Tout comprendre sur le coffre-fort électronique

Digitalisation de la société, transition numérique, dématérialisation des documents… Aujourd’hui plus que jamais, le digital est partout. Il bouleverse irrémédiablement notre quotidien, personnel comme professionnel, si bien que les entreprises voulant rester compétitives doivent réussir leur virage digital. Pour cela, il leur faut les bons outils. Cela tombe bien : dans cet article, nous vous résumons tout ce que vous devez savoir sur le coffre-fort électronique, une solution clé en main au service de votre transformation digitale.

Le coffre-fort électronique : stocker les bulletins de paie, mais pas seulement

Le coffre-fort numérique est de plus en plus présent en entreprise et son usage progresse régulièrement, comme le confirme le rapport annuel Gouvernance de l’Information Numérique de Serda Conseil. En quoi consiste cet outil exactement ?

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort électronique, également appelé coffre-fort virtuel ou coffre-fort numérique, désigne un espace digital personnel et sécurisé. Il est mis à la disposition des salariés dans les entreprises qui souhaitent simplifier la distribution des bulletins de paie sous format électronique, ou stocker certains documents RH personnels notamment. De son côté, le salarié peut y importer ses propres documents personnels importants comme des titres de propriété ou autres documents légaux, qu'il stockera dans les mêmes conditions de sécurité et de probité que les documents transmis par son employeur. Concrètement, l’employeur ou le RRH dépose les documents personnels du salarié directement dans son coffre-fort électronique. De son côté, le salarié se connecte à son espace nominatif à l’aide de ses identifiants. Il accède alors à l’ensemble de ses fiches de paie et autres documents administratifs. Il peut ensuite les organiser, les ranger et les partager à loisir. En France, vous devez opter pour un coffre-fort électronique répondant aux exigences du décret n° 2018-418 du 1er janvier 2019. La solution de stockage de documents doit également proposer un système de chiffrement en conformité avec l’ANSSI.

Loi El Khomri : pourquoi vous devez opter pour un coffre-fort numérique ?

En vigueur depuis janvier 2017, la loi El Khomri a réformé le droit du travail tout en encourageant fortement la dématérialisation des documents RH en entreprise. Elle a rendu possible la remise du bulletin de paie électronique sans demander l’accord des salariés. Notez que ces derniers conservent toujours la possibilité de refuser la dématérialisation et de demander que leurs bulletins leur soient remis au format papier. Cela change la donne, car l’envoi des bulletins de paie sous format dématérialisé était auparavant soumis à l’accord préalable du salarié. La règle pour le mettre en place a donc été inversée : la dématérialisation est devenue l’option par défaut pour tous. Le coffre numérique est un outil digital qui facilite considérablement la remise des bulletins de paie (et des autres documents RH). En effet, une fois déployé dans l’entreprise, les salariés recevront par défaut leurs bulletins de salaire directement dans leur espace sécurisé et à la date prévue. Outre le fait de diminuer considérablement le volume des impressions, le coffre-fort numérique favorise la mise en conformité de l’entreprise avec les évolutions législatives qui vont de plus en plus dans le sens de la dématérialisation. Elle permet également de centraliser la remise des documents RH et de les remettre en quelques clics selon le format désiré : papier ou électronique.

Les avantages du coffre-fort électronique

Depuis 2009 déjà, vous avez la possibilité de remettre les documents RH au format électronique. L’arrivée des solutions de coffres-forts électroniques accélère et simplifie ce phénomène de dématérialisation en entreprise.

DRH et dématérialisation : pensez à la sécurisation des bulletins de paie avec le coffre-fort numérique

Un coffre-fort électronique n’a pas pour seule fonction de stocker à distance des documents numériques. Il sert également à assurer la sécurité et la confidentialité des données qu’il abrite. Après tout, un coffre-fort porte bien son nom : il doit protéger efficacement son contenu de toute perte, détérioration ou intention malveillante. Pour rappel, les documents RH tels que le contrat de travail ou le bulletin de paie sont des documents confidentiels très sensibles. Ils contiennent en effet de nombreuses informations personnelles. Vous devez donc leur garantir un niveau de sécurité maximal. L’horodatage, la signature électronique, le cryptage des données, la traçabilité des documents stockés, le strict respect du RGPD… sont autant de moyens mis en place dans un coffre-fort numérique afin de protéger efficacement son contenu. Si vous souhaitez en savoir plus, nous passons en revue ces différents éléments de sécurité dans cet article.

Distribution des bulletins de paie dématérialisés et zéro papier : comment être un DRH écolo ?

Nous l’avons mentionné auparavant, le coffre-fort électronique permet de diminuer énormément les impressions de documents au format papier. Cela signifie une baisse drastique de l’utilisation de consommables : feuilles, cartouches d’encre, imprimantes, enveloppes, etc. La dématérialisation est non seulement synonyme d’économies, mais aussi d’engagement en faveur de l’environnement. Concrètement, cela signifie que vous améliorez votre RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) en diminuant un processus jugé peu écologique. Encore une action qui va dans le sens de l’évolution sociétale que nous connaissons. Vous voulez savoir comment devenir un DRH écolo grâce à la dématérialisation ? Cet article est fait pour vous. Vous connaissez désormais l’essentiel à connaître sur le coffre-fort électronique. Vous souhaitez vous aussi passer à la dématérialisation RH ? Nos experts vous proposent un coffre-fort électronique clé en main, parfaitement compatible avec votre solution de paie. Cliquez ici pour voir une démo. Autres articles susceptibles de vous intéresser : DRH et dématérialisation : Pensez à la sécurisation des bulletins de paie de vos salariés avec le coffre-fort numérique Loi El Khomri : Pourquoi vous devez opter pour un coffre-fort numérique ? 5 astuces pour suivre vos collaborateurs en télétravail

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