Comment préparer une procédure d'inventaire physique
Pour les activités de livraison de biens, le poste « stocks » représente souvent une part conséquente de l’actif du bilan. D’où l’importance du contrôle des quantités existantes pour l’évaluation des stocks.
C’est pourquoi l’inventaire physique pour la clôture de l’exercice doit être soigneusement préparé.
A cet effet, nous vous proposons une procédure écrite d’organisation de l’inventaire qui puisse garantir une grande fiabilité et une exhaustivité des quantités recensées.
1. Opérations avant la date de l’inventaire
Une semaine avant les opérations
■ Recensement de toutes les aires de stockage.
■ Découpage des aires de stockage matérialisées par des bandes ou marques de couleurs différentes :
■ Affecter à chaque zone un responsable de secteur.
■ Rangement du stock dans chaque zone (même emplacement pour un même article).
■ Les stocks détériorés sont regroupés dans une même zone.
■ Matérialiser au moyen d’étiquettes le nom de l’article et son code référence.
■ Pour les stocks chez autrui faire une circularisation chez le tiers dans l’esprit suivant :
Quelques jours avant la date d’inventaire
■ nommer les équipes de comptage (par deux).
■ adresser les instructions aux responsables et aux équipes de comptage :
Méthodologie de comptage: le comptage s’effectue de gauche à droite en partant du bas.
Utilisation de la fiche de comptage :
Avant tout comptage, remplir la référence de l’article et le code afférent.
Double comptage : Les deux personnes comptent alternativement sans se consulter avant la fin et comparent leurs résultats. En cas d’accord : report des quantités sur la fiche. Au cas contraire : recomptage commun et indication du montant trouvé.
Afin d’éviter un double comptage : apposition d’une marque sur l’article afin d’indiquer qu’il a déjà été recensé.
Une fois l’ensemble des quantités d’un même article compté, les fiches sont signées et remises au responsable de zone.
Le responsable de zone vérifie qu’il a récupéré toutes les fiches (grâce à un suivi de numérotation). Il effectuera un tour d’horizon dans la zone afin de s’assurer que tout a bien été compté.
Le responsable de zone transmet l’ensemble des fiches de comptage sous une de ses références (nom, zone concernée) au service du traitement des stocks.
2. Jour de l’inventaire
■ Respecter les consignes.
■ Le récapitulatif des fiches d’inventaire selon le modèle suivant est adressé au service des traitements des stocks :
■ Le jour de l’inventaire il n’y aura aucune entrée ni sortie de stocks.
■ Il est nécessaire de se rapprocher du service comptable pour connaître les livraisons à effectuer et individualiser à part les lots afin de ne pas les comprendre dans les stocks.
Quelques questions à se poser concernant l’inventaire des stocks
- Quelle est la meilleure date pour effectuer l’inventaire ?
- Quelle est l’utilité d’éditer un état des stocks sur informatique (inventaire permanent) juste avant l’inventaire physique ?
- Au cas où l’inventaire permanent existe, est-on obligé de faire un inventaire physique ?
- Peut-on se contenter d’inventaire tournant ?
- Faut-il recenser le stock mort ?
3. Traitement des données
■ Rapprochement avec une éventuelle comptabilité matière ou suivi permanent des stocks.
■ Explications des écarts et validation des quantités.
■ Validation des prix unitaires à affecter aux quantités.
■ S’il existe un inventaire permanent, comparaison entre cet état et celui résultant de l’inventaire physique. Analyse et recherche des causes des écarts importants (vol, mauvaise procédure d’inventaire permanent…)
■ Valorisation des stocks :
La valorisation des stocks s’effectuera selon une méthode identique pour toutes les gammes d’articles (coût moyen pondéré, premier entré premier sorti).
Pour chaque gamme d’articles, il est calculé le délai de rotation moyen du stock. En effet ce calcul permet de matérialiser le stock ‘mort’. Ces données permettront par la suite de provisionner certains stocks.
Le coût moyen pondéré est calculé sur la durée moyenne de stockage.
Pour les activités industrielles, l’inventaire des encours de production revêt une importance primordiale. Chaque encours doit être accompagné d’une fiche suiveuse.
Exemple de fiche pour les encours.
Les encours seront arrêtés la veille du jour de l’inventaire.
La fiche suiveuse est remplie de la façon suivante :
Lorsqu’une phase est entièrement terminée, une croix est inscrite dans la colonne appropriée.
Le jour de l’inventaire, les fiches suiveuses sont ramassées par les responsables de la zone et transmises au service des traitements des stocks.
La détermination du coût de revient des encours est ensuite une phase complexe.
L’incorporation des charges directes ou indirectes peut conduire à se poser les questions suivantes :
- Doit-on inclure les frais de recherche et ou de développement dans le coût de revient ?
- Les redevances de crédit-bail sur des matériels d’exploitation sont-elles à inclure dans le coût de revient.
- Les charges de personnels (tels les congés payés et l’intéressement) sont-elles incorporables ?
- Faut-il tenir compte des charges de sous activité dans les encours ?
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