Gérer la paye des salariés en activité partielle COVID-19 : Zoom sur un mécanisme complexe et « réformé »

1ère étape : Calculer le taux horaire d’activité partielle

Pour compenser la perte de salaire due à sa réduction d'activité, le salarié reçoit de son employeur une indemnité égale à 70% de sa rémunération horaire brute (article R.5122-18 du Code du travail).

La rémunération à retenir est celle servant d'assiette au calcul de l'indemnité de congés payés (calculée selon la règle du maintien de salaire).

Par conséquent, les primes et autres éléments de salaire entrant dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés doivent être pris en compte (majorations pour travail de nuit, commissions ou primes sur objectifs individuels par exemple ...).

Celle-ci est ensuite ramenée à un montant horaire sur la base de la durée légale de travail ou, lorsqu'elle est inférieure, de la durée collective de travail ou de celle mentionnée dans le contrat de travail.

Pour appliquer la règle du maintien de salaire, la période de référence est, en principe, le mois précédant le chômage partiel (Cass. soc. 23 janvier 2001, n° 98-45725 D). Et en cas de prime variable ? Le salarié peut avoir perçu pendant la période précédant l’activité partielle, une part variable ne reflétant pas sa "rémunération habituelle". Dans ce cas, il faudra calculer sa part variable de rémunération en faisant la moyenne des rémunérations variables perçues sur les douze derniers mois précédent le chômage partiel. (Décret 2020-435 du 16 avril 2020, art. 2 et 3 + QR Min.du travail MAJ 22-04-2020) NB : seules sont prises en compte les primes qui sont affectées par la mise en activité partielle. En revanche, les primes qui sont forfaitaires et qui ne sont pas affectées par le chômage partiel (montant identique) ne sont pas intégrées dans le calcul du taux horaire d’activité partielle.

Exemple :

Salarié d’une entreprise dont la durée collective de travail est de 35h par semaine et dont la rémunération mensuelle de base est de 2500€ + 100€ de prime de nuit.

Indemnité horaire due au titre de l’activité partielle : (2600€ / 151,67) x 70% = 11,99€ par heure chômée indemnisable.

La délicate question de la durée collective de 39h : Une position clarifiée

En principe, les heures supplémentaires ne sont pas indemnisables, ainsi que le prévoit expressément le code du travail (article R.5122-11 du Code du travail). En effet, les heures supplémentaires « chômées » au-dessus de 35 h, n’ont pas à être indemnisées par l’employeur, sauf dispositions conventionnelles sur l’activité partielle plus favorables. Néanmoins, dans le contexte exceptionnel de la crise sanitaire liée au covid-19, le gouvernement a décidé de rendre certaines heures supplémentaires indemnisables au titre de l’activité partielle (article 7 de l’Ord.2020-460 du 22-04-2020). L’ordonnance prévoit désormais la possibilité de prendre en compte, dans les heures non travaillées indemnisables, les heures de travail au-delà de la durée légale ou collective du travail, dès lors qu’elles sont prévues par une stipulation conventionnelle ou contractuelle conclue avant la date d’entrée en vigueur de la nouvelle ordonnance.. Cette mesure concernerait donc les heures supplémentaires dites « structurelles » c’est-à-dire issues :

• de conventions individuelles de forfait établies sur la semaine, le mois ou l’année (c. trav. art. L. 3121-56 et L. 3121-57) ;
• de durées collectives de travail supérieures à la durée légale prévues par des conventions ou accords collectifs de travail (accord de branche, d’entreprise…).

Attention : Cette Ordonnance ne change pas le calcul du taux horaire d’activité partielle mais le nombre d’heures indemnisables. Le calcul du taux horaire d’activité partielle reste donc inchangé (sous réserve de positions ultérieures du Ministère du travail). Concernant le calcul du taux horaire d’activité partielle : Le Ministère du travail précise clairement que les heures supplémentaires et leur majoration doivent être exclues (Q-R relatif à l’activité partielle MAJ du 22 avril 2020 : §4-page 25) Exemple 2 : Salarié d’une entreprise dont la durée collective de travail est de 39h par semaine et dont la rémunération mensuelle de base est décomposée comme suit : 151,67 heures x 13 € = 1 971,71 € 17,33 heures x 13 € x 1,25 = 281,61 € (majorations de 25% incluses) Soit un salaire brut total 2 253,32 € pour 169h. La méthode de calcul du ministère du travail pour déterminer le taux horaire auquel sera appliqué le taux de 70% est de prendre le taux horaire du salaire de base de 151,67h (sans inclure les heures supplémentaires) Taux horaire de la rémunération du salarié : 13,€ Montant de l’indemnité horaire d’activité partielle : 70% x 13 € = 9,10 €. [Lors de notre précédente publication mise en ligne le 8 avril, nous avions pris le parti de prendre la rémunération brute totale et de le diviser par 169 h (ce qui semblait plus en cohérence avec l’article R.5122-18 du Code du travail (assiette de CP avec prise en compte des HS) et la circulaire du Ministère du travail (Circ. DGEFP, 12 juill.2013-Fiche n°6). Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, on obtenait : Taux horaire de la rémunération du salarié : 2 253,32 : 169 = 13,33 € Montant de l’indemnité horaire d’activité partielle : 70% x 13,33 € = 9,33 €.]

NB :Cette position du Ministère du travail est également contraire à celle retenue initialement par plusieurs DIRECCTE dont la DIRECCTE des Hauts-de-France qui prenaient la rémunération brute totale (HS incluses) divisée par 151,67h. De plus, certaines fédérations patronales notamment dans le secteur des HCR recommandaient de ramener la rémunération brute 169h sur la base de 151,67h.

En l’état actuel, et sous réserve de textes à venir, il parait néanmoins prudent d’appliquer la position officielle du Ministère du travail (notamment eu égard au risque de redressement URSSAF). Pour plus de développements sur cette question : consultez notre document ! Et si l’employeur veut aller au-delà de 70 % ? Les indemnités complémentaires, versées par les employeurs en complément des indemnités obligatoires d’activité partielle suivent le même régime social (ord. 2020-346 du 27 mars 2020, art. 11). Ce régime social ne s’applique que dans la limite de la durée légale, soit 35 heures hebdomadaires. Nouveautés : Pour les indemnités complémentaires relatives aux périodes d’activité partielle à compter du 1er mai 2020, l’ordonnance du 22 avril 2020 modifie le régime social initial. Ainsi, lorsque le cumul de l’indemnité légale d’activité partielle (70%) et de l’indemnité complémentaire versée par l’employeur en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale est supérieure à 3,15 fois la valeur horaire du SMIC, soit 31,97 € par heure indemnisable, la part de l’indemnité complémentaire versée au-delà de ce montant sera assujettie aux contributions et cotisations sociales comme du salaire (Ord. 2020-460 du 22 avril 2020, art. 5). Quid du régime social des heures chômées en activité partielle en l’absence de demande d’indemnisation auprès de l’Etat ? Dans ce cas, les entreprises doivent verser à leurs salariés l’indemnité d’activité partielle dans les conditions prévues par le Code du travail. Pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales sur les indemnités d’activité partielle (Q-R relatif à l’activité partielle MAJ du 22 avril 2020 : Question n°18), Les entreprises devront :

• faire une demande d’autorisation dans les conditions normales de mise en activité partielle. (Elles n’auront pas à faire de demande d’indemnisation par la suite).
• informer la DIRECCTE de cet engagement à ne pas bénéficier de l’indemnisation par l’Etat.

NB : Certains grands groupes de sociétés ont fait savoir qu’ils ne demanderaient pas le financement de l’Etat pour les périodes de chômage partiel, selon le principe de solidarité, et assumeront eux-mêmes le cout du maintien de salaire.

2ème étape : appliquer le bon régime social

Du côté des cotisations sociales : Les indemnités versées au titre de l'activité partielle sont totalement exonérées de cotisations de sécurité sociale (y compris retraite complémentaire et chômage). Elles échappent également au forfait social.

Une exception vise les salariés relevant du régime local d'Alsace Moselle : pour eux, une cotisation maladie supplémentaire de 1,50% est due.

Et les cotisations de prévoyance et de mutuelle ? La plupart des organismes de prévoyance ont fait savoir que les cotisations de prévoyance restent dues sur les indemnités d’activité partielle. Pour rappel, aucun texte ne précise l'assiette des cotisations prévoyance. Il convient donc de se référer au contrat de prévoyance. La mutuelle, quant à elle, reste due car il s’agit souvent d’un forfait peu important que le contrat de travail soit suspendu par l’activité partielle.

Du côté de la CSG CRDS :

En tant que revenus de remplacement, ces indemnités sont soumises à la CSG et à la CRDS aux taux respectifs de 6,20% et 0,50%. (CTP 060). Ces deux contributions sont calculées sur la base de 98,25% de l’indemnité versée (c’est-à-dire après application d’un abattement de 1,75%). Les taux réduits et l’exonération de CSG-CRDS ne s’appliquent pas, au titre des indemnités d’activité partielle versées pour les périodes d’emploi de mars et jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard au 31 décembre 2020.

Attention au mécanisme d’écrêtement (CTP 616) : le prélèvement de la CSG et de la CRDS sur les allocations d'activité partielle ne peut avoir pour effet de réduire le montant net des allocations ou, en cas de cessation partielle d'activité, le montant cumulé de la rémunération nette d'activité et de l'allocation perçue en deçà du SMIC brut (article L. 136-1-2, II, 4° al. 2 CSS).

A défaut, il y a lieu de réduire le montant des prélèvements jusqu'à garantie du Smic brut (c'est l'écrêtement de la CSG et de la CRDS). Le précompte doit se faire dans l'ordre suivant : CSG déductible, CSG non déductible, puis CRDS (Circ. DSS, 5 juill. 2002). En résumé, l'exonération joue dès lors que le prélèvement de la CSG et de CRDS abouti à:

Indemnité nette d'activité partielle + salaire net d'activité < Smic horaire brut x 35h x 52/12

Exemple :

Entreprise dont la durée du travail est de 35 h par semaine. Le montant du SMIC brut est donc de : 10,15€ x 35 x 52/12 = 1 539,42€.

Suite à une réduction d'horaire, le salarié perçoit une rémunération nette d'activité de1000€. Il bénéfice d'une indemnité d'activité partielle de 550€ bruts.

La CSG déductible est égale à 550 x 98,25% x 3,80%= 20,53€

La CSG non déductible est égale à 550 x 98,25% x 2,40% = 12,97€

La CRDS est égale à 550 x 98,25% x 0,5% = 2,70€

L’allocation nette est donc de 550-36,20 = 513,80€ Soit une rémunération nette de 1 000+ 513,80 = 1 513,80€ : le prélèvement de la CSG CRDS aboutit à un montant total net se situant en dessous du SMIC brut. Un écrêtement de la CSG CRDS doit donc être opéré à hauteur de : 25,62 € (1 539,42 – 1 513,80). A cette fin, la CRDS (2,70€) et la CSG non déductible (12,97€) ne seront pas prélevées. La CSG déductible devra être précomptée à hauteur de 10,58€ uniquement (au lieu de 20,53€). Ce qui aboutit à une allocation nette de 550-10,58= 539,42 €, permettant ainsi de garantir le SMIC brut.

En conclusion, le principe de l’écrêtement consiste à annuler tout ou partie de la CSG-CRDS pour garantir au salarié un revenu mensuel net au moins équivalent au SMIC brut.

Nouveautés : Le SMIC brut pris en compte pour l’application de l’écrêtement ne doit faire l’objet d’aucune proratisation liée à la durée de travail ou à la présence du salarié sur le mois. (Q-R relatif à l’activité partielle MAJ du 22 avril 2020 : Question n°5 page 16).

3ème étape : Veiller au respect de la rémunération mensuelle minimale (RMM)

En dernier lieu, l'employeur doit s'assurer que le cumul du salaire net perçu au titre des heures travaillées et des indemnités nettes versées au titre de l'activité partielle n'est pas inférieur au SMIC net mensuel :

Salaire net d'activité + Indemnités d'activité partielle doit être = ou > au SMIC net mensuel

Si la rémunération mensuelle minimale n'est pas atteinte, l'employeur doit verser au salarié une allocation complémentaire égale à la différence entre le SMIC net et la somme initialement perçue par le salarié.

Exemple :

Salarié à temps complet rémunéré au SMIC (soit 1 539,42 € en 2020) placé en activité partielle 70h au cours du mois de mars qui compte 22 jours (soit 154h). Salaire du mois pour les heures travaillées : 1 539,42 – (1 539,42/154x70) = 839,69€, soit après déduction des charges sociales (env. 21 % en 2020) un salaire de 663,35 € nets. Indemnités d’activité partielle : 10,15 x 70% x 70h = 497,35€ bruts. La CSG et la CRDS ne sont pas prélevées car elles ne peuvent ramener le cumul de la rémunération nette d’activité et des indemnités en dessous du SMIC brut. Leur montant net est donc de 497,35€ La RMM en 2020 est égale à : (35h x 52/12 x 10,15€) x (1- 0,21) = 1 216,14 € (Smic net en 2020). L’employeur devra donc verser une allocation complémentaire au salarié de : 1216,14 – 663,35 – 497,35 = 55,44€

Cette allocation suit le même régime social que l'indemnité d'activité partielle (cf. développement précédent).

Attention : dans l’exemple ci-dessus, le montant horaire de l’allocation est volontairement inférieur au taux de 8,03 euro (le but étant d’expliquer en quoi consiste la RMM) Dans le cadre spécifique du coronavirus, ce montant horaire minimum de 8,03 € devrait donc permettre d’écarter la problématique de la RMM pour les salariés rémunérés au SMIC, ou proches du SMIC.

A noter : la RMM vise aussi bien les salariés à temps plein que ceux à temps partiel.

4èmé étape : Demander une prise en charge à l'administration

Lorsque le recours à l'activité partielle a été préalablement autorisé par l'administration, l'employeur peut ensuite déposer une demande pour obtenir le remboursement de tout ou partie des rémunérations versées aux salariés concernés par la réduction d'activité. Ce paiement est effectué par l'ASP (agence de services et de paiement).

L’allocation d’activité partielle remboursée par l’État à l’entreprise n’est plus forfaitaire. Elle couvre désormais 70 % de la rémunération horaire brute du salarié (telle qu’utilisée pour calculer l’indemnité de congés payés) retenue dans la limite de 4,5 SMIC, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Cette allocation est au moins égale à 8,03 €. Nouvelles mentions obligatoires sur le Bulletin de paye

L’employeur doit, dorénavant, remettre un bulletin de paye avec une ligne spécifique activité partielle (Décret 2020-325 du 25 mars 2020, JO du 26). Le bulletin de paye doit indiquer :

• le nombre d’heures indemnisées,
• le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité horaire reçue par le salarié,
• les sommes versées au titre de la période considérée.

Jusqu’à présent, ces informations n’étaient pas listées dans les mentions obligatoires du bulletin de paye. Auparavant, ces informations figuraient sur un document qui pouvait prendre la forme d’une annexe au bulletin de paye. Cependant, à titre transitoire et pendant une période de 12 mois à compter du 27 mars 2020 (date d’entrée en vigueur du décret), il est possible de satisfaire à cette obligation comme avant, c’est-à-dire en remettant un document annexé au bulletin de salaire.

Certaines situations méritent encore d'être approfondies contrats en alternance, jour férié, imputation des absences….) : zoom sur ces particularités lors d’une prochaine publication.