Quelles sont les fonctionnalités d’un portail RH idéal ?

Dans le but de renforcer l’interactivité entre les collaborateurs et leur hiérarchie, les entreprises s’équipent de plus en plus d’un portail RH. Cette solution digitale répond à des enjeux de communication interne, mais aussi de praticité et d’efficacité, dans une société où le travail à distance se généralise. Cet article passe en revue les options et les fonctionnalités d’un portail RH idéal.

Rappel : à quoi sert un portail RH ?

Outil collaboratif par excellence, le portail RH est une plateforme RH sécurisée mise à la disposition des salariés d’une entreprise. Ces derniers peuvent y retrouver en quelques clics l’ensemble de leurs documents RH, tels que leurs bulletins de paie numériques, leurs notes de frais, leurs demandes de congés et absences, etc. Grâce à un flux de données entièrement dématérialisées, les documents contenus dans un tel portail collaboratif sont accessibles via un système de droits d’accès. Ainsi, un salarié n’a accès qu’au contenu de son propre profil, tandis le service des Ressources humaines peut consulter et gérer les documents de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Le portail RH est un élément majeur du SIRH (Système d’Information Ressources Humaines). Il favorise l’interactivité entre les salariés, leurs managers et le service RH. Plus globalement, c’est un outil au service de la communication interne de l’entreprise.

Les différentes fonctionnalités d’un portail RH

En plus de l’archivage à valeur légale, un portail RH vous permet de gérer et de proposer à vos collaborateurs une bibliothèque de documents RH tout en communiquant en ligne avec eux. Telles sont les fonctions de base du portail salarié. En complément, vous pouvez opter pour différentes fonctionnalités, comme :

• remettre, stocker et consulter les bulletins de paie dématérialisés (via un coffre-fort numérique sécurisé) ;
• automatiser et valider les demandes de congés payés et d’absences entre les salariés, les managers et la DRH ;
• envoyer et consulter des documents de communication RH (mots du président, fusion de services internes, plan social, etc.) ;
• actualiser et gérer les données personnelles depuis un seul et même endroit sécurisé ;
• recevoir des demandes spécifiques de chaque collaborateur tout en gardant une traçabilité de ces échanges.

Comment définir vos besoins et permettre à vos solutions RH d’évoluer ?

Avant de vous lancer dans le choix d’un portail salarié, assurez-vous d’avoir mené une réflexion complète sur vos processus RH et la gestion des documents. Demandez-vous notamment :

• Comment et par qui votre documentation RH est-elle gérée actuellement dans votre entreprise ?
• Quelles sont les problématiques rencontrées par rapport à ce mode de gestion ?
• À quels enjeux devez-vous répondre en matière de stockage des informations relatives à vos collaborateurs ?

Pendant cette phase d’analyse, pensez à évaluer comment répond votre système actuel de gestion des documents RH aux questions de sécurité et de traçabilité. Êtes-vous en conformité avec les obligations légales (celles du RGPD par exemple) ? Mener une analyse profonde avec l’ensemble du service RH sur la gestion administrative du personnel est une première étape à ne pas négliger. Cela vous permet ensuite d’identifier le portail RH dont vous avez besoin, ainsi que les fonctionnalités à implémenter. Même si n’importe quel portail salarié est un atout aujourd’hui, nous vous invitons à faire un exercice simple afin d’identifier celui qu’il vous faut. Identifiez et classez les objectifs suivants par ordre de priorité :

• faciliter l’accès aux données personnelles ;
• accélérer vos processus de gestion RH en renforçant l’interactivité entre les collaborateurs et la DRH ;
• automatiser certaines tâches répétitives et chronophages pour faire gagner du temps à votre service RH ;
• renforcer votre communication interne ;
• archiver des documents en bonne et due forme (authenticité, fiabilité, traçabilité) ;
• optimiser vos coûts de gestion (notamment sur l’utilisation de consommables liés aux impressions).

Trouvez le portail salarié qui vous correspond

Il y a plusieurs types de portails RH sur le marché. Certains d’entre eux sont disponibles via l’intranet de l’entreprise, d’autres en mode SaaS (ou mode cloud). Avoir un portail RH en SaaS est un avantage, car cela vous épargne de l’installer vous-même sur votre propre serveur. C’est aussi le meilleur moyen de bénéficier automatiquement des mises à jour, sans rien avoir à gérer. Autre avantage de taille : un portail salarié en SaaS vous assure d’être en permanence en conformité légale, car tout y est actualisé régulièrement par des équipes dédiées. Le risque de non-conformité est donc externalisé au partenaire vous fournissant la solution. Vous souhaitez proposer à vos salariés un portail RH avec les bonnes fonctionnalités ? C’est ce que nous vous proposons chez SVP SIRH : notre portail RH clé en main est fourni avec des options à la carte. Vous profitez en plus d’une hotline pour vous conseiller selon vos besoins et vos questions. Découvrez dès maintenant le portail salarié SVP SIRH ! Autres articles susceptibles de vous intéresser : Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) : entrée en vigueur et conséquences La loi El Khomri favorise le bulletin de paie électronique Communication interne et portail salarié : partagez vos informations RH avec vos collaborateurs à distance

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