Covid-19 : adaptation des règles de tenue des assemblées et des organes dirigeants

L'ordonnance du 25 mars 2020 a ouvert la possibilité de tenir une assemblée à huis clos, c'est-à-dire sans que ses membres n'assistent à la séance. Le texte ajoute qu'en présence d'un organe collégial de direction, ce dernier peut déléguer au représentant légal sa compétence pour convoquer l'assemblée à huis clos.

Le décret du 10 avril vient préciser les modalités de cette délégation.

Ainsi, à compter du 14 avril 2020, la délégation doit être rédigée par écrit et cela quel qu'en soit le support, papier ou électronique. Elle devra préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l'identité et la qualité du délégataire.

Les mesures d'assouplissement de communication de certains documents

Lorsque le vote par correspondance est permis (par les statuts ou des dispositions législatives ou règlementaires), l'organe compétent peut décider que les membres de l'assemblée pourront adresser leurs instructions de vote par voie de message électronique à l'adresse indiquée à cet effet dans la convocation. Cette mesure s'applique également pour les envois de mandats dans le cadre de la participation à l'assemblée par l'intermédiaire d'un représentant.

Cette disposition est applicable rétroactivement depuis le 12 mars 2020.

Les mentions à insérer dans le procès-verbal de la consultation

Enfin, le décret du 10 avril 2020 adapte le contenu du procès-verbal de l'assemblée lorsqu'elle est tenue soit à huis clos soit aux moyens de visioconférence ou de télécommunication soit par consultation écrite.

Ainsi, le procès-verbal doit préciser qu'il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l'ordonnance du 25 mars 2020. Aussi, en cas d'assemblée tenue à huis clos, il doit également indiquer la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires (en application du décret n°2020-293 du 23 mars 2020).

Ismaël Taifouri