Qu’est-ce que la GEPP ?

GEPP, définition

En quoi consiste la GEPP ?

La GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels), anciennement appelée GPEC, correspond à une démarche de gestion proactive des ressources humaines de l’entreprise. Elle a pour objectif d'anticiper les mouvements des effectifs en prévoyant les futurs besoins de recrutements, les campagnes de mobilités et les départs à venir. Elle implique aussi de prévoir des plans de formation et des évolutions professionnelles adaptés aux mutations futures.

En effet, l’ANI du 14 novembre 2008 précise que la finalité de la GPEC (devenue GEPP) est d'anticiper les “ évolutions prévisibles des emplois et des métiers, des compétences et des qualifications, liées aux mutations économiques, démographiques et technologiques prévisibles, au regard des stratégies des entreprises “. 

Cette méthode de gestion des compétences dynamique offre une vision précise des ressources humaines à un instant T : métiers, âge moyen des salariés, qualifications, types de contrats, cartographie des compétences clés … 

Une obligation triennale de mise en place d'un dispositif de GEPP existe pour les entreprises d'au moins 300 salariés, ou les groupes de dimension communautaire de plus de 149 salariés. Les PME ne sont donc pas concernées par cette obligation. Cependant, ce dispositif comporte des avantages non négligeables et pourrait permettre aux PME de répondre à certaines de leurs obligations.

• Bon à savoir : Bien que son obligation ne concerne pas les PME, l’Accord du 15 septembre 2020 relatif à la GPEC précise que les entreprises de moins de 300 salariés sont “incitées à négocier un accord” sur la GEPP.

Pour résumer, l’objectif est de permettre aux organisations de renforcer leur dynamisme et leur compétitivité sur un marché toujours plus concurrentiel. Comment ? En s’adaptant et en anticipant les besoins futurs de l’entreprise tout en faisant face aux enjeux de leur secteur.

Du côté des salariés, elle présente également des avantages. Elle met à leur disposition des informations précieuses et des outils utiles afin qu’ils deviennent véritablement acteurs de leur parcours professionnel.

Mais alors, quelles sont les différences entre l’actuelle GEPP et la GPEC ?

Quelles différences entre GEPP et GPEC ?

La GPEC s’est construite suite à plusieurs lois successives : les lois Borloo (2005), Rebsamen (2015) et les Ordonnances Macron (2017). Ce sont ces dernières qui ont fait évoluer le cadre juridique et apparaître la notion de GEPP.

L’approche évolutive de la GPEC se caractérise par 3 dimensions. 

La première différence est qu’elle implique une vision plus globale du “parcours professionnel” du salarié puisque la notion de formation professionnelle a été remplacée par celle de formation continue.

En effet, depuis les Ordonnances Macron de 2017, on ne parle plus de développement des compétences mais plutôt de parcours professionnel. La GEPP valorise donc la participation de l’entreprise au renforcement de l’employabilité des collaborateurs. L’employeur doit donc offrir les moyens ainsi qu’un accompagnement en accord avec le projet professionnel du collaborateur. Que ce soit dans le cadre de la stratégie d’entreprise ou dans le cadre d’un projet personnel externe. 

Concernant la périodicité de la négociation, la loi de Programmation de Cohésion Sociale du 18 janvier 2005 stipulait que la GPEC devait être négociée tous les trois ans. Cette négociation doit être réalisée avec la direction et les partenaires sociaux. Les sujets abordés comprennent : les mesures d’accompagnement de ce dispositif, les conditions de mobilité interne, les orientations sur les trois prochaines années concernant les plans de formation et les perspectives de recours face aux différents contrats de travail.

La périodicité de sa négociation a donc évolué puisque les partenaires sociaux sont en mesure de la définir par la voie d’un accord collectif. Le délai maximum reste toutefois de 4 ans. 

• Bon à savoir : Ces négociations n’ont pas pour obligation d’aboutir à la signature d’un accord. En effet, le Ministère du Travail n’impose aucune obligation sur leur finalité. Toutefois, les négociations infructueuses doivent conduire à la rédaction d’un procès-verbal. 

Enfin, la GEPP est davantage en phase avec le contexte économique actuel. Elle prend en considération l’accélération de la digitalisation, les tensions de recrutement, l’obsolescence des compétences ainsi que la transition écologique. Cette dernière est reconnue comme un facteur nécessitant une adaptabilité renforcée. 

Les avantages de la GEPP

Quels sont les avantages pour l’entreprise?

Face aux mutations du monde professionnel, cette démarche vise à maintenir et développer la compétitivité de l’entreprise afin d'assurer sa pérennité. Mettre en place un tel plan permet donc d’anticiper les évolutions du marché et de la société, qu’elles soient économiques, technologiques, sociales, juridiques ou environnementales. Cela représente un avantage concurrentiel non négligeable pour l’entreprise qui diminue également les risques de plans sociaux.

Un des objectifs clés est d’offrir à l’entreprise une gestion plus dynamique des métiers et des compétences présentes au sein de l’organisation pour s'adapter aux transformations et aux besoins à venir. Comment ? En construisant des plans de formation et d’actions adaptés aux évolutions technologiques et aux besoins de compétences à venir.

Ce qui implique la réalisation d’un diagnostic de l’ensemble des métiers et compétences disponibles ainsi que des outils à disposition. Pour ce faire, les professionnels des ressources humaines doivent recenser et analyser les ressources présentes dans l'entreprise pour garantir leur performance sur un marché toujours plus compétitif.

Par ailleurs, en sécurisant les parcours professionnels des salariés, la GEPP permet d'améliorer la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) globale et de limiter les risques psychosociaux (RPS), le taux d’absentéisme et de turnover au sein des équipes. Le dialogue social et la relation entreprise / collaborateurs ne peuvent qu’être améliorés. 

Pour finir, ce dispositif participe à faire rayonner et à développer la marque employeur de l’entreprise, d’une part en maintenant l'employabilité des salariés, d’autre part en assurant sa compétitivité et sa réputation. Ce qui confère à l'entreprise une meilleure attractivité auprès des candidats mais aussi à l’égard de ses potentiels clients.

• Bon à savoir : Des accords de type GEPP peuvent être conclus dans les PME pour mobiliser le dispositif Transco. L’objectif est d’aider les employeurs et les salariés à faire face aux mutations qui peuvent impacter l’activité de leur entreprise (transition écologique, modes de travail, innovations technologiques, digitalisation, dématérialisation RH,  etc.). Selon le Ministère du Travail, ce dispositif favorise la mobilité des salariés positionnés sur des “métiers fragilisés”. 

Des bénéfices pour les salariés

Chaque collaborateur peut être concerné par un tel dispositif, même si l’obligation légale de son application concerne les entreprises de plus de 300 salariés ou les structures de dimension communautaire comptant plus de 149 salariés. 

Un tel dispositif permet aux collaborateurs de gérer leur carrière et d’adapter leurs compétences aux évolutions du monde professionnel par le biais de la formation. Le développement de leurs compétences et le maintien de leur employabilité leur permet d’envisager leur avenir professionnel plus sereinement. 

Ce qui œuvre également en faveur de leur santé mentale et de leur motivation. Tout en luttant contre le manque de reconnaissance au travail. 

De plus, grâce à la formation, ils bénéficient d’un meilleur accompagnement de carrière et ils sont en mesure d’accéder à des perspectives d’évolutions professionnelles qui correspondent à leurs attentes. Les salariés peuvent par exemple demander de réaliser un bilan de compétences pour construire un projet qui répond à leurs attentes mais aussi aux futurs besoins de l’entreprise.

Les opportunités d’évolution de carrière qui s’offrent à eux participent à développer leur capacité à se projeter à moyen ou long terme au sein de l’entreprise. Ce qui accroît par la même occasion leur engagement et leur niveau de fidélisation. 

Enfin, si l’accompagnement proposé est insuffisant au regard de la loi, les collaborateurs peuvent demander à recevoir une indemnisation. 

• Bon à savoir : Selon l’article L.2242-20 du Code du Travail, l’employeur encourt des sanctions s’il ne respecte pas l’obligation de mise en place de la GPEC et du maintien de la stabilité et des effectifs pour 3 ans. Ainsi, la loi estime qu’il prive ses salariés d’une opportunité de conserver leur emploi, et que le préjudice qui en résulte devra être indemnisé par l’entreprise.

Comment mettre en place une GEPP en entreprise ?

Etape 1 : Répertorier et lister vos ressources internes

Pour commencer, il est nécessaire de réaliser un état des lieux interne. En effet, vous devez répertorier et lister les ressources disponibles au sein de l’entreprise.

Par “ressources”, il faut entendre les ressources humaines (départs et recrutements prévus, pyramide des âges, bilan social individuel, types de contrats etc.), les compétences, les ressources financières telles que les aides à la formation ou au recrutement ainsi que les outils et technologies dont vous disposez.

Ce bilan peut prendre la forme d’un tableau Excel ou d’un reporting RH qui synthétise notamment les caractéristiques, les compétences techniques et comportementales de tous vos collaborateurs.

Etape 2 : Identifier vos besoins futurs

Pour ce faire, l’entreprise doit analyser la situation du marché afin d’anticiper les mutations et les orientations à venir.

Lister les emplois et compétences dont vous aurez besoin à l’avenir est intéressant pour analyser les écarts entre la situation actuelle et les besoins de l’entreprise. 

Pour résumer, vous devez identifier vos futurs besoins en interne (métiers, qualifications, départs, mobilités, recrutements…) et en externe (tendances du marché, productivité, croissance, développement de produits, nouvelles technologies, enjeux environnementaux, cadre législatif…).

L’entreprise peut d’ailleurs réaliser un audit du personnel pour connaître leurs besoins et leurs attentes.

Puis, la comparaison des écarts obtenues lors de ces deux premières étapes vous permettra d’établir une stratégie de réponse à ces futurs besoins.

Etape 3 : Définir les objectifs liés à la mise en place d’une GEPP

La seconde étape consiste à définir vos objectifs stratégiques.

Ces derniers peuvent être multiples : 

• l’amélioration de la capacité d’adaptation des compétences des collaborateurs face aux évolutions socio-économiques, technologiques, environnementales et juridiques

• le maintien de la compétitivité de l’entreprise

• l’accompagnement des transformations et des évolutions professionnelles

• l’amélioration de l’attractivité et de la marque employeur

• le développement de la fidélisation des collaborateurs

• une meilleure efficacité du recrutement grâce à un ciblage plus précis des profils et des candidats

Une fois votre plan d’action mis en place, vous pourrez alors vous référer de nouveau aux objectifs définis en amont pour évaluer la performance de vos actions.

Etape 4 : Construire un plan d’action

La 4ème étape consiste pour l’entreprise à élaborer un plan d’action à déployer au cours des prochaines années. Ces actions doivent à la fois répondre à vos futurs besoins et aux objectifs que vous aurez définis en amont. Elles ont pour but de réduire les écarts entre l’existant et les besoins de l’entreprise. Ces actions peuvent se traduire de différentes manières : 

• faciliter l'accès aux plans de formations internes et aux VAE

• mettre en place des programmes de mentorat et de mécénat

• lancer des campagnes de recrutements externes

• analyser les prévisions d’évolution de poste et de promotions

• mettre en place des processus de mobilité interne 

• proposer un accompagnement sur des projets d’intrapreneuriat

Il vous faudra ensuite mettre en place votre plan d’action avec l’aide de toutes les parties prenantes (équipes de direction, services RH, managers…).

Étape 5 : Évaluer le ROI et les conséquences de la GEPP

Une fois votre plan d’action instauré, vous serez en mesure d’observer les résultats obtenus et de les comparer avec les objectifs de votre démarche GEPP. Cette évaluation a posteriori vous permettra de déterminer la pertinence et la performance des moyens mis en œuvre pour répondre aux enjeux de votre secteur d’activité. Mais ce bilan incarne aussi une aide précieuse pour prévoir les futures stratégies que vous devrez adopter.

GEPP : Les outils phares à connaître 

Le référentiel métiers et compétences

Dresser un état des lieux des compétences et des métiers présents au sein de l’entreprise permet d’obtenir une vision globale de ses ressources en interne et donc de ses besoins. Grâce à cet outil précieux, vous serez en mesure d'anticiper les mutations internes et externes du marché.

Le référentiel est utilisé pour prévoir les plans de recrutement, mais il peut aussi être exploité par les managers lors de l’entretien d’évaluation annuel. 

Par ailleurs, le bilan des compétences s’avère également très utile pour construire les parcours de formation des salariés.

Pour une efficacité optimale, vous devez définir précisément les compétences techniques, comportementales (soft-skills) et les connaissances théoriques nécessaires au poste ainsi que le niveau idéal de maîtrise attendu.

La pyramide des âges

La pyramide des âges est indispensable pour anticiper les besoins en termes d’emplois et de compétences à moyen et long terme. Cet outil vous offre une vision de la répartition de la population au sein de l’entreprise (effectifs par âge et par sexe). 

En effet, elle permet par exemple l'anticipation des départs à la retraite et d’autres variations d’effectifs au sein de l’entreprise. Un des objectifs clés correspond au fait que le départ à la retraite ne soit pas synonyme de disparition des connaissances, grâce à l’organisation d’une passation des compétences.

Le bilan de carrière

Le bilan de carrière est lui aussi un outil clé de la GEPP, notamment dans le cadre d’un processus de mobilité interne. Il permet d’identifier efficacement les points forts et les axes d’amélioration de chacun des collaborateurs et ainsi, d’anticiper leurs parcours de mobilité.

La gestion des emplois et des compétences incarne un enjeu crucial pour les professionnels des RH. Un GEPP réussie va jouer un rôle important dans l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise mais aussi dans le niveau d’épanouissement des salariés.

L’entretien annuel

L’entretien annuel représente un moment incontournable permettant aux managers et aux talents de faire un bilan de l’année écoulée concernant leurs objectifs (passés ou futurs) ainsi que leurs attentes. Le manager évalue les compétences de son équipe et vérifie l'adéquation des compétences de chaque membre avec celles renseignées sur sa fiche de poste.

Cet outil stratégique dans la gestion des parcours professionnels offre une synthèse des compétences disponibles en interne selon les spécificités du secteur et de chaque métier. 

De nombreux outils peuvent vous permettre de créer votre GEPP : gestion des collaborateurs, entretiens professionnels, pilotage de plans d’action, management des compétences, de la formation… Un SIRH peut vous apporter une aide lors de chaque étape de sa mise en œuvre. Ce logiciel vous permet de récolter, analyser, synthétiser et exploiter toutes les données RH qui vous seront utiles.

Le saviez-vous ? Les solutions de gestion des compétences de SVP SIRH sont personnalisables selon les spécificités de votre organisation. Ces modules RH sont des outils précieux pour vous permettre d’optimiser vos coûts et bénéficier d’une GEPP rapidement opérationnelle.