Réponses de l'URSSAF sur la déclaration préalable à l’embauche

Depuis 2011, les formalités d'embauche ont été simplifiées par le regroupement de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et de la déclaration unique d'embauche en un seul document. Dans une lettre d’information des employeurs adressée en mars 2023, l’Urssaf publie une foire aux questions relative à la DPAE. Elle y répond à de nombreuses interrogations d’ordre pratique.

Quand doit-on faire la DPAE ?

Afin de lutter contre les différentes formes d’emplois irréguliers, l'employeur doit signaler toute embauche à son organisme de protection sociale au moyen de la déclaration nominative préalable à l'embauche (DPAE). L'embauche d'un salarié ne peut donc intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. De plus, l'employeur est tenu d'effectuer la déclaration préalable dans tous les lieux de travail où sont employés des salariés. Cette déclaration constitue pour les services de contrôle un moyen de preuve de la date réelle de l'embauche.

Quels sont les salariés concernés par cette DPAE ?

En principe tous les salariés, au sens du droit du travail, c'est-à-dire titulaires d'un contrat de travail ou présumés salariés par le Code du travail, et indépendamment de leur situation au regard du droit de la sécurité sociale, sont concernés dès lors que l'embauche s'effectue sur le territoire français.

Quelles sont les précisions apportées par l'URSSAF ?

Dans la FAQ publiée par l’URSSAF, plusieurs précisions sont apportées sur des situations pratiques souvent rencontrées par les employeurs. En voici quelques-unes :

• Que faire pour modifier une DPAE ? vous devez vous rendre sur votre espace en ligne Urssaf.fr où vous pouvez consulter ou modifier certaines données d’une DPAE.

Pour utiliser ces fonctionnalités, vous devez être administrateur ou demander à ce dernier de modifier votre abonnement pour être habilité : [Mon Profil > Profil > Gérer les utilisateurs de l'espace].

• Est-il possible de faire une DPAE sans numéro de sécurité sociale ? Selon l'URSSAF, le numéro de Sécurité sociale est une donnée obligatoire. Néanmoins, si le salarié n’a ni NIR (numéro d’identification au répertoire) ni NIA (numéro d’immatriculation d’attente), la déclaration est prise en compte.
• Faut-il faire une DPAE en cas de fusion absorption ou en cas de renouvellement de contrat ? L’URSSAF précise ainsi que lors d’une fusion absorption ou de reprise d’entreprise, si les salariés conservent les mêmes emplois et s’il n’y a pas eu d’interruption de travail (sauf congés), de nouvelles DPAE ne sont pas nécessaires.

Il en va de même en cas de renouvellement de contrat ou de passage d’un CDD en CDI. Si les deux contrats concernent le même poste de travail et si aucune interruption n’a lieu à la fin du premier contrat, il n’est pas nécessaire d’enregistrer une nouvelle DPAE.

• Et si le salarié ne se présente pas ? Une dernière précision intéressante concerne l’obligation de faire une DPAE si le salarié ne se présente pas le jour de l’embauche. Selon l’URSSAF, une DPAE ne pouvant pas être annulée, aucune démarche n’est à effectuer dans ce cas.

Références officielles : URSSAF - FAQ DPAE Légifrance : Déclaration préalable à l'embauche

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