Logiciel de gestion des congés et des absences : quelles fonctionnalités devez-vous avoir dans votre outil ?

Bien gérer les congés et absences représente un enjeu important pour les Ressources humaines. De la qualité de cette gestion dépend une grande partie du climat social en entreprise. En effet, les congés et les absences peuvent rapidement devenir une source de tension, et même de conflits pour les managers. Un logiciel de gestion des congés et des absences va grandement vous simplifier la tâche. Dématérialiser les process RH va vous faire gagner en efficacité, tout en vous assurant de respecter les obligations légales. Cet article vous détaille les fonctionnalités à avoir absolument dans votre outil de gestion des congés et des absences.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des congés et des absences ?

Qu’importe la taille de l’entreprise, l’employeur ou le DRH doit gérer les demandes de congés et les absences des salariés. Il vous faut alors mettre en place un planning des congés et accepter les demandes en fonction de l’activité de chaque service. Vous devez alors faire face à plusieurs questions :

• Combien de vos salariés peuvent être absents au même moment ?
• Pendant combien de temps ?
• Comment assurer la pérennité de l’activité malgré les absences ?

En plus des problématiques organisationnelles, vous êtes tenu de respecter le Code du travail qui encadre précisément les processus administratifs pour les entreprises françaises. Pour vous aider, le digital propose des solutions adaptées à la gestion des demandes de congé et d’absence des salariés. Ces outils informatiques prennent la forme de tableaux paramétrables selon les critères que vous avez renseignés. Certains logiciels sont gratuits (avec des fonctionnalités limitées), d’autres payants et disponibles en mode SaaS. Dans ce dernier cas, ils sont souvent intégrés en tant que modules d’un SIRH complet.

Les fonctionnalités à avoir dans votre outil de gestion des congés et des absences

Les documents papier ayant tendance à disparaître au profit de la dématérialisation, il est devenu nécessaire de prendre en compte la digitalisation des processus RH aujourd’hui, d’autant plus qu’elle est encouragée par la loi française, comme en témoigne la partie de la loi El Khomri relative aux bulletins de paie dématérialisés. Pour mettre en place un logiciel de gestion des congés et des absences en bonne et due forme, veillez à choisir une solution proposant les fonctionnalités essentielles. Nous les passons en revue afin de vous assurer de n’en oublier aucune.

Les fonctionnalités pour les salariés

Pour être fonctionnel, un logiciel de gestion des absences et des congés doit permettre à vos salariés de :

• faire des demandes de congé en ligne (RTT, congés payés, arrêts maladie, etc.) ;
• notifier automatiquement par mail le manager de la demande de congés ;
• consulter en temps réel leurs soldes de congés disponibles ;
• accéder aux calendriers des présences et absences de l’équipe (là aussi en temps réel).

Les fonctionnalités pour le manager

Le manager a lui aussi son mot à dire concernant la gestion des congés et des absences de ses équipes. Dans le logiciel de gestion choisi, il doit pouvoir :

• valider ou refuser toute demande de congé (avec éventuellement des commentaires) ;
• notifier automatiquement par mail la décision à chaque salarié ayant effectué la demande de congé ;
• modifier en temps réel le calendrier des présences et absences de l’équipe en fonction de l’activité du service ;
• consulter l’état des compteurs de congés (nombre de jours pris et restants) de chacun des salariés de son équipe ;
• accéder à l’historique des congés et absences de chaque collaborateur.

Les fonctionnalités pour le DRH

Pour le DRH (ou l’employeur lui-même dans le cas des plus petites structures), il est essentiel de pouvoir effectuer les actions suivantes dans le logiciel de gestion des congés et des absences :

• configurer et planifier tout type d’absence ou de congé dans l’outil ;
• faire des affectations selon les profils (cadres, agents de maîtrise, ouvriers) et les contrats (CDI, CDD, intérim, etc.) des salariés ;
• attribuer les droits à congé à chaque salarié ;
• mettre en place des niveaux de validation (avec un système de délégation en cas d’absence du manager) ;
• décompter précisément les absences (en demi-journées ou en heures) ;
• calculer les congés et les heures supplémentaires (loi TEPA) ;
• calculer automatiquement le nombre de titres-restaurant à commander en fonction des absences ;
• évaluer le taux d’absentéisme ;
• consulter des synthèses et des tableaux de bord récapitulatifs ;
• exporter les données vers un logiciel de paye, un SIRH ou tout autre logiciel informatique.

Comment vous assurer de respecter le droit du travail ?

Il y a de nombreuses fonctionnalités à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de gestion RH. Si vous avez choisi une solution répondant aux critères que nous avons mentionnés, vous êtes assuré de disposer d’un outil fiable et fonctionnel pour l’ensemble des parties prenantes (DRH, manager et salariés). Vous souhaitez une solution qui vous assure de respecter le droit du travail à tout moment ? Vous avez raison : le droit social en France est complexe et source de nombreuses interrogations, notamment dans la gestion des absences, si bien qu’il est facile de se tromper. C’est pourquoi SVP SIRH (en association avec SVP Information Décisionnelle) vous propose une solution clé en main : une hotline illimitée en plus du logiciel de gestion des congés et des absences. Grâce à ce service, vous disposez d’experts RH pour vous accompagner dans vos missions quotidiennes. Vous pouvez donc interroger à tout moment un service juridique spécialisé afin d’obtenir une réponse immédiate et argumentée, accompagnée des références légales.