Peut-on refuser un congé pour formation à un collaborateur ?

La formation professionnelle des collaborateurs est source de bien des incompréhensions en entreprise, surtout quand les formations impliquent de prendre des congés sur le temps de travail. Cela est vu spontanément par les employeurs comme une baisse de productivité (à court terme) pour les équipes. Pourtant, le congé pour formation professionnelle en entreprise est encadré par la loi. Quels sont donc les droits des salariés et les obligations des employeurs en matière de demande de formation professionnelle ? Pouvez-vous refuser un congé individuel pour formation à vos collaborateurs ? Faisons le point.

L’employeur peut-il refuser une demande de congé pour formation à un collaborateur ?

En principe, l’employeur peut tout à fait refuser une demande de formation à un salarié, car il n’y a actuellement aucune obligation pour lui de l’accepter (sauf dans le cadre du PTP, que nous passons en revue plus bas). En tant qu’employeur ou responsable RH de votre entreprise, vous êtes donc tout à fait libre de refuser une demande de formation, même si cette dernière concerne un CPF (Compte Personnel de Formation, consultable via le site MonCompteFormation).

Bon à savoir : si un premier refus ne soulève pas de problème en principe, un deuxième ou un troisième pourrait s’avérer plus complexe à justifier pour un même salarié.

Comment justifier un refus de demande de congé pour formation ?

Il y a plusieurs raisons qui peuvent justifier un refus de formation de la part de l’employeur, à savoir :

• un surcroît d’activité au sein de l’organisme ;
• un désaccord sur la cohérence entre la formation et l’activité du salarié.

Bien sûr, l’employeur doit s’assurer qu’aucun accord d’entreprise ou accord de branche ne prévoit d’effectuer des formations spécifiques dans le cadre de l’activité des salariés. Il ne pourra pas s’y opposer si tel est le cas. Pour refuser l’autorisation d’absence dans le cadre d’une formation, l’employeur doit aussi s’assurer que la formation en question ait bien lieu durant le temps de travail du collaborateur. Il n’a aucunement le droit de refuser une formation professionnelle se déroulant sur le temps libre du salarié. Autrement dit, dès qu’une formation sera suivie en totalité ou en partie sur son temps de travail, le collaborateur a l’obligation de demander l’accord préalable de son employeur, en respectant certains délais de procédure.

Demande de formation : quels sont les délais à respecter ?

Le collaborateur qui compte suivre une formation se déroulant (partiellement ou en totalité) sur son temps de travail doit en avertir son employeur par le biais d’une demande écrite. Elle doit être communiquée avant le début de la formation professionnelle et dans un délai ne pouvant être inférieur à :

• 60 jours calendaires pour une formation d’une durée inférieure à 6 mois ;
• 120 jours calendaires pour une formation d’une durée supérieure ou égale à 6 mois.

À compter de la réception de la demande, l’employeur a jusqu’à 30 jours calendaires pour notifier sa réponse au salarié. Il peut refuser si la formation a lieu pendant le temps de travail. Sans réponse de sa part, la demande est considérée comme acceptée. Découvrez les fonctionnalités nécessaires à tout logiciel de gestion des congés et absences

Demande de congé pour formation pour changer de métier (PTP) : spécificités

Nous avons vu les conditions à respecter pour une demande de formation professionnelle classique. Mais qu’en est-il lorsque le salarié demande un congé dans le but de réaliser sa formation (c’est-à-dire qu’il va s’absenter de l’entreprise) ? Dans ce cas précis, nous sommes dans le cadre d’un projet de transition professionnelle (PTP). Aussi appelé CPF de transition, le PTP remplace le CIF (congé individuel de formation). Il donne au salarié une autorisation d’absence pour suivre une formation certifiante afin de changer de métier. La procédure et le délai sont les mêmes que précédemment, mais l’employeur peut seulement différer la demande de congé pour formation (de 9 mois maximum). Ce report doit être motivé par des conséquences préjudiciables à l’activité de l’entreprise. L’employeur peut aussi la différer en cas de dépassement des effectifs simultanément absents dans l’entreprise. Ces effectifs sont de 1 salarié à la fois pour une entreprise de moins de 100 salariés, et 2 % des salariés pour les entreprises de plus de 100 salariés. Ainsi, dans le cadre du PTP, l’employeur ne peut pas refuser totalement la demande de congé pour formation. Pour une information actualisée, nous vous invitons à consulter la page dédiée au projet de transition professionnelle du site service-public.fr.

Demande de congé dans le cadre d’un examen

Pour passer un examen permettant de valider une formation individuelle et pour préparer cet examen, le collaborateur peut faire une demande de congé. Dans le cadre d’une VAE (validation des acquis de l’expérience), ce congé ne peut pas dépasser 24 heures de temps de travail (consécutives ou pas). Une telle demande doit être effectuée 60 jours à l’avance auprès de l’employeur. L’employeur peut aussi accorder un congé pour examen dans le cadre du PTP. À condition de respecter les critères mentionnés plus haut, le congé correspond alors à la durée de l’examen (2 jours pour un examen se déroulant sur 2 journées, par exemple).

Bon à savoir : un salarié peut aussi bénéficier d’un congé pour examen lorsqu’il prépare son permis de conduire (épreuves théorique et pratique).

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