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    Gérer en paye une fin de période d'essai initiée par l'employeur : les pièges à éviter...

    16 septembre 2014

    L'employeur, tout comme le salarié, peut rompre la période d'essai d'un contrat de travail. Cette rupture est, en principe, simple, sans motif ni procédure, si l'on excepte le respect d'un délai de prévenance. Comment gérer une fin de période d'essai en paye ? Comment articuler cette fin de contrat avec le délai de prévenance ? A quelle date établir le solde de tout compte? Comment remplir l'attestation Pôle emploi ?

    A quelle date établir le solde de tout compte ?

    1ère étape : vérifier sa convention collective pour déterminer le délai de prévenance

    Lorsque la période d'essai (PE) est rompue, il convient d'établir un solde de tout compte.

    La rupture de la période d'essai suppose le respect d'un délai minimal de prévenance applicable aux CDI et aux CDD comportant une période d'essai d'au moins une semaine, et dont la durée est fonction du temps de présence du salarié dans l'entreprise (C.trav L 1221-25).

    Ce délai minimal légal doit être comparé avec d'éventuels préavis fixés par les conventions collectives car il conviendra d'appliquer le délai le plus long au salarié (règle du plus favorable).

    Une fois déterminé le délai de prévenance à respecter : à quelle date le salarié cesse de faire partie des effectifs de l'entreprise ?

    2ème étape : fixer la date de rupture du contrat de travail

    Partant du constat que le délai de prévenance ne peut prolonger la période d'essai renouvellement inclus (C.trav. L 1221-25), 3 situations peuvent se présenter :

    a) Le délai de prévenance peut s'insérer dans la PE restant à courir

    Dans ce cas, le solde de tout compte devra être établi à l'issue de celui-ci.

    Exemple. Période d'essai de 6 mois (du 1er janvier au 30 juin).

    L'employeur rompt la période d'essai le 15 avril soit après plus de 3 mois de présence effective.

    Délai de prévenance : 1 mois. Le solde de tout compte sera établi le 14 mai au soir.

    b) Le délai ne peut s'insérer dans la PE

    Reprenons l'exemple ci-dessus mais l'employeur rompt la période d'essai le 30 juin (dernier jour de la période d'essai).

    Délai de prévenance : 1 mois. Le solde de tout compte sera établi le 30 juin et l'employeur devra verser une indemnité compensatrice équivalente (1mois).

    En effet, lorsque le délai de prévenance n'a pas été respecté, son inexécution ouvre droit pour le salarié, sauf s'il a commis une faute grave, à une indemnité compensatrice.

    Cette indemnité est égale au montant des salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait accompli son travail jusqu'à l'expiration du délai de prévenance, indemnité compensatrice de congés payés comprise (C.trav L. 1221-25 modifié par Ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014).

    c) Le délai ne peut s'insérer que partiellement dans la PE

    Même exemple ci-dessus mais l'employeur rompt la période d'essai le 15 juin.

    Le solde de tout compte sera établi 30 juin et l'employeur devra verser une indemnité compensatrice de prévenance pour la partie non exécutée (15 jours).

    Quelle est l'incidence d'événements (maladie...etc) en cours de délai de prévenance ?

    Il n'existe aucune position sur ce point.

    Par analogie au préavis, tout événement survenant au cours du délai de prévenance n'interrompt ou ne suspend pas celui-ci.

    Ainsi, un arrêt maladie n'aura pas pour effet de reporter la fin de ce délai d'autant plus que celui-ci ne pourra jamais prolonger la période d'essai renouvellement inclus.

    Quid si le délai expire un jour non travaillé de l'entreprise (samedi, dimanche ou jour férié) ?

    Selon une jurisprudence constante, les règles de computation des délais de procédure (art. 641 et suivants du Code de Procédure Civile) ne s'appliquent pas à la période d'essai. Le délai de prévenance n'est donc pas prolongé si celui-ci expire un jour non travaillé dans l'entreprise. En conclusion, il convient d'établir le solde de tout compte et les documents de fin de contrat au terme du délai de prévenance lorsque celui-ci a pu s'intégrer dans la période d'essai.

    Quid de la nature juridique de l'indemnité compensatrice de délai de prévenance ?

    Il n'existe aucune position officielle sur ce point. Certaines Cours d'Appel ont considéré qu'il s'agissait de dommages-intérêts exonérés de cotisations sociales alors que d'autres ont jugé qu'elle avait la nature de salaire.

    Selon nous, il semble prudent de considérer cette somme comme du salaire et l'assujettir aux cotisations sociales dans l'attente d'une position de la Cour de cassation.

    Comment établir le bulletin de paye ?

    Calculer le salaire dû et les éventuelles indemnités à payer

    Si la période d'essai prend fin en cours de mois, il conviendra de calculer le salaire dû au prorata en appliquant une retenue strictement proportionnelle à l'absence du salarié (pour plus de précisions se reporter au bulletin de la paye " Les subtilités de la paye des salariés entrés ou sortis en cours du mois" ci-dessous).

    Il conviendra également de solder ses compteurs (RTT, CP ....).

    Quid du plafond de sécurité sociale ?

    Si la période d'essai prend fin (délai de prévenance inclus) en cours de mois, le plafond de SS du dernier mois sera décompté en autant de 1/30ème que le salarié a été présent de jours calendaires.

    Que se passe-t-il en cas de versement d'une indemnité compensatrice ?

    La question se pose de savoir s'il faut majorer le plafond SS du dernier mois du nombre de jours correspondant à l'indemnité compensatrice.

    Il n'existe pas de position officielle sur ce point mais il convient, à notre sens, d'appliquer la même règle qu'en cas de versement d'une indemnité compensatrice de préavis de rupture de contrat.

    Exemple : période d'essai de 6 mois (1er janvier au 30 juin).

    L'employeur rompt la période d'essai le 30 juin soit après plus de 3 mois de présence effective.

    Salaire brut mensuel : 2 650€

    Indemnité compensatrice de prévenance : 1 mois.

    Salaire brut total à verser en juin : 5 300€ (2650 € de salaire + 2 650€ d'indemnité compensatrice).

    Le plafond SS du mois de juin sera de = 6 258 € (3129€ X 2 mois).

    Cette indemnité compensatrice est-elle une somme isolée au sens de l'AGIRC-ARRCO ?

    Après contact pris avec l'AGIRC-ARRCO, il nous a été précisé qu'il ne s'agissait pas d'une somme isolée et qu'elle devait suivre le régime applicable aux salaires.

    Comment en pratique remplir l'attestation Pôle emploi ?

    Après contact pris auprès de l'UNEDIC, et compte tenu du fait que l'attestation Pôle emploi n'a pas été réactualisée sur le délai de prévenance, il convient d'utiliser les rubriques afférentes au préavis à savoir la rubrique 4 et le cas échéant, la rubrique 7.3 sans oublier de bien mentionner la nature de la rupture du contrat " Fin de période d'essai à l'initiative de l'employeur ".

    Ainsi :

    1- Si le délai de prévenance a pu s'insérer dans la période d'essai et que le salarié ne perçoit pas d'indemnité compensatrice, l'employeur devra remplir la rubrique 4 de l'attestation, et cocher la case "préavis effectué", en indiquant sa période.

    2- Si le délai de prévenance n'a pu s'insérer dans la période d'essai et que le salarié perçoit une indemnité compensatrice, l'employeur devra remplir la rubrique 4 de l'attestation, et cocher la case "préavis non effectué payé" en indiquant la période correspondante.
    L'indemnité compensatrice de préavis devra être portée en haut de la rubrique 7.3, après le salaire du dernier mois.

    Cette lettre est réalisée par : Stéphane Bertrand, Marie-clotilde Lefebvre, Véronique Baroggi

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