Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

À l’ère de la digitalisation des procédures RH, la dématérialisation du bulletin de paye apparaît comme une évidence. Pour rester compétitive et agile, une entreprise a tout intérêt à réussir son virage digital. Encore lui faut-il choisir les bons outils. Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie en est un décisif. Mais qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie exactement ? Découvrez tout ce que vous devez savoir à son sujet et comment cet outil très utile va accélérer votre transformation digitale.

Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : définition

Un coffre-fort électronique, aussi appelé coffre-fort numérique, est un espace digitalisé à la fois personnel et sécurisé. Il est déployé dans les entreprises désireuses de mettre à la disposition de leurs salariés un outil simple et intuitif pour la gestion des documents RH. En tant qu’employeur ou membre du personnel RH, vous pouvez déposer dans le coffre-fort numérique des documents administratifs, tels que les bulletins de paie (c’est pourquoi on parle souvent de coffre-fort électronique pour bulletins de paie). Grâce à des identifiants personnels, chaque salarié peut ainsi consulter, organiser et archiver ses documents numériques comme il l’entend depuis une seule interface. Le coffre-fort électronique n’est pas seulement un espace de stockage à distance. Il sert aussi et surtout à garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient. Les documents administratifs des salariés, comme les fiches de salaire, représentent des données personnelles particulièrement sensibles. Il est donc essentiel de veiller à leur assurer un niveau de sécurité maximal. Pour cette raison, depuis le décret n° 2018-418 du 1^er janvier 2019 relatif aux conditions de mise en œuvre d’un coffre-fort électronique, toutes les données stockées dans ce type de solution doivent être chiffrées numériquement. De plus, ce dispositif de chiffrage doit être conforme aux exigences de l’ANSSI.

Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un coffre-fort numérique, passons en revue les raisons qui poussent les entreprises à l’utiliser.

Pour sécuriser les bulletins de paie de vos salariés

Nous l’avons vu, un coffre-fort électronique est avant tout conçu dans un souci de sécurité. Il s’agit d’une solution hautement sécurisée permettant de protéger les données numériques sensibles de vos salariés. Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie garantit la protection, l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie de vos salariés. Les risques de vol, de falsification, de perte et de destruction sont ainsi évités. Cela assure aussi la valeur juridique des bulletins de paie numérisés. La protection est assurée par des techniques de cryptographie permettant le chiffrage des documents. Autrement dit, le bulletin de salaire est rendu illisible pour toute personne n’étant pas habilitée à le consulter. Seuls le personnel RH et le destinataire du document peuvent le « déchiffrer ». Pour renforcer cette protection, de nombreux coffres-forts numériques respectent des normes particulièrement strictes. C’est le cas par exemple du coffre-fort SVP SIRH, qui est conforme aux normes en vigueur.

Pour gagner en productivité

Au sein d’un service RH, certaines tâches s’avèrent très chronophages. C’est le cas de la distribution du bulletin de paie. Éditer, gérer, imprimer et distribuer ce document à tous les salariés représente de nombreuses heures chaque mois. Avec un coffre-fort numérique, le processus de remise du bulletin de paie est considérablement accéléré. Concrètement, en tant que RH, il vous suffit d’éditer et de déposer le bulletin de salaire électronique directement dans le coffre-fort du salarié. Cela se fait en quelques clics. Le salarié pourra ensuite aller récupérer son précieux document dès qu’il le voudra. Le coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet donc de gagner beaucoup de temps. Chacun de vos collaborateurs RH peut alors travailler sur des missions à plus haute valeur ajoutée. Ce gain de productivité est même encouragé par la loi. En effet, depuis la loi Travail du 1^er janvier 2017, les bulletins de paie peuvent être émis sous forme électronique sans l’accord préalable du salarié (il conserve toutefois la possibilité de refuser).

Pour valoriser la marque employeur de votre entreprise

Si votre entreprise met en place une solution telle que le coffre-fort électronique pour dématérialiser le bulletin de paie, elle sera perçue comme innovante. Elle participera à son niveau à la transition écologique grâce à la réduction des impressions et de l’utilisation de consommables (papier, cartouches d’encre, enveloppes, etc.). Le coffre-fort numérique pour bulletin de paie contribue ainsi à améliorer la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Cela permet à votre entreprise de participer, à son échelle, aux enjeux du développement durable. Diminuer l’empreinte écologique et faire preuve d’innovation sont deux atouts de poids en faveur de la marque employeur d’une entreprise. Pour rappel, la marque employeur permet non seulement d’attirer des candidats qui se reconnaissent dans vos valeurs, mais aussi de les fidéliser une fois qu’ils sont devenus vos collaborateurs.

Pour proposer une solution bien pratique à vos salariés

Une fois le coffre-fort électronique déployé dans votre entreprise, vos salariés peuvent accéder à leurs fiches de paie (et à tout autre document qui y est stocké) en quelques clics. Outre la rapidité de cette opération, c’est la perspective de la faire depuis n’importe où qui la rend encore plus intéressante. En effet, vos salariés n’ont pas à être physiquement dans les locaux de l’entreprise pour consulter leurs documents administratifs. Autre atout de la dématérialisation : le gain de place. Avec un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, vos salariés n’ont plus besoin de trouver un endroit chez eux pour les stocker. Ils peuvent retrouver n’importe quelle fiche de paie sans avoir à fouiller dans leurs tiroirs. Le coffre-fort permet en outre de ne plus perdre de bulletins. Vous en savez maintenant davantage sur le coffre-fort électronique pour bulletin de paie. Pourquoi vous priver d’une solution rendant service à toute l’entreprise ? En vous faisant accompagner, vous verrez qu’il est extrêmement simple de déployer un coffre-fort électronique pour vos salariés. Découvrez le coffre-fort e-Safe dès maintenant. Autre article susceptible de vous intéresser : Gestion de la paie : internalisation ou externalisation ?

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