Télétravail : Comment organiser l'activité de vos collaborateurs ?

Comme de nombreuses entreprises actuellement, vous privilégiez le télétravail pour assurer la sécurité de vos collaborateurs tout en évoluant vers une dynamique de transformation digitale. Le gouvernement a notamment adressé sa volonté de privilégier ce mode de travail au rythme de deux à trois jours par semaine. Et si cette pratique s’est généralisée au cours des derniers mois, s’adapter au management en distanciel n’est pas une évidence pour toutes les entreprises. Le télétravail apporte plusieurs avantages pour vos collaborateurs : la réduction du temps de trajet, des horaires plus flexibles, le gain en autonomie et une meilleure gestion entre vie privée et vie professionnelle... Les salariés sont de plus en plus nombreux à apprécier le télétravail qui est perçu comme une source de motivation. Malgré cela, sa pratique comporte des risques non négligeables tels qu'une surcharge de travail se traduisant par une durée de travail excessive et l’isolement dû à la diminution des interactions sociales et du travail collectif. Que le télétravail soit mis en place de façon régulière ou occasionnelle, il est primordial d’être informé de la présence des collaborateurs sur site afin de permettre un suivi de leurs activités et de respecter les mesures d’hygiène. De nombreux chefs d’entreprise se questionnent à propos du suivi des congés et des temps de travail de leurs équipes. Avec les modules Congés et Déclaration des temps, assurez-vous que vos collaborateurs maîtrisent la pratique du télétravail tout en ayant une visibilité et un accès simplifié à leurs congés et temps de travail.

Gérez facilement vos congés et absences avec le module Congés

 Utilisez e-Congés pour suivre la présence sur site de vos collaborateurs en 3 étapes :

1. La pose des congés :

Les collaborateurs effectuent leurs demandes de congés et de RTT en toute autonomie avec un accès leur permettant de visualiser leur solde de congés en temps réel et de réaliser des estimations futures.

2. La validation des demandes :

Les managers accèdent aux plannings et valident les demandes rapidement.

3. L'envoi des congés en paie :

Vous pouvez exporter l’ensemble des absences d’une période dans le format de votre logiciel de paie. Le module Congés permet la gestion de l’ensemble des types absences quelle que soit la taille ou l'effectif de votre entreprise, votre règlement de gestion interne, votre convention collective de travail ou encore votre accord de branche :

• Arrêts maladie
• Congés sans solde
• Congés payés ou RTT
• Chômage ou activité partielle
• Congé individuel de formation (CIF)
• Événements familiaux

Le module Congés permet également de gérer les congés en jours ouvrés/ouvrables, en jours calendaires et en heures, l’ancienneté, le fractionnement, le compte épargne-temps (CET) et la régularisation des droits acquis en cas d’absence, etc.

Avec le module Gestion des temps, vous pouvez :

• Justifier du temps de travail et du respect des jours chômés de vos salariés auprès de la direccte ou de l’inspection du travail.
• Veiller à suivre les temps de repos légaux en période de télétravail.
• Suivre l’activité réelle des salariés pour rééquilibrer la charge et ajuster vos heures de chômage partiel.
• Avoir un reporting « partagé » avec d’autres utilisateurs, sur l’outil et par mail.

Le module déclaration des temps facilite les tâches des managers

Les managers disposent de tableaux de bord avec un visuel sur l’activité de leur équipe. Ils visualisent instantanément les situations anormales : retards, dépassements, travail de nuit, etc. Une relance des feuilles de temps en retard est effectuée par le module Déclaration des temps.

Une gestion claire pour vos collaborateurs

Sur chaque journée, est calculé et affiché l'écart entre les durées de travail théorique et déclarée. En cas d'infraction liée à une erreur de paramétrage, une alerte apparaît et vous explique selon le contexte, les règles conventionnelles et contractuelles correspondant au temps de travail de votre entreprise.

Un gain de temps pour votre service RH

Le module Déclaration des temps permet d’exporter les éléments variables (heures supplémentaires, nuits, dimanches, etc.) pour les intégrer en paie ou, en cas de récupération, dans le module Congés. Un reporting complet permet au service RH d’extraire les données saisies dans le module Déclaration des temps pour piloter et mesurer l’attribution des ressources.