Portail RH ou intranet RH : quelles différences ?

Entamée depuis deux décennies, la transformation digitale s’est considérablement accélérée depuis la crise sanitaire. Elle concerne désormais toutes les fonctions de l’entreprise, et notamment bien-sûr les Ressources humaines. La fonction RH est en effet particulièrement impactée par la transformation numérique. Or, la digitalisation ne peut se réaliser et prouver son efficacité qu’en utilisant des outils adaptés aux besoins des utilisateurs. Vous vous demandez si vous devez opter pour un portail RH ou si un simple intranet suffit encore aujourd’hui ? Vous êtes au bon endroit. Cet article vous expose les grandes différences entre intranet RH et portail salarié.

Qu’est-ce qu’un intranet RH ?

Pour faire simple, un intranet est un réseau web privé, interne à une entreprise. Il peut être rendu accessible depuis n’importe où via des codes d’accès privés (et une connexion internet, bien entendu). Il est également possible de rendre l’intranet seulement accessible depuis les locaux de l’entreprise. L’intérêt d’un intranet est de proposer un ensemble d’applications hébergées sur des serveurs (et non sur les postes des utilisateurs). Cela permet de mettre à disposition des ressources et des données à distance, sans devoir dépendre de l’environnement du poste utilisateur. Il vous est possible de mettre en place un intranet collaboratif spécialement dédié au service RH de votre entreprise. À travers cet outil, les services des Ressources humaines peuvent alors partager aux collaborateurs des informations telles que :

• un annuaire commun avec gestion des droits d’accès
• un chat interne (messagerie instantanée)
• des plannings partagés et collaboratifs
• des espaces de travail collaboratifs
• une gestion unifiée des processus administratifs et des documents RH de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un portail RH ?

Le portail RH (aussi appelé portail salarié) suit la même logique que l’intranet, mais va bien plus loin. Accessible depuis un intranet RH sécurisé, il permet à chaque collaborateur d’accéder rapidement à ses données et aux processus de gestion interne. C’est un outil au service de la communication interne de l’entreprise. Le principal atout d’un portail RH est de favoriser l’interactivité entre les collaborateurs, les managers et le service des Ressources humaines. Avec une simple connexion web, il permet à chacune des parties prenantes de consulter, classer et donner accès à des documents ou à des applications RH. Les documents et processus RH concernés sont nombreux. Il peut s’agir des bulletins de paie dématérialisés, bien sûr, mais aussi des notes de frais, des demandes de congés et absences, ainsi que la totalité des documents susceptibles d’être stockés dans un coffre-fort numérique.

Les différences entre portail RH et intranet se situent au niveau des fonctionnalités

Par opposition à un intranet, un portail RH est un outil spécialisé dans sa fonction. Pour le dire autrement, il s’agit d’une extension de l’utilisation de l’intranet spécialement dédiée à la communication interne et au partage de documents RH. Le but est la simplification de la gestion des processus RH. Ce sont les fonctionnalités qui distinguent un portail salarié d’un simple intranet. En effet, en fonction des options de chaque portail RH, il est possible de :

• Délivrer, stocker et consulter chaque bulletin de paie numérique,
• Gérer et centraliser la totalité des informations relatives à chaque salarié,
• Automatiser et valider toute demande de congés et d’absences,
• Envoyer des documents de communication RH (mots du président, plan social, etc.),
• Tracer les échanges entre les collaborateurs et l’équipe RH.

Intranet RH ou portail salarié : comment choisir ?

Pour faire le bon choix entre intranet RH et portail salarié, il est essentiel que vous ayez réfléchi en interne à vos processus de gestion RH. Passez en revue les problématiques que vous rencontrez actuellement avec votre politique de gestion. Évaluez le taux de satisfaction de chaque partie prenante (salariés, personnel RH et managers). Enfin, assurez-vous que vous êtes en conformité avec les obligations légales concernant le stockage des données de vos collaborateurs (RGPD notamment). En fonction des besoins identifiés, vous pourrez ainsi choisir de vous contenter d’un intranet, ou aller plus loin en mettant en place un portail RH. Si c’est cette dernière option que vous retenez (ce que nous vous conseillons fortement), il vous faudra alors décider des fonctionnalités adaptées à votre usage. Le portail RH est la solution idéale pour vous assurer d’être constamment en conformité légale, car tout y est actualisé régulièrement chez le fournisseur du service. Autrement dit, vous externalisez le risque de non-conformité à votre prestataire, tout en proposant un outil fiable et sécurisé à vos collaborateurs. De plus, en cas de question, vous bénéficiez bien souvent d’une hotline dédiée composée d’experts des sujets RH. Les experts SVP SIRH vous conseillent sur les outils adaptés à vos besoins, contactez-les pour définir les fonctionnalités de votre futur portail RH. Lire d'autre contenus sur le même thème : https://e-paye.com/entretien-individuel-automatisation-plus-d-humain/ https://e-paye.com/le-bulletin-de-paie-electronique-pour-tous/ https://e-paye.com/aide-paiement-cotisations/