Portail salarié/RH : pourquoi est-ce un atout en 2021 ?

En 2021, les entreprises doivent plus que jamais intégrer le digital dans leur quotidien. Le portail salarié, aussi appelé portail RH, fait partie de ces outils digitaux devenus indispensables aujourd’hui. Il automatise et facilite considérablement l’accès à l’ensemble des informations RH de l’entreprise. Les salariés ont tout à y gagner. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le portail salarié/RH dans cet article.

Qu’est-ce qu’un portail salarié exactement ?

Un portail salarié est un espace entièrement collaboratif que vous mettez à la disposition de vos salariés. Accessible en quelques clics depuis une connexion web sécurisée, il permet à chacun de consulter ses documents et applications RH, à savoir : bulletins de paie dématérialisés, notes de frais, demandes de congés et absences, documents stockés dans un coffre-fort numérique, etc. Le portail salarié facilite la communication entre le service RH et les collaborateurs de l’entreprise. Concrètement, voici ce qu’il est possible de faire depuis un portail RH (note : en fonction des solutions, certaines fonctionnalités sont proposées en tant qu’options) :

• remettre et stocker chaque bulletin de paie dématérialisé,
• gérer l’ensemble des données RH relatives à chaque collaborateur depuis un seul endroit,
• automatiser et valider les demandes de congés et d’absences,
• tracer les échanges entre les salariés et le service RH,
• envoyer des documents de communication RH (mots du président, chiffres de l’entreprise, plan social, etc.).

Avoir un portail RH, un atout de taille en 2021

Compte tenu de ses nombreux avantages, le portail salarié/RH représente aujourd’hui un atout de taille pour les entreprises. Passons justement en revue ces avantages :

• Simplifier l’accès aux données personnelles : accessible à tout moment, un portail salarié permet au collaborateur de consulter, conserver et télécharger ses documents RH dès qu’il le souhaite.
• Accélérer les processus de gestion RH : un portail salarié est connecté à un ensemble d’applications ou à un logiciel RH afin de répondre aux besoins des collaborateurs et du service RH (gestion des congés, des absences, des notes de frais, etc.).
• Libérer du temps pour le service RH : les tâches administratives répétitives et chronophages sont automatisées lorsqu’on utilise un portail RH.
• Renforcer la communication : véritable relai de l’information auprès des collaborateurs, un portail salarié permet de diffuser une information en temps réel (à un ou plusieurs salariés en même temps).
• Archiver des documents en bonne et due forme : la gestion des documents RH via un portail salarié augmente leur fiabilité et leur pérennité.
• Optimiser les coûts : un portail salarié permet de réaliser des économies non négligeables sur l’utilisation de consommables dans le cas de la version papier (jusqu’à 5 fois moins de dépenses).

Quelques inconvénients à prendre en compte

Pour faire de votre portail RH un véritable atout de poids, il est important d’avoir à l’esprit les quelques inconvénients et axes d’amélioration de ce type d’outil. Tout d’abord, le premier défi auquel font face les DRH qui mettent en place un portail salarié réside dans la résistance au changement. Le changement ayant tendance à faire peur, vous aurez certainement à convaincre et à rassurer vos collaborateurs du bien-fondé de la démarche de dématérialisation RH (à travers le portail salarié). Pour faire face aux salariés les plus réfractaires au changement, prévoyez une politique d’accompagnement : communication, tutoriels, formations, feedbacks, etc. Autre réserve à prendre en compte : le risque en matière de sécurité. Souvent liée au point précédent, cette réserve est légitime, car la question de la sécurisation des informations personnelles se pose dès qu’on parle de dématérialisation – surtout lorsqu’il s’agit de données sensibles et confidentielles, comme le sont les données RH. Mais dans les faits, un portail salarié est une solution bien plus sécurisée (normes, cryptage, authentification, etc.) que celle de conserver des documents papier : il suffit d’un vol de clé de tiroir, d’un incendie ou d’un dégât des eaux pour dire adieu aux précieux documents.

Quels types de solutions sur le marché du portail salarié ?

Il existe plusieurs types de portails RH sur le marché. Certains sont disponibles via l’intranet de l’entreprise, d’autres en mode SaaS (ou cloud). Avoir un portail salarié en SaaS vous évite de l’installer sur le serveur de votre entreprise. Cela signifie que vous n’avez pas à effectuer vous-même les mises à jour de l’outil. De plus, un tel portail RH facilite la mise en conformité légale, car tout y est actualisé en permanence. Vous souhaitez déployer un portail pour vos équipes RH et vos collaborateurs dans votre entreprise ? Découvrez les fonctionnalités de notre portail salarié clé en main et offrez à vos collaborateurs un espace personnel sécurisé et entièrement collaboratif ou échangez directement avec l'un de nos experts en nous contactant. Autres articles susceptibles de vous intéresser : Ces nouveautés que les RH devront intégrer pour 2020 La loi El Khomri favorise le bulletin de paie électronique Avez-vous le droit de dématérialiser les bulletins de vos salariés sans leur accord préalable

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