Les étapes de mise en œuvre d'un projet SIRH

Vous souhaitez mettre en place un projet SIRH dans votre entreprise ? C’est une excellente idée ! Un Système d’Information Ressources Humaines va vous aider à centraliser l’ensemble des données et des processus RH. À condition de bien faire les choses, car la mise en œuvre d’un projet SIRH est loin d’être anodine. Afin de vous aider, cet article vous propose 4 étapes pour déployer un SIRH en bonne et due forme.

Étape n° 1 : Créer une équipe projet dédiée

Avant même de choisir le logiciel SIRH que vous allez utiliser dans votre entreprise, il faut créer une équipe projet en interne. La mise en place d’un tel outil n’est pas anodine, il faut adopter une approche de gestion de projet. L’équipe aura donc la responsabilité de gérer le pilotage du projet du début à la fin. L’équipe projet doit réunir les parties prenantes impactées par l’arrivée du SIRH dans l’entreprise. Des personnes issues du service RH doivent être présentes, mais il faut aussi que votre DSI soit représenté, ainsi que des personnes issues du management opérationnel : elles seront chargées de communiquer, de suivre et de former les salariés sur le terrain. Le département financier doit lui aussi être consulté dans le cadre de la mise en œuvre du projet SIRH. Il n’est d’ailleurs pas rare que la gestion d’un tel projet soit confiée au DAF de l’entreprise. Dans tous les cas, un chef de projet doit être désigné. Il aura la responsabilité de coordonner les différents acteurs du projet, tout en organisant et en animant les réunions relatives à la mise en place du SIRH.

Étape n° 2 : définir un cahier des charges précis

En plus d’une équipe, un tel projet digital implique de définir un planning, ainsi qu’un budget à consacrer au SIRH. Pour vous assurer de respecter ce dernier, il est fortement recommandé de préciser vos besoins dans le cadre d’un cahier des charges. Celui-ci doit comporter trois familles d’éléments : fonctionnels, techniques et financiers. Lors des comités de projet SIRH, le chef de projet y collectera et y formalisera les besoins identifiés collectivement. Pour cela, il est judicieux de se poser les questions suivantes :

• Quels départements sont concernés (administration du personnel, gestion de la paie, recrutement, communication RH, etc.) ?
• Quels processus vont être automatisés via le SIRH ?
• De quelles fonctionnalités avez-vous vraiment besoin ? Lesquelles sont optionnelles ?
• Quel mode d’hébergement souhaitez-vous pour le SIRH (dans les locaux ou en mode SaaS) ?
• Quels seront les logiciels et les CRM impactés par l’arrivée du SIRH ? Sont-ils techniquement compatibles ?
• Voulez-vous êtes accompagné techniquement ? Juridiquement ?
• Quel est le ROI (retour sur investissement) souhaité pour ce projet RH ?

Étape n° 3 : choisir le prestataire adapté

La mise en œuvre d’un projet SIRH implique de choisir judicieusement le partenaire qui va vous accompagner dans le déploiement de cette solution digitale. Ce n’est pas un choix anodin : tous les SIRH ne se valent pas. Heureusement, on ne change pas d’outil SIRH chaque année. En plus de la compatibilité technique du SIRH avec vos logiciels actuels, vérifiez la fiabilité de l’entreprise qui le propose. Vous pouvez consulter les témoignages des clients, ainsi que les mesures proposées en matière de sécurité des données. Les données RH étant très sensibles par nature, il faut que le prestataire vous assure de leur protection. Pour faire le bon choix, nous vous invitons à dresser une liste de critères comparatifs en fonction des différents éditeurs de SIRH que vous avez retenus. En passant chacun d’eux au crible des besoins que vous avez dressés à l’étape 2 (et en fonction de votre budget), vous serez à même d’identifier la solution de gestion qu’il vous faut.

Étape n° 4 : communiquer avant, pendant et après le projet SIRH

Cette méthodologie de mise en œuvre d’un projet SIRH serait incomplète si nous ne parlions pas d’un aspect essentiel : la communication. Communiquer est bien souvent ce qui fait la différence entre le succès et l’échec dans la conduite de projets en entreprise. Une campagne de communication complète doit être déployée avant même l’arrivée de l’outil SIRH dans les locaux. Il faut la centrer sur l’accompagnement au changement, pour rassurer et répondre aux questions. Pendant la phase de déploiement du SIRH, l’accompagnement doit être une réalité afin d’aider les utilisateurs à prendre en main l’outil en toute sérénité. N’hésitez pas à personnaliser cet accompagnement dans le cas où certains salariés auraient des difficultés particulières. Bien sûr, cet accompagnement doit être poursuivi autant que nécessaire, y compris après la mise en œuvre du projet SIRH dans l’entreprise. Avec ces 4 étapes, vous réussirez à mener à bien le déploiement de votre SIRH. Chez SVP SIRH, nous vous proposons justement un SIRH souple et modulaire. Son but : s’adapter précisément à tous vos besoins. Contactez-nous directement afin de nous poser toutes vos questions.