Les bonnes pratiques pour mener un entretien professionnel

Si vous êtes recruteur ou responsable des Ressources Humaines, il y a fort à parier que vous soyez amené à gérer des entretiens d’embauche et/ou des entretiens individuels. Ce type de rendez-vous est souvent jugé stressant par les candidats et les salariés, mais être « de l’autre côté » de la barrière n’est pas facile non plus ! Cet article vous partage quelques bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels (entretiens de recrutement et entretiens annuels individuels).

Entretien individuel : les bonnes pratiques à connaître

Même s’il s’agit d’une rencontre obligatoire entre les collaborateurs et l’employeur, l’entretien individuel peut être tout aussi intimidant que l’entretien d’embauche, car il s’agit d’un moment très important dans le parcours d’un salarié. C’est pourquoi cet entretien annuel d’évaluation ne doit en aucun cas être pris à la légère. La meilleure pratique est de rester concentré sur les enjeux de l’entretien individuel, à savoir :

• la validation des compétences acquises par le salarié ;
• l’évaluation de la performance et l’atteinte des objectifs fixés.

En matière de gestion des entretiens, votre rôle en tant que RH ou manager est :

• d’expliquer les objectifs donnés au salarié ;
• vous assurer que ces objectifs soient bien compris et atteints ;
• de mettre en avant les compétences du salarié ;
• d’identifier les éventuelles difficultés dans son travail ou la perte de motivation.

Tirez ensuite les bonnes conclusions de cet échange. Votre salarié veut-il davantage d’autonomie dans son travail ? Souhaite-t-il une augmentation de salaire qui vous semble légitime ? Aimerait-il commencer une formation ou avoir la possibilité de télétravailler ? Les possibilités sont presque infinies en fonction de chaque collaborateur.

Entretien d’embauche : les 4 étapes à respecter

La gestion des entretiens de recrutement quand on est recruteur implique de respecter 4 étapes bien précises (que vous pratiquiez vos recrutements en distanciel ou en présentiel).

Étape 1 : Accueillir le candidat

Veillez à recevoir chacun de vos candidats dans un endroit calme et propice à l’échange. L’idéal est de réserver une salle afin de ne pas être interrompu en plein entretien. Commencez le rendez-vous en vous présentant brièvement et en rappelant le contexte de cet entretien professionnel. Puis, expliquez comment va se dérouler l’échange (vous pouvez d’ailleurs le résumer grâce à ces 4 étapes). La préparation de cette première étape d’évaluation est primordiale : elle conditionne à elle seule la qualité de la rencontre professionnelle. Instaurer un climat de confiance dès les premières minutes, c’est donner une image bienveillante de votre entreprise. Cela aide également les candidats à déstresser (un candidat stressé est plus difficile à cerner).

Étape 2 : Laisser la parole au candidat (tout en menant l’entretien)

C’est au tour du candidat de se présenter en détail. Laissez-le dérouler la présentation de son parcours et de ses compétences. Ces informations vont vous permettre de comprendre si la personne correspond au poste pour lequel vous êtes amené à recruter. Si vous n’arrivez pas à cerner certains points du discours du candidat, pensez à revenir dessus en lui posant des questions. Il est également intéressant de lui demander des détails sur ses centres d’intérêt afin de comprendre sa personnalité.

Étape 3 : Échanger sur le poste et sur l’entreprise

C’est un moment essentiel de l’entretien, car il sert à comprendre les motivations du candidat à rejoindre l’entreprise dans le contexte du poste en question. Vous pouvez lui demander de résumer ce qui lui semble intéressant dans le descriptif. S’il vous pose des questions, c’est bon signe : le candidat doit se projeter concrètement dans le poste et dans l’entreprise. Reprenez ensuite la parole pour compléter les informations : contexte du recrutement, service en question, interlocuteurs, management, objectifs, missions, etc.

Étape 4 : Résumer l’échange et expliquer la suite du processus

À la fin de l’échange, nous vous invitons à faire un rapide bilan (ne vous sentez pas obligé de vous prononcer sur une candidature si vous n’êtes pas encore fixé). Vous pouvez préciser au candidat quels sont ses atouts pour le poste, mais aussi les éventuelles réserves concernant sa candidature. Puis, venez-en aux prochaines étapes du processus de recrutement. Même si vous ne savez pas encore si le candidat est retenu à ce stade, il est important d’évoquer les potentielles étapes à venir (échéances et interlocuteurs). Une fois que vous avez remercié le candidat, nous vous conseillons de prendre le temps de vous isoler et de noter vos impressions à chaud. Afin de garder une trace écrite, formalisez ces notes dans un logiciel de gestion des entretiens professionnels (ATS ou SIRH).

Une bonne gestion des entretiens repose sur un outil SIRH efficace

Qu’il s’agisse de l’entretien de recrutement ou de l’entretien annuel individuel, et même de tout type d’entretien RH que vous êtes amené à gérer, la réussite implique une bonne compréhension de l’autre. Et pour bien comprendre vos (futurs) collaborateurs, encore faut-il avoir une gestion efficace des données les concernant. Par ailleurs, la gestion des entretiens RH comporte de nombreuses tâches administratives particulièrement chronophages (et répétitives !). La plupart de ces tâches sont automatisables via un logiciel de gestion des ressources humaines clés en main. Le but : vous faire gagner énormément de temps et être certain de ne rien oublier dans la gestion de vos entretiens. C’est ce que nous vous proposons chez SVP SIRH, notamment avec le module Gestion des entretiens professionnels – Entretiens & objectifs. Il s’agit d’un logiciel efficace qui vous aide à :

• construire vos grilles d’entretiens individuels ;
• analyser les retours de vos collaborateurs ;
• gérer vos entretiens RH depuis un seul logiciel.

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