Covid-19: La distribution des titres restaurant lors du passage en télétravail

Beaucoup d'entreprises ont dû renoncer à adresser les titres restaurant à leur personnel par voie postale et ce, en raison du coût important que cet envoi génère. Quelles sont alors les autres mesures envisageables ?

Proposer aux salariés  de venir récupérer leurs tickets restaurant dans les locaux de l'entreprise

La remise des titres restaurant en main propre sur le lieu de travail est possible.

Néanmoins, une obligation générale de sécurité pèse sur l'employeur. Par conséquent, toutes les mesures nécessaires en matière de santé et sécurité des salariés doivent être prises. Elles peuvent notamment consister à convoquer individuellement et par roulement les salariés à une heure précise pour éviter qu'ils ne se croisent, imposer le port de masques et de gants dès l'entrée dans les locaux…

Un échange avec le médecin du travail sur le dispositif envisagé ainsi que l'organisation d'une information consultation du CSE s'il existe, est préalablement nécessaire.

Recourir à des titres restaurant sous forme dématérialisée

Il est possible de contacter une société émettrice spécialisée dans l'attribution des tickets restaurant sous forme dématérialisée.

Une fois les conditions de vente fixées et la facture payée par l'entreprise, cette nouvelle prestation s'applique aux salariés. Il n'auront plus qu'à réceptionner et activer leur carte avant la première utilisation.

L'employeur doit toutefois s'assurer que le prestataire choisi se conforme à l'ensemble des obligations énoncées par le Code du travail (art L. 3262-2 C. trav., art R. 3262-1-2 C.trav., art. R. 3262-2 C.trav.) et le règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, RGPD).

Le versement temporaire d'une prime repas

Les URSSAF admettent à titre dérogatoire  qu'une indemnité soit attribuée dans les mêmes conditions que les titres restaurant et ce, jusqu'à ce que la reprise de la distribution des titres papiers soit possible. Celle-ci est en outre exclue de l'assiette des cotisations (https://www.urssaf.fr/portail/home/actualites/foire-aux-questions.htmls).

En revanche, la tolérance ne s'applique pas si l'employeur ne rencontre aucune difficulté dans la distribution habituelle des titres restaurant.

En l'absence de prise de position du ministère du travail, il semble nécessaire de respecter la législation du travail concernant la modification d'un avantage (voir la procédure ci-après).

Attendre le retour du salarié dans les locaux de l'entreprise ?

Aucune disposition légale, réglementaire ou administrative n'impose une date limite pour la distribution des titres restaurant.

Souvent, celle-ci est prévue dans l'acte qui les a mis en place (exemple : contrat de travail, accord d'entreprise…). Cette échéance doit alors être respectée car il n'est pas possible de déroger à un avantage prévu par accord d'entreprise, DUE ou usage, y compris avec l'accord du salarié.

Cette règle connaît toutefois une exception. Le salarié est effectivement en droit d'accepter que la distribution de ses titres restaurant se fasse à une date différente de celle mentionnée dans son contrat de travail, à condition d'avoir signé un avenant en ce sens.

Dans les autres situations, ne restent que l'option suivante:

- Soit, respecter la date édictée. A défaut, les intéressés pourraient considérer qu'une remise tardive des titres restaurant leur cause un préjudice qui nécessite réparation.

- Soit, envisager de remplacer les titres restaurant sous forme papier par l'une des mesures précitées en respectant un certain formalisme (détaillé ci-dessous).

Qu'il s'agisse de reporter la date de distribution des titres restaurant sous forme papier, de les remplacer par un support dématérialisé ou par le versement temporaire d'une prime repas, une procédure doit être préalablement appliquée. Quelle est-elle  et surtout quels sont les risques encourus si elle n'est pas respectée?

L'attribution des titres restaurant sous forme papier est garantie par le contrat de travail

Les Tribunaux considèrent que l'octroi de titres restaurant constitue un avantage pour les salariés (Cass. Soc., 20-02-2008 n°05-45.601). Leur suppression ou leur remplacement par une autre mesure nécessite la mise en œuvre des règles relatives à la modification du contrat de travail. Cela suppose donc de recueillir le consentement par écrit des intéressés.

A défaut, la modification unilatérale du contrat de travail par l'employeur cause nécessairement un préjudice au salarié (Cass. Soc., 30-03-2011 n° 09-68.723).

Un accord d'entreprise ou d'établissement a mis en place les titres restaurant

La modification ou la suppression des clauses de l'accord d'entreprise portant sur les titres restaurant nécessite de se conformer à la procédure de révision ou de dénonciation.

Dans le cas contraire, cet accord continue à produire effet et à avoir force obligatoire pour l'employeur.

Le bénéfice des titres restaurant sous forme papier résultent d'une décision unilatérale de l'employeur (DUE) ou d'un usage d'entreprise

L'engagement unilatéral de l'employeur (ou DUE) est un acte écrit  pouvant revêtir différentes formes (note de service, réponse faite aux représentants du personnel...).

Il est à distinguer d'un usage qui est une pratique d'entreprise consistant à accorder un avantage aux salariés sans y avoir été contraint par un texte. Celui-ci présente alors trois caractéristiques : généralité, fixité et  constance (Cass. Soc., 22 juin 1993 n° 90-41.830).

Dès lors que l'existence d'un usage ou d'une d'un engagement unilatéral est établie,  l'employeur est tenu de l'appliquer à l'ensemble des salariés.

Toute modification ou suppression de l'avantage mis en place par l'un de ces deux procédés, oblige l'employeur à respecter scrupuleusement trois conditions cumulatives: l'information consultation du CSE, l'information individuelle des salariés et le respect d'un délai de prévenance suffisant (Cass. soc., 27 mars 2008, n° 07-40.437).

A défaut, la modification ou la suppression de l'avantage en question est inopposable aux intéressés qui sont alors en droit d'en conserver l'entier bénéfice.

L'inconvénient de cette procédure est que la nouvelle mesure envisagée en matière de titre restaurant ne peut pas entrer immédiatement en vigueur compte tenu du fait qu'il n'est pas possible de déroger à l'exigence du délai de prévenance suffisant.

Pour pallier cette problématique,  il est toutefois possible de mettre fin à la DUE ou à l'usage existant en la matière via la négociation d'un accord collectif d'entreprise ou d'établissement portant sur le même objet.