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Télétravail : quelles obligations pour les entreprises ?

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Télétravail : quelles obligations pour les entreprises ?
Le télétravail devient officiellement la règle. Comment fixer ses règles, quelles mesures mettre en place et quelles sont les obligations des employeurs ?

Suite au reconfinement, le gouvernement a imposé à nouveau le travail à distance pour tous les emplois qui le permettent. Ce télétravail, obligatoire et exceptionnel, n'a pas besoin d'être basé sur l'accord entre le salarié et son employeur, mais doit cependant respecter certaines règles. Les pouvoirs publics ont annoncé que télétravail devait devenir la règle. Depuis le début de la crise sanitaire, les différentes périodes de confinement, couvre-feu et autres mesures d’urgence n'ont pas toujours été parfaitement lisibles et certains peuvent avoir du mal à distinguer ce qui est réellement obligatoire ou non pour le travail à distance. Comment fixer les règles de télétravail aux salariés, quelles mesures mettre en place et quelles sont les nouvelles obligations faites aux employeurs ?

Les obligations des employeurs en matière de télétravail

Depuis fin octobre, le gouvernement a fait du télétravail « la règle » et non une option, promettant des sanctions pour les entreprises qui n'appliqueraient pas ces directives. Pour accompagner les entreprises, un protocole national a été mis en place. Le nouveau confinement a été suivi d'annonces selon lesquelles le télétravail devient la règle absolue pour les employeurs, avec sanctions à la clé pour ceux qui ne prendraient pas les dispositions nécessaires envers ceux de leurs salariés pour qui le télétravail est possible à 100 %. « La loi donne à l’employeur une obligation de protection de la sécurité et de la santé des salariés. Si 100 % des tâches peuvent être faites à distance, elles doivent être réalisées en télétravail. Les employeurs qui le refuseraient sans justification s’exposent à des sanctions ». Côté salariés, ceux-ci peuvent saisir l'inspection du travail s'ils estiment pouvoir être en télétravail alors que leur employeur leur impose d'être présents sur site.

Peut-on affirmer que le télétravail est désormais devenu une obligation absolue pour les entreprises ?

Les choses ne sont pas si simples, et bien que les annonces gouvernementales aient été fermes, aucune obligation formelle ne figure dans les textes légaux. Comme indiqué par le Conseil d’État dans un avis du 19 octobre, le protocole anti-Covid n’a pas force de loi. Toutefois, le ministère du Travail distingue 3 cas de figure pendant le confinement :
  • Les salariés en mesure de travailler à distance doivent être placés en télétravail à temps complet
  • Ceux ne pouvant pas réaliser l'ensemble de leurs tâches à distance peuvent se rendre occasionnellement sur leur lieu de travail. Dans ce cas, les activités nécessitant un équipement spécifique disponible sur site uniquement doivent être regroupées pour limiter les déplacements
  • Les salariés dont la présence sur le lieu de travail est indispensable, leurs missions ne pouvant pas être réalisées à distance, peuvent continuer à se rendre sur leur lieu de travail.
À défaut d’obligation absolue, le télétravail devient donc obligatoire là où il peut techniquement être mis en place.

Le refus du travail à distance doit être justifié et motivé

A ce jour, en dehors du protocole national élaboré par le gouvernement, le Code du travail reste la référence en matière de télétravail. Compte tenu de sa généralisation désormais quasiment acquise, il reste cependant préférable de l'organiser par un accord collectif ou une charte diffusée par l’employeur, après consultation du CSE. En l'absence de tels dispositifs, le salarié et l’employeur peuvent formaliser leur accord par tout moyen. Si l'employeur reste en droit de refuser le télétravail à ses salariés, il doit toujours motiver sa réponse.
Rappelons que depuis le 17 mars et jusqu’à nouvel ordre, le télétravail doit impérativement être privilégié. Pour imposer sa présence sur site, l’employeur doit démontrer que celle-ci est indispensable au fonctionnement de l’activité. Les récentes annonces gouvernementales confirment que sa responsabilité en cas de refus pourra être engagée.
L’employeur peut donc sous conditions refuser le télétravail, mais il a aussi le pouvoir de l’imposer à ses salariés, selon le Code du travail, en cas de « circonstances exceptionnelles ». L’article L. 1222-11 du Code du travail mentionne d’ailleurs clairement le « risque épidémique » parmi les raisons pouvant justifier le recours au télétravail, même l’accord du salarié.

Comment définir un poste compatible avec le télétravail ?

Dans la dernière version des questions-réponses sur le télétravail, le ministère du Travail indique des critères qui permettent d'adopter le télétravail :
  • Tout d'abord, les éléments mentionnés dans l’accord collectif ou la charte fixent les critères à remplir pour qu'un poste soit éligible au télétravail.
  • A défaut, l'employeur doit identifier les activités concernées par le télétravail, y compris pour des postes considérés comme non concernés par le télétravail. Ceux-ci pouvent comporter des missions qui peuvent être réalisées à distance. Quelques exemples sont mentionnés par le ministère du Travail comme renseigner le public, réaliser des enquêtes, du support informatique, de la gestion de projet, des achats, réaliser des supports de communication, traiter des dossiers en retard, etc. Dans la même logique, l'organisation de réunions ne justifie pas la présence des participants lorsqu'elles peuvent être organisées en visio ou audio-conférence.
  • A contrario, le télétravail n’est pas applicable aux activités rattachées à des lieux ou des personnes, qui nécessitent de se rendre sur des lieux spécifiques pour inspecter, nettoyer, installer, réparer ou utiliser des outils et machines ou encore s’occuper de personnes ou d’animaux.
  • La Direction générale du travail exclut également du télétravail certaines fonctions managériales qui imposent une présence minimale pour encadrer des équipes qui ne peuvent pas travailler à distance.
Pour identifier les missions éligibles au télétravail, le ministère du Travail préconise une méthode en 3 étapes :
  • Lister les principales activités de chaque fonction, en y incluant des tâches qui peuvent présenter un intérêt pour préparer la sortie de crise (mise à jour de procédures et de supports de travail, veille)
  • Evaluer les freins ou difficultés du télétravail pour chacune de ces activités pour l’entreprise, le client et le salarié concerné (accès au serveur à distance, qualité du réseau internet, confidentialité des données, relation client, etc.)
  • Identifier quels moyens et conditions peuvent être mis en oeuvre pour résoudre ces difficultés (équipement de travail, connexion sécurisée, solutions de visioconférence, modification des modalités et horaires d'accueil des clients, collègues et managers, formation à distance à l’usage de nouveaux outils numériques, etc.).
Si cette analyse vous amène à considérer le télétravail comme impossible, l’activité peut alors se poursuivre sur site. Dans ce cas, l'employeur doit mettre en oeuvre toutes les mesures sanitaires nécessaires à la protection de ses salariés (port du masque, distanciation, horaires décalés, etc.).

Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

Le travail à distance, bien organisé, peut être un atout pour l’entreprise autant que pour les salariés avec des gains de productivité non négligeables à la clé. A condition d'être accompagné de mesures appropriées, notamment :
  • Identifier les besoins des collaborateurs afin de définir un cadre de travail à distance qui leur convienne,
  • Définir une charte de télétravail intégrant les éléments nécessaire à sa mise en oeuvre (ressources matérielles à disposition des salariés, outils collaboratifs utilisés, rythmes de travail, droits et devoirs de l’employeur et des salariés, infrastructures techniques, organisation managériale, etc.)
  • Prévoir une période de test et une analyse interne du dispositif
  • Consulter les salariés sur ce dispositif pour l’améliorer selon leurs attentes ou difficultés et communiquer régulièrement auprès d'eux. Ce point est crucial pour maintenir le lien et la motivation des équipes
  • Adapter le management des équipes et renforcer l'accompagnement de ceux qui se sentent isolés.
Sources légales Articles L1222-9 à L1222-11 du Code du travail Autre article susceptible de vous intéresser : Reconfinement, maintien du dispositif d’activité partielle

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