’ANI de 2005 même si elles sont moins favorables aux salariés, en application des règles de primauté entre accords collectifs issues des ordonnances Macron.

Prise en charge des frais de télétravail : la position du ministère

Dans son document questions/réponses mis à jour le 9 novembre dernier, le ministère du Travail a supprimé la question relative à la prise en charge des frais liés au télétravail. Pour mémoire, il y était indiqué que l’employeur n’est pas tenu de verser au salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si un accord collectif ou une charte le prévoit. En tout état de cause, ce document questions/réponses du ministère n’a pas la valeur d’une loi, d’un décret ni même celle d’une circulaire. Si ces précisions peuvent être des aides pratiques, les juges pourront toujours adopter une autre interprétation à l’occasion d’un contentieux. En d’autres termes, le document questions/réponses n’est pas en lui-même une garantie en cas de litige. La vigilance reste donc de mise.

Dans quelles conditions les frais liés au télétravail sont-ils exonérés ?

Indépendamment de la position du ministère du Travail, certains employeurs remboursaient déjà des frais de télétravail ou ont décidé de certaines prises en charge. À cet égard, depuis 2003, les frais engagés par un salarié en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, peuvent être remboursés en exonération au titre des frais professionnels sur justificatifs de la réalité des dépenses. Pour l’essentiel, trois catégories de frais peuvent être identifiés : -les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ; -les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ; -les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (papier, cartouches d’encre, etc.). L’administration a dressé un tableau des modalités d’évaluation des frais en cause. Elles peuvent être consultées sur le site Internet du réseau des URSSAF. Par ailleurs, depuis une information du 18 décembre 2019, le réseau des URSSAF admet, au titre d’une tolérance dénuée de valeur juridique opposable, que l’employeur puisse rembourser les frais sous la forme d’allocations forfaitaires, en franchise de cotisations, dans la limite globale de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (20 € par mois pour 2 jours par semaine, 30 € par mois pour 3 jours par semaine, etc.), sans justificatif. En cas d'option pour les frais réels, l'exonération de cotisations porte sur la totalité du remboursement ou de la prise en charge octroyée au salarié, dès lors que des pièces justificatives des dépenses sont produites. Sur son site, l’URSSAF rajoute que lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération de frais professionnels engagés par un salarié utilisant son propre matériel. En outre, en cas de pandémie grippale et de recours au télétravail, si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exonérée de cotisations sociales quel que soit ce temps professionnel. Si, au contraire, l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Peut-on récupérer les véhicules de fonction en cas de télétravail ?

Depuis la crise sanitaire, certains salariés sont passés en télétravail quasiment à temps plein. Quid des véhicules de fonction ? L’employeur ne peut pas supprimer unilatéralement un avantage en nature, car il constitue un élément de rémunération. Ainsi, la suppression d’un véhicule de fonction est une modification du contrat. Dès lors, l’employeur doit obtenir l’accord du salarié pour modifier ou supprimer l’attribution du véhicule de fonction.

Est-ce que les télétravailleurs ont droit aux tickets-restaurant ?

La position du ministère du travail

Dans la version actualisée du document questions/réponses du 9 novembre, le ministère du Travail rappelle que les télétravailleurs doivent bénéficier des titres-restaurant au même titre que les autres salariés de l’entreprise. Il a purement et simplement supprimé les développements issus de la version du 5 novembre prévoyant une modulation possible selon des critères objectifs, et notamment en fonction de l’éloignement du domicile.

La position de l'URSSAF et de la jurisprudence

Selon le site internet des Urssaf, le télétravailleur est un salarié à part entière. Il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant au sein de l'entreprise, notamment concernant les avantages sociaux (titres-restaurant, chèque-vacances…). Dès lors, si les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l'entreprise bénéficient des titres-restaurant, le télétravailleur y a aussi droit si ses conditions de travail sont équivalentes. Ainsi, si sa journée est organisée en 2 vacations entrecoupées d'une pause réservée à la prise d'un repas, il doit recevoir un titre-restaurant. Toutefois, il n'est pas certain que la Cour de cassation adopte une position aussi tranchée puisqu'elle admet que l'employeur puisse prévoir une tarification différente en fonction de l'éloignement du lieu de travail par rapport au domicile des salariés (Cass. soc. 22 janvier 1992 n° 88-40.938) :

Le télétravailleur à domicile peut-il prétendre au versement d'une indemnité d'occupation ?

Selon une jurisprudence constante, les juges ont posé le principe selon lequel « l'occupation, à la demande de l'employeur, du domicile du salarié à des fins professionnelles constitue une immixtion dans la vie privée de celui-ci et n'entre pas dans l'économie générale du contrat de travail ». Si le salarié qui n'est tenu ni d'accepter de travailler à son domicile, ni d'y installer ses dossiers et ses instruments de travail accède à la demande de son employeur de travailler à son domicile, celui-ci doit l'indemniser de la sujétion constituée par l'utilisation d'une partie de son domicile pour les besoins de son activité professionnelle et prendre en charge les frais engendrés par cette utilisation. Cette jurisprudence, établie pour un commercial itinérant, pourrait être transposée dans le cas d’un télétravail mis en place à l’initiative de l’employeur. Le salarié peut aussi prétendre à une indemnité au titre de l'occupation de son domicile à des fins professionnelles dès lors qu'un local professionnel n'est pas mis effectivement à sa disposition. La solution serait en revanche différente si le salarié sollicitait de travailler à domicile alors qu'un local professionnel est effectivement mis à sa disposition par l'employeur. Le montant n’a cependant pas été fixé par la jurisprudence. C’est donc à l’employeur de le déterminer. Mais la jurisprudence de la Cour de cassation sur ce point s'est affinée. Elle a considéré que le montant de celle-ci devait tenir compte du taux d'occupation en termes de temps et d'espace du domicile des salariés à des fins professionnelles, avant de reconnaître que l'occupation du logement à des fins professionnelles résultant du stockage du matériel professionnel ne varie ni en fonction du temps de travail effectif ni, s'agissant de salariés détenant des mandats de représentants du personnel, en raison de l'utilisation des heures de délégation. Ainsi, si le matériel professionnel reste au domicile du salarié même en dehors de son temps de travail, alors l'indemnité d'occupation ne devrait pas dépendre du taux d'occupation du domicile à des fins professionnelles mais du taux d'occupation du matériel professionnel stocké au domicile. Attention, compte tenu du contexte particulier, les juges pourraient modifier leur jurisprudence ou circonstancier leur versement.

L'employeur doit-il prendre en charge les frais de transport domicile-travail des télétravailleurs ?

Le document questions/réponses spécifique au télétravail actualisé le 9 novembre 2020 aborde la question des abonnements mensuels ou hebdomadaires souscrits par les salariés à des transports publics. Il y est rappelé que l’employeur doit prendre en charge 50% du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Ainsi, le salarié qui n’utilise pas les transports publics (soit parce que son domicile lui permet de faire le trajet à pieds ou parce qu’il utilise un véhicule personnel) n’est pas éligible à la prise en charge. Le ministère poursuit en indiquant que cette obligation s’applique lorsque le télétravail s’effectue par alternance, par exemple 1 ou 2 jours par semaine ou une semaine sur deux : l’employeur doit alors prendre en charge dans les conditions habituelles les titres d’abonnement qui ont été utilisés au moins une fois pour le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié, sans abattement des jours en télétravail. En effet, le montant de l’abonnement n’est pas modifié. Néanmoins, rajoute-t-il, lorsque le salarié est placé en situation de télétravail à domicile « en continu » sur le mois ou la semaine, l’employeur n’est pas tenu à cette obligation de prise en charge, dès lors que le salarié n’a eu à effectuer aucun trajet entre son domicile et son lieu de travail au moyen de son abonnement de transports durant la période considérée. Enfin, le ministère du travail invite les employeurs à maintenir la prise en charge partielle des abonnements de transport des salariés titulaires d’un abonnement annuel, qui n’ont pu procéder à la suspension de leur contrat d’abonnement pour le mois non utilisé et ont donc supporté son coût.

• Utilisation d'un véhicule personnel

Lorsque le salarié utilise son véhicule pour se rendre dans l'entreprise, l'employeur peut le rembourser de ses frais. Ce n'est pas une obligation. En principe, et sauf disposition contractuelle ou conventionnelle contraire, ce remboursement n'a pas lieu d'être pendant les jours télétravaillés.

Couverture collective et obligatoire des frais de santé : quid des télétravailleurs ?

Un régime de remboursement des frais de santé réservé aux seuls salariés en télétravail ou à ceux travaillant sur site serait dépourvu de caractère collectif. La contribution patronale finançant ce régime ne pourrait donc pas bénéficier de l'exonération plafonnée de cotisations de sécurité sociale prévue par ce texte. Ce caractère collectif suppose que l'ensemble des salariés ou une catégorie d'entre eux définie à partir de critères objectifs bénéficie des garanties. Or, le travail à domicile ou le télétravail ne figure pas parmi les critères admis par ce texte. De plus, concernant les prestations de prévoyance complémentaire, le fait de prévoir des garanties plus favorables au bénéfice de certains salariés en fonction des conditions d'exercice de leur activité ne remet pas en cause le caractère collectif de ces garanties. La Cour de cassation ne s'est pas encore prononcée sur le point de savoir si des garanties plus favorables peuvent être prévues pour les salariés sur site ou, au contraire, en télétravail en vertu de cet article. En outre, la couverture des frais de santé excluant les travailleurs à domicile est dépourvue de caractère collectif dans la mesure où l'employeur ne démontre pas que ces travailleurs étaient dans une situation différente de celle des salariés travaillant dans les locaux au regard des frais de santé. Sources légales Article L 1222-11 du code du travail Article L 1222-9 du code du travail Article L 1222