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Tout savoir sur la digitalisation RH

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Tout savoir sur la digitalisation RH

La digitalisation des ressources humaines consiste à intégrer des outils digitaux et numériques dans la fonction RH. Ces solutions peuvent permettre de centraliser les données des salariés, de gérer la paie, les temps, activités et congés, la formation, d'optimiser la gestion des compétences, de faciliter l'onboarding, le pilotage RH ou encore d'améliorer le parcours collaborateur.

En quoi consiste la digitalisation des ressources humaines ? Quels sont les avantages pour l’entreprise, mais aussi pour les salariés ? Quelle est la situation des entreprises en termes de digitalisation ?

Qu’est-ce que la digitalisation RH ?

La digitalisation RH désigne la numérisation des documents papier en données numériques, intégrées au sein d’outils et de processus digitaux. 

L’utilisation de ces outils visent à centraliser, sécuriser et traiter plus facilement les données RH. La digitalisation RH est différente de la dématérialisation RH dans le sens où elle s’inscrit au dans une stratégie digitale globale visant à améliorer la prise de décision et à optimiser les processus existants.

Nombre de processus des services des RH peuvent être digitalisés tels que :

Choisir un logiciel ou une solution s’intégrant avec votre système d’information existant est essentiel pour garantir la fluidité de la transmission des différentes informations.

Certaines plateformes permettent même de monitorer l’onboarding des nouveaux arrivants ou d'administrer des questionnaires de satisfaction liés à la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT).

Différents outils peuvent être mis en place pour commencer la digitalisation des process RH tels qu’un SIRH, un chatbot afin de répondre aux demandes des collaborateurs, un ATS et/ou un site carrière pour le recrutement ainsi qu’un outil de business intelligence pour analyser la data RH.

La digitalisation RH a donc plusieurs objectifs : gagner du temps, augmenter la performance et l'efficacité des équipes RH, se libérer des tâches chronophages mais aussi, renforcer l'engagement et la fidélisation des salariés en améliorant leur expérience collaborateur.

Où en sont les entreprises ?

Quelle est la situation au sein des entreprises en matière de digitalisation RH ? Selon une étude du Medef publiée en juin 2022, les entreprises françaises sont en retard par rapport à leurs voisines européennes. Seules 20% d’entre elles utilisent l’intelligence artificielle ou le cloud. En moyenne, dans l’Union européenne, ce chiffre atteint 25%. 

Qu’en pensent les dirigeants ? Selon le baromètre France Num 2022, au sein des TPE/PME, 81 % des dirigeants sondés considèrent que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise, contre 78 % en 2021 et 68 % en 2020.

  • 85 % des entreprises interrogées connaissent le cloud et 38 % l’utilisent

Par ailleurs, en 2022, une nette augmentation de l’investissement dans les solutions de gestion et de pilotage a été constatée.  85 % des entreprises disposent ainsi d’un outil de gestion (+8 points).

Les plus fortes progressions concernent les logiciels de gestion comptable (73 %, + 15 points) et de facturation (70 %, + 13 points). Parmi celles-ci 39 % ont numérisé plus de 50 % de leurs factures dans un format permettant leur traitement automatisé.

Les organisations sont de plus en plus nombreuses à amorcer leur transition digitale. Cependant, des disparités existent entre les régions françaises.

Les régions les plus digitalisées sont l’Île-de-France (76% des entreprises), la Normandie, le Centre ainsi que le Nord de la France, puis à la fin du classement, le Nord-Ouest (étude YouGov 2022).

La fonction RH figure parmi les dernières à être considérée comme importante à digitaliser selon les dirigeants interrogés.

Top des avantages de la digitalisation RH

La digitalisation RH présente de nombreux bénéfices, autant pour l’entreprise que pour les salariés et les équipes RH.

Amorcer une stratégie de digitalisation RH permet, à terme, de faire gagner du temps aux professionnels des ressources humaines. En effet, l’automatisation de certaines tâches chronophages leur libère du temps. Ils peuvent ainsi se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée et allouer leurs ressources à leur cœur de métier, l’humain.

Leur performance et leur efficacité sont également améliorées puisque la digitalisation RH améliore la fiabilité de la gestion des fonctions RH.

D’une part, digitaliser les process permet de réduire les erreurs humaines ainsi que les risques de détérioration, de perte ou de vol de documents ou de fichiers. Vos équipes pourront dire adieu aux retards, aux délais rallongés ou aux oublis. La fluidité du partage de l’information est renforcée. La satisfaction des salariés ne peut que mieux s’en porter.

D’autre part, les données stockées sont centralisées, sécurisées et protégées. Elles peuvent même être chiffrées pour prévenir tout risque de falsification.

De plus, l’utilisation du numérique pourrait s’inscrire au sein d’une stratégie RSE, même si l’impact du digital sur l’environnement n’est pas négligeable.

Du côté des talents, la digitalisation RH représente un gain de temps non négligeable et un moyen d’obtenir une meilleure compréhension des process RH. Ils ont la possibilité de consulter leurs données et documents RH (contrats de travail, fiches de paie…) en toute autonomie. Le tout, en seulement quelques clics et grâce à une source d’information fiable.

Les employés peuvent également réaliser des actions via leur smartphone ou leur ordinateur, concernant par exemple la gestion des temps, des absences, la gestion des congés, des notes de frais, de leurs modes de travail etc.

Certaines plateformes sont accessibles à tout moment du jour ou de la nuit et le collaborateur peut poser des questions à un chatbot, à une intelligence artificielle. Les salariés sont en mesure de résoudre leurs problématiques et d’obtenir des réponses à leurs interrogations presque instantanément.

Des salariés satisfaits sont vos meilleurs ambassadeurs. A l’heure où davantage de salariés ont changé d'entreprise en 2022 qu'avant la crise sanitaire (Dares) et où seulement 6 % des salariés français seraient véritablement « engagés » dans leur travail (étude Gallup) : veiller à la satisfaction des talents apparaît comme une nécessité.  En plus de renforcer leur motivation, des salariés engagés peuvent permettre à l’entreprise d’attirer de nouveaux candidats tout en faisant rayonner sa marque employeur.


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