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Comment gérer le offboarding d'un collaborateur ?

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Comment gérer le offboarding d'un collaborateur ?

L’offboarding désigne la période du départ d’un collaborateur. Toutefois, il ne se résume pas au pot de départ organisé avec toute l’équipe. Bien souvent négligé, ce processus fait pourtant partie intégrante de l’expérience collaborateur.

Quelles sont les bonnes pratiques à suivre ? Comment optimiser la gestion du départ d’un salarié ? Quel est l’intérêt de réussir ce processus d’offboarding ?

Dans cet article, découvrez nos conseils pour gérer efficacement le départ - souhaité ou non - d’un salarié.

Qu’est-ce que le offboarding ?

En quoi consiste un offboarding ?

Traduit de l’anglais par “débarquement”, le terme offboarding décrit la période de départ d’un salarié, de l’annonce jusqu’à son départ effectif. Il couvre la période de transition et la passation, jusqu’à son dernier jour au sein de la société. 

Il survient suite à une démission, une rupture conventionnelle, un licenciement, un départ à la retraite ou à la fin d’un contrat de travail.

À l’inverse de l’onboarding qui désigne le processus d’intégration d’un nouveau salarié, l’offboarding désigne donc la façon dont l’entreprise accompagne son départ.

En fonction de la taille et du secteur d'activité de la société, le turnover peut être plus ou moins fort et régulier.

  • Le saviez-vous ? Au 1er trimestre 2023, la Dares recense 496 600 démissions de CDI en France métropolitaine (secteur privé hors agriculture, intérim et particuliers employeurs), soit +3,7 % sur un trimestre.

Bien souvent oublié, voire négligé, l’offboarding représente pourtant un moment crucial pour le collaborateur, peu importe le temps qu’il a passé au sein de la société.

D’une certaine manière, si la période d’intégration du salarié est importante, sa phase d’offboarding l’est d’autant plus. Tandis que l’onboarding lui donne une première impression de l’entreprise, l’offboarding lui laisse un dernier souvenir.

Pourquoi soigner l’offboarding est-il indispensable ?

Préparer et soigner la phase de départ d’un collaborateur peut apporter de nombreux bénéfices à l’employeur en matière d’attractivité.

Tout d’abord car les départs peuvent affecter l’équilibre d’une équipe, notamment en ce qui concerne la répartition de leur charge de travail. Par ailleurs, ils peuvent déstabiliser temporairement les talents d’un point de vue émotionnel. 

Pour maintenir la motivation de leurs équipes, les entreprises doivent anticiper les processus de départs afin qu’ils s’effectuent dans les meilleures conditions possibles. 

De plus, les salariés qui assistent à un offboarding négligé pourraient douter de la considération dont vous ferez preuve à leur égard, au moment de leur propre départ.

Chacun d’entre eux a besoin de reconnaissance par rapport à la contribution qu’il a apportée à son équipe. Les marques de reconnaissance permettent d’ailleurs de développer un sentiment d’appartenance envers l’employeur.

Réussir ce moment clé permet donc de valoriser la contribution des collaborateurs, peu importe leur position managériale ou leur poste.

Pour que vos efforts réalisés durant les phases d'offboarding ne soient pas vains, il est essentiel de mettre en place une stratégie globale de fidélisation. Pour œuvrer véritablement en faveur de l’engagement collaborateur, il convient évidemment d’ancrer ces pratiques managériales tout au long du parcours du collaborateur et pas seulement au moment où il quitte l’organisation.

Un offboarding réussi est au service de votre marque employeur

En quoi un processus réussi peut-il être bénéfique à votre marque employeur ?

  • Bon à savoir : En 2022, les salariés du privé ont été plus nombreux à quitter leur entreprise qu’avant la crise sanitaire selon la Dares. Ce phénomène concerne l’ensemble des secteurs d’activité et des régions. Et si toutes les catégories de salariés sont concernées, cette tendance est plus marquée chez les salariés initialement en CDI ainsi que les plus jeunes. 

Si cette phase est négligée, elle peut provoquer des conséquences néfastes sur l’image de la société. En effet, un collaborateur qui quitte une entreprise dans de mauvaises conditions en gardera un souvenir amer. S’il a l’impression d’être négligé ou mis de côté, il ne diffusera pas une bonne image de la société, ce qui pourrait ternir votre marque employeur.

Le départ d’un salarié fait partie de la vie de toute entreprise, le faire culpabiliser ou l’ignorer est totalement contreproductif. 

En effet, la personne qui quitte votre entreprise reste un ambassadeur de votre marque employeur, que vous le vouliez ou non. Elle participe à entretenir votre réputation avec son cercle proche ou éloigné. 

Les avis des anciens collaborateurs pèsent lourd dans la balance. Ils comptent aux yeux des candidats. Les sites tels que Glassdoor facilitent leur accès aux avis concernant votre culture d’entreprise. Une mauvaise expérience d’offboarding peut donc ternir votre réputation, un aspect non négligeable à l’heure où 1 candidat sur 2 postule à une offre uniquement s’il a une bonne image de l’entreprise (étude HelloWork, 2021).

Au contraire, un processus réussi donnera envie au salarié sortant de mettre en avant vos valeurs : 85% des collaborateurs sont prêts à parler en bien de leur entreprise autour d'eux si leur départ se passe bien (étude Hays, 2019).

Face au nombre de démissions observées ces dernières années, vous pourriez aussi être amené à croiser de nouveau un ancien employé. Voire même à le recruter une nouvelle fois. Les “salariés boomerang” représentent justement ces employés qui quittent leur employeur un temps, avant d’y revenir. Selon le baromètre LinkedIn de l’emploi, les salariés qui démarrent un poste dans une entreprise pour laquelle ils ont déjà travaillé sont 36% de plus en 2022 qu’en 2019.

Enfin, votre ancien collaborateur pourrait un jour devenir votre futur client. 

Réussir son processus d’offboarding participe donc à développer votre marque employeur. Ce qui peut constituer un avantage stratégique et concurrentiel majeur.

3 étapes à suivre pour réussir un offboarding

Étape 1 : Organisez rapidement les prochaines étapes

Une fois la rupture du contrat annoncée, vous devez convenir d’une date de départ. Pour vous organiser jusqu’au jour J, vous pouvez élaborer une feuille de route. Cette dernière vous permettra d'organiser chacune des étapes à venir, en évitant les oublis de dernière minute. 

  • Bon à savoir : Certaines conventions collectives peuvent imposer une procédure particulière à suivre.

Les procédures administratives peuvent être longues et fastidieuses. Plus elles sont organisées rapidement, plus vous pouvez vous concentrer sur les étapes suivantes : portabilité de la mutuelle et de la prévoyance, clause de non-divulgation et/ou non-concurrence, prise de congés, solde tout compte, certificat de travail, organisation de la passation, d’un entretien de départ, remise du matériel et des accès informatiques …

N’oubliez pas de prévenir les autres membres de l’équipe du départ de leur collègue. La transparence en entreprise est toujours mieux perçue que les bruits de couloir. Vous limitez ainsi les impacts de ce départ sur l’organisation générale du service.

Enfin, le collaborateur doit avoir de la visibilité sur ce que l’entreprise attend de lui avant son départ. Plusieurs mois peuvent s’écouler entre l’annonce et le départ effectif de la société. Entre-temps, la personne ne doit pas être mise de côté.

Étape 2 : Préparez la passation

La passation entre un salarié sortant et son remplaçant doit être préparée en amont afin de ne pas retarder la prise de fonction effective. Plusieurs options s’offrent à vous : vous pouvez opter pour un recrutement en interne (mobilité interne), externe ou par cooptation.

L’employé quittant l’entreprise doit disposer du temps et des moyens nécessaires pour transmettre son savoir-faire et ses connaissances à son remplaçant. Dans le cas contraire, vous risquez d’assister à une perte de compétences au sein du service et de l’organisation.

Pour faciliter la procédure, il peut préparer un document répertoriant les informations clés concernant les tâches en cours, les procédures à suivre, les identifiants, le matériel et les outils à utiliser. 

Cette bonne pratique lui permet de centraliser les données et les connaissances clés, facilitant ainsi la prise de fonction de son remplaçant.

La passation du matériel et des accès doit également être préparée. Pour ce faire, vous pouvez proposer au salarié sortant une date de remise pour le matériel en sa possession (téléphone professionnel, ordinateur, voiture de fonction, badge, clés…)  et programmer ensemble la désactivation de ses accès ainsi que de sa messagerie.

Une fois la passation organisée, le manager sera en mesure d’ajuster la charge de travail au sein de son équipe.

Étape 3 : Organisez un entretien de départ

L’entretien final permet au manager de faire le point avec le salarié sur ses dossiers en cours et sur les formalités liées à son départ. Ce moment est également l’occasion de lui donner des feedbacks constructifs et de le remercier pour le travail accompli. 

Considéré et valorisé, il aura plus de chance de quitter l’entreprise avec un souvenir positif.

Dans le cadre d’un départ volontaire, une interview “de sortie” incarne un moyen efficace de connaître les raisons du départ du talent et ainsi, de prévenir d'éventuelles démissions. Qu’il s’agisse d’un problème de management, d’insatisfactions liées aux missions du poste, de manque de perspectives d’évolution ou d’une rémunération trop faible : l’employeur est en mesure de comprendre son expérience, dans une logique d’amélioration continue.

Du côté du salarié, ce retour d’expérience lui offre la possibilité de dresser le bilan de son parcours au sein de la société. Il dispose également de feedbacks utiles pour la suite de sa carrière.

Vous l’aurez compris, réussir le processus d’offboarding de vos salariés est indispensable pour préserver votre image et maintenir vos équipes motivées.


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