Logiciel de gestion des compétences : comment choisir ?

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences devient un enjeu déterminant pour les services des Ressources Humaines. De la qualité de la GPEC dépend une grande partie de la productivité de l’entreprise tout entière. En effet, les compétences des collaborateurs sont un facteur de compétitivité essentiel et de nombreuses solutions digitales se développent autour de ces enjeux. Comment choisir un logiciel de gestion des compétences adapté à vos besoins ? Nos experts vous aident à définir les bons critères.

À quoi sert un logiciel de gestion des compétences ?

Peu importe la taille de l’entreprise, l’employeur ou le DRH/RRH doit être en mesure de gérer efficacement les compétences des salariés. La gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) désigne la façon dont une entreprise gère son capital ressources humaines, tout en veillant à ce que les compétences des collaborateurs soient en adéquation avec ses objectifs de développement. Qu’il s’agisse de formaliser une GPEC ou d’anticiper les futurs besoins en recrutement de talents, un bon outil de gestion des compétences est donc nécessaire pour accroître la performance de l’entreprise. Pour cela, se contenter de remplir un tableau Excel est loin d’être suffisant. L’évaluation des compétences professionnelles des collaborateurs implique désormais d’utiliser un logiciel de gestion des compétences. Automatiser une telle gestion est le moyen le plus simple, rapide et efficace d’aligner l’activité des collaborateurs sur la stratégie de l’entreprise. Les outils de gestion des compétences prennent la forme de tableaux modifiables selon les paramètres que vous avez renseignés. Certains logiciels sont gratuits (avec des fonctionnalités très limitées), d’autres payants et disponibles en SaaS. Ces logiciels de GPEC sont très souvent intégrés en tant que module d’un SIRH (Système d’Information des Ressources humaines) à part entière. Un logiciel de gestion des compétences permet, entre autres :

• l’analyse des compétences métiers internes,
• l’évaluation des compétences des collaborateurs,
• la création d’un référentiel exhaustif des compétences collaborateurs,
• la mise en place d’une politique de GPEC efficace,
• de faire monter les équipes en compétences,
• d’adopter des plans de formation.

Vérifier que le logiciel est conforme aux normes en vigueur

Au même titre que la documentation papier disparaît au profit de la dématérialisation des documents, la gestion des Ressources humaines « à la main » cède le pas à l’automatisation via des outils digitaux. Cela dit, choisir un logiciel de gestion des compétences ne se fait pas à la légère : assurez-vous de la fiabilité et de la conformité légale de l’outil de GPEC qui vous intéresse. Il faut notamment que la traçabilité des données et documents contenus dans le logiciel de GPEC puisse être garantie. Le prestataire fournissant la solution doit vous communiquer une information claire sur le fonctionnement de l’outil, mais aussi sur la façon dont sont traitées les données :

• politique de confidentialité,
• respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données),
• processus d’authentification…

Opter pour un outil de GPEC qui répond précisément aux besoins de l’entreprise

Une fois ces prérequis validés, il faut aussi vous interroger sur les besoins qui vous ont motivé à déployer un logiciel de gestion des compétences dans votre entreprise. Selon l’utilisation que vous souhaitez en faire, nous vous invitons à être attentif aux fonctionnalités proposées pour chaque outil : développement des compétences collaborateurs, gestion des carrières, pilotage des entretiens, ingénierie de la formation, etc. Veillez également à opter pour un outil de gestion des compétences facilement compatible avec les logiciels RH déjà mis en place dans l’entreprise. La connectivité de la solution est en effet primordiale. Elle simplifiera d’autant plus la gestion des flux de données entre vos différents outils RH. L’idéal est que toutes vos données RH soient stockées sur une seule interface sécurisée, accessible à toute personne habilitée à les consulter et à les gérer. Ainsi, tout est tracé en quelques clics depuis le même endroit, y compris en dehors des locaux de l’entreprise.

Le must : choisir un logiciel de gestion des compétences directement intégré à un SIRH

Et si nous vous disions qu’il existe justement un tel espace sécurisé, accessible à distance et réunissant l’ensemble des données et processus RH de l’entreprise ? Il s’agit ni plus ni moins que d’un SIRH tout-en-un. Il peut être en effet difficile de s’y retrouver si l’on multiplie les logiciels RH spécialisés dans telle ou telle fonction (gestion des procédures individuelles, gestion des congés et des absences, gestion des talents, etc.). Surtout lorsque ces logiciels appartiennent à des fournisseurs différents ! D’où l’intérêt de choisir un SIRH modulaire qui inclut un logiciel de gestion des compétences. Il s’agit d’une solution sur-mesure, évolutive et livrée prête à l’emploi afin de couvrir tous vos besoins de digitalisation des procédures du service RH. Vous pouvez ainsi construire votre SIRH brique par brique, selon les fonctionnalités dont vous avez précisément besoin. Chez SVP SIRH, nous proposons un ensemble de modules RH interconnectables, pour construire le SIRH qui répond à enjeux. Il inclut un module dédié au management des talents et à la gestion des compétences. Son but : vous faire gagner du temps tout en gagnant en efficacité.  

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