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    COVID 19 – Les solutions pour le travail à distance (1ère partie)

    06 mai 2020

    Afin de prévoir un développement du télétravail, il est important de mettre en place dès maintenant les outils qui permettent, à distance, d'avoir des projets en groupe, de se réunir, de travailler ensemble, simplement et avec des contraintes technologiques minimales. Dans cette première partie, nous vous présentons les prérequis du télétravail.

    Le télétravail, aujourd'hui une obligation, demain une pratique banalisée

    Le déconfinement est (enfin) annoncé mais il ne faut pas se voiler la face, d'autres raisons de limiter la vie sociale et le plaisir d'être ensemble au bureau vont apparaître. Une possible résurgence de la pandémie COVID 19 ou l'apparition d'autres épidémies, la nécessité de baisser l'empreinte carbone donc les déplacements des salariés sont, parmi d'autres, des facteurs qui obligent toutes les organisations à repenser le travail.

    En février 2019, le " Comptoir de la nouvelle entreprise de Malakoff Médéric Humanis " présentait les résultats de la deuxième édition de son étude sur le télétravail. 29% des salariés français déclaraient bénéficier du télétravail partiellement ou totalement et ce chiffre était en hausse de 4 points par rapport à la précédente étude publiée en 2017. Cette hausse, déjà importante sur une aussi courte période, était imputée à l'une des " ordonnances Macron " qui facilitait cette nouvelle façon de travailler.

    En avril 2020, l'Association Nationale des DRH, sur la base d'une enquête auprès de ses membres, indiquait que cette proportion était maintenant de 40%, soit une progression de 11 points par rapport à la précédente étude, réalisée quatorze mois plus tôt.

    Même si la proportion devrait baisser après le déconfinement, il est probable qu'elle soit tout de même beaucoup plus importante qu'en 2019. Ainsi que le souligne le Groupe d'études géopolitiques dans sa 3ème note de travail sur " L'impact du Covid-19 sur le monde du travail ", l'une des conséquences du confinement sera peut-être, non pas une révolution technologique mais la création de nouvelles habitudes à travers la généralisation du télétravail.

    Un cadre réglementaire précis

    Il est aujourd'hui réglementairement possible de proposer le télétravail aux salariés dont le métier le permet. Et cette possibilité, dans nombre de structures qui ne nécessitent pas une présence physique de l'ensemble des salariés, va probablement devenir une habitude.

    Selon le Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

    Cette organisation doit être mise en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe. S'il n'existe ni accord collectif ni charte, l'employeur et le salarié doivent formaliser les conditions et moyens du télétravail par un accord.

    Qu'il s'agisse d'un accord collectif ou non, d'une charte, le document doit au moins valider les points concernant les conditions, les horaires et le contrôle du temps de travail et l'acceptation des modalités de mise en œuvre du télétravail. Les experts SVP sont à vos côtés pour vous accompagner dans cette mise en œuvre.

    Les prérequis du télétravail

    Pour permettre le télétravail, il est nécessaire de disposer d'un minimum d'outils dont, en premier lieu, un équipement informatique et une connexion à Internet de bonne qualité, en xDSL ou mieux en fibre optique, pour accéder au réseau de l'entreprise.

    Même si ces premières conditions semblent aujourd'hui évidentes pour nombre d'employeurs, il est utile de les garder à l'esprit car il est difficile de refuser à un salarié le bénéfice du télétravail, mis en place pour tous, sous la seule raison qu'il a choisi de vivre à l'écart des zones urbanisées. Dans ce cas, il est encore envisageable de l'orienter vers une structure de " coworking " s'il en existe à proximité de son domicile et en se rappelant que cela suppose un déplacement ainsi qu'éventuellement une obligation de se restaurer hors de chez lui pour ce salarié et donc une limitation des avantages que procurent le télétravail.

    En ce qui concerne l'équipement du salarié, la question se pose concernant l'utilisation d'un ordinateur personnel ou la mise à disposition, par l'employeur, d'un équipement. L'usage d'un équipement personnel par un salarié implique l'accès de celui-ci au réseau de l'entreprise. Cette possibilité, qualifiée par nos amis anglo-saxons de BYOD (" bring your own device ") suppose de se poser un certain nombre de questions concernant la sécurité et n'est pas sans risque pour l'entreprise. La DSI (Direction des Systèmes d'Information), quand elle existe dans l'organisation ou, a minima, un spécialiste de la sécurité informatique doit valider, en amont de l'accès, que l'équipement dispose d'outils de sécurisation performants interdisant strictement l'accès non autorisé à l'équipement et donc possiblement à l'ensemble des informations de l'entreprise (fichier clients, plans et schémas des produits, prix…). La mise en œuvre d'un réseau privé virtuel (VPN) est une solution simple, qui ne nécessite pas d'installation matérielle complexe et qui permet de mettre en place le lien entre le poste de travail distant et le système d'information de l'entreprise avec un niveau de sécurité garanti par un opérateur externe.

    Il est inutile, après cette période de confinement, d'ouvrir la porte aux données sensibles de l'entreprise à des concurrents.

    Cette lettre est réalisée par : Denis Kientz
    , Stéphane Chen
    , Pierre-louis Passalacqua

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